La célèbre école de commerce et de management n’a pas fait que changer de modèles d’imprimantes, elle a aussi mis en place de nouveaux services et un système d’authentification fonctionnant avec les cartes des étudiants ou des salariés.
L’Essec Business School accueille sur ses trois campus de Cergy-Pontoise, Paris-La Défense et Singapour 4 800 étudiants en enseignement académique et 7 000 adultes en formation continue, 680 personnels administratifs et enseignants et 2 500 vacataires. Autant d’utilisateurs des imprimantes mises à disposition… Le parc d’impression de l’Essec était hétérogène, tant en termes de marques que de références. Les technologies des matériels étaient désuètes et le coût d’entretien beaucoup trop élevé par rapport aux services offerts. A l’occasion du renouvellement de son parc, l’Essec en a profité pour définir et mettre en place une véritable politique d’impression, doter le service responsable des flux documentaires papier d’outils de contrôle et de pilotage et simplifier l’entretien et réduire le temps alloué à la maintenance des matériels. Les utilisateurs nomades inter campus se voient offrir, quant à eux, des services d’impression mobile.
Trois mois pour tout changer
Un vaste projet contraint par un déroulement en trois mois seulement, de l’appel d’offres à l’installation du matériel et des solutions en passant par le choix du partenaire. C’est le tandem Dijiprint France/Kyocera Documents Solutions qui emporte le projet. Les deux fabricants ont dû installer un showroom dans les locaux de l’école et mettre en place un POC (Proof of Concept) sur une durée de 15 jours. Toutes les caractéristiques des matériels (ergonomie, design, équipements, fonctionnalités, qualité, rapidité…) ont pu être passées au crible par les utilisateurs finaux. Au passage, des développements spécifiques ont été effectués pour répondre aux besoins remontés.
Le tandem installe 50 imprimantes et multifonctions dans les bureaux, les étages et à la reprographie, avec la solution universelle de gestion des impressions PaperCut. Des services nouveaux, tels que l’impression couleur ou les fonctionnalités « scan to me » et « scan sur répertoire réseau », sont mis à disposition des usagers. Grâce à un système d’authentification pour libérer les travaux stockés sur le serveur, les utilisateurs peuvent lancer leurs impressions depuis n’importe quel support (PC, tablette ou smartphone) puis accéder à leurs impressions sur le site et l’appareil de leur choix et à n’importe quel moment : un service primordial pour un groupe multisite qui compte de nombreux utilisateurs nomades.
Sécuriser les impressions
Pour sécuriser les impressions, permettre la refacturation du service et affecter différents droits en fonction de la typologie des utilisateurs, la carte (étudiant ou staff) a été choisie comme support d’authentification. Elles sont toutes en technologies MIFARE (cartes à puce sans contact). Les cartes étudiants peuvent être créditées par carte bleue ou par PayPal. Les impressions du staff sont quant à elle imputées au service correspondant. Un système d’authentification par carte qui sécurise les impressions et garantit une traçabilité de chaque flux.
Une démarche de sensibilisation et de responsabilisation
Dans le cadre de la nouvelle politique d’impression, le noir et blanc et le recto-verso ont été paramétrés par défaut. La couleur et le recto seul sont ainsi à l’initiative de l’utilisateur. Pour un volume d’impressions important, un message pop-up incite l’usager à utiliser un matériel plus performant et moins couteux, aux étages ou à la reprographie, pour libérer ses impressions.
« Le projet est une réussite totale », se réjouit Jean-Philippe Champagne, responsable du Pôle Flux Documentaires Papier et de la Communication Interne de l’ESSEC. « Le service à nos usagers s’est considérablement amélioré et répond à toutes les populations d’utilisateurs. Les matériels sont robustes. Le gain de temps sur la partie maintenance est évident. Les outils pour le pilotage de la politique d’impression sont très efficaces et leur souplesse a permis de s’adapter et répondre à nos spécificités métiers. »
