Le laboratoire pharmaceutique PiLeJe a dématérialisé ses 15 000 factures fournisseurs annuelles. A la clé : un délai de traitement des factures divisé par deux et une amélioration des relations avec les fournisseurs.
Principale entité du groupe, le laboratoire PiLeJe est réparti sur plusieurs sites : une problématique pour la validation des factures fournisseurs puisque les nombreux managers sont dispersés géographiquement. Assurée par une équipe de 8 comptables, la gestion des 15 000 factures fournisseurs annuelles est fastidieuse avec un délai moyen de traitement de 2 semaines : réception des factures par courrier ou par e-mail, envoi par e-mail aux managers pour approbation, relances pour obtenir les bons à payer, mise en paiement, archivage…
PiLeJe décide donc d’en finir avec cette gestion manuelle. « Nous avons souhaité remplacer la gestion manuelle par une solution de dématérialisation des factures fournisseurs idéale pour une entreprise multi-sites comme la nôtre. », explique Philippe Taraud, responsable Comptable de PiLeJe
La société consulte trois prestataires et choisit Esker, notamment en raison de « la compatibilité de sa solution avec notre ERP Cegid », précise Philippe Taraud. « Les services informatique et comptable du laboratoire PiLeJe ainsi que plusieurs « approbateurs clés » des factures ont participé au paramétrage de la solution pour qu’elle réponde parfaitement à nos besoins. »
Des délais de validation et de règlement réduits
Mise en place fin 2015 et entièrement interfacée à l’ERP Cegid existant, la solution a permis la réduction des délais de validation et du règlement des fournisseurs, et donc de respecter les échéances de règlement convenues avec les fournisseurs. Elle automatise également les relances auprès d’un manager sur plusieurs factures en une seule fois. Autres bénéfices : un gain de temps dans la réalisation du cut-off ainsi que la sécurisation des opérations de fin d’exercice grâce à la recherche simplifiée et à la consultation en ligne des factures et des documents associés (devis, bon de livraison …). Sans compter le gain en espace de classement grâce à l’archivage en ligne.
Un déploiement équivalent de la solution est en cours au sein des huit autres sociétés du Groupe PiLeJe.
