Sonia Rykiel relooke sa comptabilité fournisseurs. En passant d’une gestion manuelle à une gestion dématérialisée, la célèbre maison de prêt-à-porter souhaite redynamiser ses équipes internes, gagner en productivité et améliorer sa qualité de service.
Sonia Rykiel a fait le choix de centraliser, en France, la gestion administrative de ses 11 entités juridiques à travers le monde. Ce sont donc plus de 20 000 factures, émanant de 900 fournisseurs, avec des formats différents selon les pays, qui transitent chaque année par le siège parisien.
Les factures fournisseurs, reçues par courrier ou e-mail, étaient jusqu’à présent traitées manuellement par quatre comptables sur le siège. Un processus lourd et chronophage qui induisait des pertes de factures, un manque de traçabilité, et des délais de règlement trop longs.
Convaincu par les bénéfices de la dématérialisation, Bertrand Multrier, directeur des Comptabilités et de la Trésorerie du Groupe Sonia Rykiel, explique que l’entreprise souhaitait se « doter d’un véritable outil de pilotage de notre process comptabilité fournisseurs ». Cette dernière a fait le choix d’une solution Esker qui est « entièrement intégrée à notre ERP Cegid et tournée utilisateurs ». « Traiter nos factures fournisseurs est aussi simple que de passer une commande sur internet ! », ajoute-t-il.
Des bénéfices pour les comptables, les opérationnels et les fournisseurs
Sonia Rykiel souhaite réduire à une semaine le délai entre la réception de la facture et sa validation afin que chaque facture soit traitée avant son échéance. Au-delà, les équipes comptables, opérationnels et fournisseurs bénéficient de la rationalisation du processus de traitement des factures fournisseurs avec la disparition des pertes de documents, de gains de productivité et d’une nouvelle dynamique pour le service comptable en supprimant les tâches à faible valeur ajoutée, ainsi que d’une simplicité de la validation des factures fournisseurs pour les opérationnels, même pendant leurs déplacements grâce à l’application mobile. Enfin, via des tableaux de bord personnalisables, la dématérialisation offre une visibilité et une traçabilité accrues sur le statut de chaque facture fournisseurs.
Le portail fournisseurs : un espace de travail collaboratif
Le portail mis en place permet aux parties prenantes de l’entreprise d’avoir accès à un espace de travail commun, qui offre plusieurs avantages. Les fournisseurs ont un accès en ligne aux statuts de leurs factures 24 heures sur 24. De leur côté, les équipes comptables de l’entreprise peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée plutôt que de relancer des approbations de paiement ou répondre aux demandes des fournisseurs. Pour Bertrand Multrier, ce portail offre un gain de temps « dans nos échanges au quotidien, sans solliciter inutilement notre service comptabilité. C’est aussi un gage de fiabilité, d’autonomie et de rapidité d’accès à l’information pour nos équipes comme pour nos fournisseurs ».
