Pour optimiser son processus achats et de clôture des comptes, le groupe Jardiland a dématérialisé ses 24 000 factures fournisseurs de frais généraux annuelles avec une solution en mode SaaS reliée à son ERP.
Fini les armoires pleines de factures fournisseurs en retard de traitement, les manipulations répétitives, les classements, le lent circuit de validation, les aller-retours de documents entre le siège et les 80 magasins de l’enseigne… Depuis l’automne dernier, le groupe Jardiland a démarré un vaste chantier : la dématérialisation de ses factures fournisseurs de frais généraux. Une nécessité au vu des quelques 24 000 factures annuelles que le groupe doit traiter.
Le spécialiste du marché de la jardinerie et de l’animalerie de compagnie, dont le siège social est situé en région parisienne, s’appuie sur un réseau de 83 points de vente et une centaine de magasins franchisés. Avec un chiffre d’affaires de 590 millions d’euros en 2015, le groupe Jardiland avait déjà entamé en 2007 un processus d’externalisation des factures clients auprès d’Esker, l’un des principaux éditeurs de solutions de dématérialisation des documents en mode Cloud.
Centraliser le système d’information et de gestion
Courant 2015, la lourdeur du traitement des factures fournisseurs de frais généraux a été mise en évidence à l’occasion d’une réorganisation structurelle, comme l’explique Ana Favier, directrice administratif et financier adjointe du groupe. « Le regroupement des sites administratifs à Joinville a permis de revoir notre organisation comptable, et notamment le traitement des factures frais généraux. Elle a mis en évidence la lourdeur de notre circuit de validation sans aucune traçabilité des documents. Ce processus d’approbation entre nos 83 magasins intégrés et le siège nécessitait de multiples manipulations et obligeait les équipes à scanner les documents afin ensuite de les envoyer par mail pour validation. Il nous fallait donc rapidement trouver une solution pour optimiser les processus et centraliser notre système d’information et de gestion. » C’est ainsi que le groupe Jardiland a lancé l’an dernier un appel d’offres auprès de plusieurs éditeurs.
La solution en mode SaaS d’Esker a été privilégiée. « Nos contraintes nous imposaient de nous orienter vers une solution pré-paramétrée, la solution d’Esker avait l’avantage d’être rapidement déployée, d’être accessible pour l’ensemble des directeurs de magasins et les comptables au siège et de s’interfacer facilement avec SAP », explique Stéphane Vituret, responsable SAP chez Jardiland.
Une vue globale du workflow de validation
En octobre 2015, la première vague de dématérialisation des factures fournisseurs de frais généraux commence. Dès lors, les factures arrivent directement via une adresse TSA vers un prestataire en charge de numériser et de vidéo-coder les documents. Puis les livrables sont acheminés vers le serveur d’Esker avec une mise en ligne immédiate, prêts à être traités par les équipes de Jardiland. A tout moment, les comptables, les directeurs de magasins disposent d’une vue globale du workflow de validation : il est donc possible de savoir où en est la facture, si elle a été validée, puis payée. Une fois la phase de workflow terminée, les informations sont transmises en mode synchrone à l’ERP SAP. A noter qu’en parallèle l’archivage des factures papiers est géré par un autre prestataire spécialisé dans ce domaine.
Depuis le début de l’année, le même principe s’applique cette fois aux factures fournisseurs de frais généraux avec commandes d’achats. « Les engagements de dépenses concernent les prestations marketing, d’intérim et les investissements. Nous avons mis en place des catalogues pour le suivi de ces engagements et permettre ainsi une optimisation des imputations budgétaires. Grâce à la dématérialisation, il nous est beaucoup plus facile de rapprocher automatiquement les commandes effectuées par ces services et les factures reçues. Lors des clôtures comptables mensuelles, il est important de comptabiliser les engagement de dépenses réalisées ou réceptionnées », explique Ana Favier.
Le temps de traitement comptable divisé par 5
Le ROI est essentiellement lié à une meilleure synergie des services, une amélioration de la productivité grâce à un gain de temps dans le traitement des factures et une centralisation de la base d’informations. Si l’on en croit la DAF adjointe, là où il fallait plus de 10 manipulations et 12 minutes par facture, le comptable a vu son temps de traitement divisé par 5. « De plus, nous avons réalisé des économies sur nos dépenses en papier avec la suppression des multiples photocopies et des frais d’envoi postaux. Enfin, sur le plan de la mobilité, la possibilité de valider une facture depuis un smartphone est un avantage certain», affirme satisfait Stéphane Vituret.
Auteur : Sophie Martin
