Alors qu’elle est au cœur de l’environnement de la gestion documentaire, en régulant notamment le cycle de vie des documents d’activité, la norme 15489-1 n’avait pas été revue depuis plus de dix ans. Elle vient d’être révisée.
L’ISO, l’organisme chargé d’établir les normes internationales de la quasi-totalité des secteurs de l’industrie et des technologies, a planché sur une révision de la norme 15489-1 dont l’objectif est de cadrer les méthodes de création, de capture et de gestion des documents d’activité, autrement dit du Records Management. « La version précédente de la norme était parue il y a plus de dix ans et entre-temps l’activité économique était rapidement passée à l’ère du numérique. Il fallait donc pouvoir créer et conserver les documents d’activité dans des environnements numériques et, pour les nouvelles approches à mettre en place, disposer d’un ensemble solide de concepts et de principes. Par exemple, avec l’évolution des modèles économiques, les responsabilités en matière de documents d’activité dépassent maintenant les limites organisationnelles et juridictionnelles d’avant. Les professionnels de la gestion documentaire doivent pouvoir satisfaire à toute une gamme diversifiée de demandes de parties prenantes internes et externes : augmentation des critères de transparence dans les processus décisionnels demandés par les entreprises et les gouvernements, les citoyens, les consommateurs, les utilisateurs de services, les personnes visées dans les documents et d’autres concernées par le mode de création, de saisie et de gestion des dossiers. Les demandes liées à la sécurité des informations prennent également une importance croissante pour les parties prenantes en interne comme à l’extérieur. En effet, le concept même de « documents d’activité » a évolué. Il ne s’agissait autrefois que de documents et de dossiers papier, mais aujourd’hui ils sont créés et conservés sous une multiplicité de formes ! Qu’il s’agisse de données, de documents ou de toute autre forme d’information, notre tâche consiste toujours à les contextualiser et à les gérer correctement sur la durée », explique sur le site de l’ISO Cassie Findlay, responsable du groupe de travail qui a élaboré la norme.
Une norme d’une large portée
L’ISO 15489-1 décrit les concepts et les principes relatifs aux documents d’activité, à leurs métadonnées et aux systèmes documentaires, mais aussi aux politiques mises en place, à la répartition des responsabilités, à la surveillance et la formation nécessaires à la gestion de ces documents. Elle tient compte en outre du contexte opérationnel et facilite le contrôle des documents d’activité. La portée de cette norme est large, « Tous les secteurs de la société sont amenés à tenir et conserver des documents d’activité. Ils sont l’élément d’appui qui sous-tend toutes les activités des entreprises, les prestations des services publics ou des ONG, et nos opérations personnelles quotidiennes. La création et la gestion de documents d’activité est non seulement indispensable à la conduite des affaires commerciales et courantes, mais elle s’avèrera cruciale à l’avenir, car il ne peut y avoir d’archives sans documentation bien gérée », souligne Cassie Findlay.
