Les 250 boutiques Yves Rocher en Allemagne, Autriche, Belgique, Espagne et Suisse consultent dorénavant leurs factures électroniquement.
L’industriel de la cosmétique, connue notamment pour sa marque Yves Rocher s’est lancé depuis 2012 dans un projet de dématérialisation au long cours, modernisant sa gestion documentaire à la faveur d’un regroupement de ses sites parisiens. « Ce projet visait à proposer des solutions et des outils, tant internes qu’externes, pour classer, imprimer, scanner, archiver, détruire, centraliser, prioriser, privatiser et bien sûr partager tous nos documents, tant papiers qu’électroniques. C’était avant tout l’opportunité, pour nous tous, d’organiser au mieux nos documents, qu’ils soient papiers ou numériques, qui nous envahissaient et après lesquels nous courrions régulièrement », nous expliquait en septembre 2015 Soizick Monfort, chef de projet utilisateur & document manager pour le groupe Rocher.
En 2012-2013, un projet de facturation électronique a lieu aussi en France, étendu en 2014-2015 sur le canal retail en Allemagne, Autriche, Belgique, Espagne et Suisse, pour un volume annuel de 130 000 factures électroniques. Après le premier projet de facturation électronique qui avait permis de dématérialiser fiscalement 140 000 factures et 60 000 avis de paiement annuels vers plus de 650 boutiques, le Groupe Rocher et son partenaire Accelya ont donc poursuivit le déploiement de ce projet, sur l’exemple et les bonnes pratiques de ce qui avait été mis en place à l’époque En France.
Désormais la Belgique, l’Allemagne, l’Autriche, la Suisse et l’Espagne, pour la marque Yves Rocher, entrent dans ce projet de facturation électronique et envoient électroniquement les données de factures de chaque entité-filiale du Groupe Rocher aux partenaires boutiques mais également à leurs cabinets comptables, avec un objectif de 100 % de factures dématérialisées en quelques mois.
Un seul et même SI
Entre ces 2 projets France et Europe, un seul système d’information a tout d’abord été mis en place, afin de travailler sur les mêmes fichiers et sur la même structure de portail d’accès dans une approche Core model pour le Groupe Rocher. Le déploiement européen a nécessité un audit et une mise à plat des processus. La direction financière du Groupe s’est à nouveau positionnée en leader sur ce projet, dédiant temps et ressources pour mettre en place les équipes projets, les fédérer, avec une approche de communication et d’accompagnement de la conduite du changement.
« Une certitude, si la facturation électronique ne se fait pas aujourd’hui, elle sera nécessaire demain, il faut donc s’en préoccuper. La dématérialisation ne se fait pas en une seule fois, elle est toujours en mouvement, avec des réalisations successives sans remettre en cause les briques conceptuelles du départ. Il est utile de mettre en place des indicateurs-clés, du début du projet à son exploitation, de partir d’une réflexion macro, et ensuite par lotissement. L’idée était d’abord de partir du projet France, une sphère mature de réflexion, pour élargir ensuite aux autres pays européens, par pilotage et par lots », souligne Alain Lefeuvre, Head of Digitalization of financial flows de la direction financière Groupe.
Une dématérialisation proche de 100 %
Avec 5 pays européens, des langues et des cultures différentes, l’implémentation et les conditions d’obtention des résultats ont été disparates selon les pays : « La conduite du changement dans une perspective Groupe trouve toute sa place, face à des organisations pays, des cultures et des réglementations locales différentes. Nous avons été confrontés à la fiscalité très particulière de l’Espagne à travers ses territoires fiscaux (péninsule ibérique, Canaries…), à la forte culture papier de nos partenaires boutiques en Belgique, à des accords plus simples en Allemagne, Suisse et Autriche avec des contraintes d’organisation et de disponibilité des équipes Finance et Commerce… », poursuit Alain Lefeuvre.
A ce jour, la plupart des 250 boutiques ciblées sur ces 5 pays consultent leurs factures électroniquement, avec un taux de passage à la dématérialisation proche de 100 %. Les partenaires boutiques gagnent un temps précieux sur la gestion de leurs factures, et les cabinets-comptables y gagnent aussi en qualité de données et en temps de traitement : « Comme pour le projet retail France, l’intérêt majeur est à nouveau le « zéro papier », la consultation des factures de la partenaire boutique sur tout « device » en mobilité ou non, le portail miroir pour les cabinets comptables avec une mise à disposition mensuelle d’un fichier comptable pour l’automatisation d’enregistrement. » conclut Alain Lefeuvre.
A venir, l’ensemble du « jeu de factures » entre les filiales
Le Groupe Rocher réfléchit désormais à passer à l’étape suivante, et poursuivre ses objectifs de digitalisation et de dématérialisation de toutes ses facturations internes. En 2016, l’entreprise s’engage sur un nouveau volet de la dématérialisation à travers l’ensemble du « jeu de factures » entre ses filiales, une prise en compte de la réciprocité de leurs mises à disposition. « Une illustration par le « dé de 6 » dans une relation de facturation omnicanale (France, Europe et hors Europe) » précise Alain Lefeuvre.
