Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont le choix entre trois procédés d’échange de factures, chacun d’eux permettant de donner une valeur « fiscale » aux factures : l’EDI Fiscal, la signature électronique qualifiée et la Piste d’Audit Fiable. Laurent Olier, directeur de projet marketing chez Itesoft, explique cette dernière possibilité.
La directive Européenne 2010/45/UE transposée en droit français en 2013 et entrée effectivement en vigueur au 1er janvier 2014, représente une formidable opportunité pour les entreprises : démocratiser l’usage de la facture électronique. Désormais les entreprises peuvent utiliser des systèmes de facturation de leur choix à condition de mettre en œuvre des « contrôles permanents » établissant une « Piste d’Audit Fiable ».
Dans ce contexte, l’intérêt pour la dématérialisation et l’automatisation des processus achats-fournisseurs grandit, avec des enjeux importants autour de la garantie de l’authenticité et la recevabilité des factures électroniques.
Quelles sont les solutions conformes à la réglementation aujourd’hui ?
Les 3 voies de sécurisation des factures existantes
Depuis le 1er janvier 2014, les entreprises ont désormais le choix entre trois procédés d’échange de factures : l’EDI Fiscal, la signature électronique qualifiée et la Piste d’Audit Fiable. Si les deux premiers procédés existaient déjà, la Piste d’Audit Fiable est une nouveauté. Concrètement, les factures papier (scannées ou non) et toutes les factures électroniques non signées (cas le plus fréquent : les factures « PDF simple » transmises par email ou déposées sur un portail fournisseur) ont donc désormais une valeur légale… à la condition expresse de mettre en œuvre une Piste d’Audit Fiable.
La Piste d’Audit Fiable consiste à mettre en place des contrôles internes
« documentés » et « permanents » spécifiques à la gestion des factures.
Elle permet d’apporter la preuve de la validité des factures et de convaincre le vérificateur fiscal du sérieux des processus dédiés à la facture.
Pour cela, l’administration fiscale exige de cette piste d’audit qu’elle garantisse 3 grands principes incontournables qui sont :
- L’authenticité de l’origine de la facture : l’expéditeur de la facture est bien la même personne qui a effectué le service ou livré le bien
- L’intégrité de son contenu : la facture passée doit correspondre exactement à la facture qui a été éditée par le fournisseur
- La lisibilité : la facture doit être présentée dans un format lisible par tous
Cependant, la mise en place de ces trois principes généraux est généralement source d’interrogations et de doutes au sein des entreprises.
Comment garantir ces trois principes ? Quelques exemples concrets :
L’authenticité de l’origine de la facture.
Il est nécessaire de prouver que l’expéditeur de la facture est bien la même personne qui a effectué le service ou livré le bien. Bien que fastidieux, il est donc important de réaliser systématiquement un rapprochement commande/facture/livraison, tout en gardant les preuves de ces contrôles. En ce sens, la traçabilité garantie par les outils de rapprochement automatique et les workflows de validation est une aide précieuse.
Il est également nécessaire d’être rigoureux lors du processus de création des nouveaux fournisseurs. La réception d’une facture d’un nouveau fournisseur doit déclencher un processus de validation préalable (validation de l’acheteur, éventuellement de son n+1, etc…), processus dont on pourra faire la preuve de son application en cas de contrôle fiscal, avant de créer ce fournisseur dans l’ERP de l’entreprise.
Enfin, vérifiez les adresses emails des factures électroniques non signées. La pièce jointe de l’email (le PDF simple) est l’élément sur lequel vos contrôles doivent se focaliser en priorité, néanmoins, la vérification de l’adresse email qui a servi à son envoi est un « plus » qui prouvera le sérieux de vos contrôles. Renseignez donc les emails dans les fiches fournisseurs de votre SI comptable et couplez votre messagerie avec ces fiches pour un contrôle automatisé.
L’intégrité du contenu
L’intégrité est primordiale dans ces contrôles afin de garantir que la facture passée en comptabilité correspond exactement à la facture qui a été éditée par le fournisseur. Pour cela, il est conseillé, tout comme pour l’authenticité de l’origine de la facture, de rapprocher vos données commande/facture/livraison.
Par ailleurs, établir une convention interchange pour les factures PDF simple est recommandé. C’est un moyen simple de vous prémunir du risque que votre facture PDF simple soit un simple scan de l’original papier et de prouver aisément votre bonne foi auprès de l’administration fiscale.
La lisibilité de la facture
La lisibilité de la facture est la capacité à pouvoir présenter la facture dans un format lisible par tous (collaborateurs en interne mais aussi les vérificateurs fiscaux) sur écran ou papier. Il est donc important de stocker les images de factures scannées et les factures PDF simples dans un outil de GED pour les rendre consultables sur écran et rapidement accessibles – via leurs index – sur demande des vérificateurs fiscaux.
