Le cabinet de gestion immobilière Moison est l’un des premiers acteurs français du secteur à déployer la signature électronique de baux sous seing privé pour les personnes physiques. La solution permet notamment la prise en compte de multiples signatures électroniques, tout en garantissant la non répudiation des contrats signés.
Créé en 1925, le cabinet est présent à Nantes et Paris gère plusieurs milliers de lots d’habitation et baux commerciaux représentant un milliard d’actifs. En 2015, le cabinet décide de s’équiper d’une solution de signature électronique pour ses baux pour stopper des processus chronophages et lourds : en particulier des impressions trop nombreuses (près de 30 000 photocopies/ an) et des envois non moins nombreux, des délais longs face à l’éloignement géographique de certains garants, des manipulations de documents multiples, impliquant des risques d’erreurs ou de pertes entre leur scan et leur archivage physique.
Signatures multiples et conformité juridique
Début 2015, Effi’connect, spécialiste des solutions de collaboration à distance, accompagne le cabinet MOISON dans le choix et la mise en place d’une solution de signature électronique. L’entreprise souhaitait intégrer un outil garantissant juridiquement la non répudiation des baux et permettant les signatures multiples (locataires et garants). C’est EDC Fast Contrat, développé par le français DPii Télécom & Services, qui remporte l’adhésion du Cabinet. « Il nous fallait une solution complète : de la dématérialisation de la signature à l’archivage des contrats. DPii a pu satisfaire avec succès toutes nos demandes : prise en compte de signatures multiples à valeur probante, horodatage de celles-ci, traçabilité, sécurisation des données, archivage, etc., ils ont apporté une réponse adaptée à chacune de nos problématiques,» explique Pierre Morin, gestionnaire associé au sein du Cabinet Moison. Après une période d’audit, la solution EDC Fast Contrat est mis en place en quelques jours.
L’attribution via SMS d’une clé numérique
Aujourd’hui la signature électronique s’organise autour de deux cas de figure selon que la signature a lieu au cabinet ou à distance. Lorsque le locataire, ainsi que ses garants peuvent se présenter au sein du cabinet la signature est réalisée à l’aide d’un stylet et d’une tablette lors du rendez-vous.
La signature à distance se réalise en se connectant à la plateforme EDC Fast Contrat et via l’attribution d’une clé numérique. Afin d’obtenir le consentement volontaire de l’interlocuteur et de contrôler son identité, après le téléchargement du contrat, la solution envoie au destinataire un SMS pour obtenir le code de sa signature personnelle.
Dans les deux cas, après signature du locataire et/ou garant, la solution horodate, puis contresigne le contrat tandis qu’un accusé de réception et de contre-signature sont renvoyés à l’émetteur.
Le contrat est ensuite stocké dans un coffre-fort électronique pour assurer la pérennité des documents. DPii assure également une traçabilité complète du cycle de vie du contrat ainsi qu’une totale intégration dans le système d’information du cabinet Moison.
« Il est important de noter qu’aujourd’hui l’utilisation d’une signature électronique présumée fiable a une valeur probante supérieure à celle d’une signature manuscrite. Economie de temps, d’argent, respect des normes juridiques, respect de l’environnement, meilleure sécurisation des données, archivage légal et pérennité des documents … les gains sont multiples et le ROI particulièrement rapide si l’on se penche sur le sujet, il ne faut plus hésiter ! De plus, en utilisant une solution de dématérialisation, les utilisateurs disposent d’un faisceau de preuves non contestables en cas d’éventuel contrôle ou recours » souligne Pierre Patuel, co-fondateur de DPii Télécom & Services.
