Prisma Média plébiscite la solution BUSINESS FIRST

PRISMA MEDIA optimise ses processus internes et déploie de nouvelles applications stratégiques avec W4

Besoins

Avec un portefeuille de 26 titres et plus d'une vingtaine de sites Internet, le groupe est présent sur les principaux segments de la presse magazine grand public (féminin, cuisine, télé, people, découverte, économie…Depuis quelques années, Prisma Média utilise la solution BUSINESS FIRST pour accompagner les collaborateurs dans leur mission au travers de processus métier variés. L'activité de Prisma Média l'a conduit à privilégier une solution lui permettant de mettre en place des applications sur-mesure répondant aux spécificités imposées par son métier.L'application « Demandes d'Engagement d'Actions » a été la première à être mise en place au sein du groupe. L'objectif est d'automatiser l'autorisation d'utilisation des fonds dans le cadre des budgets définis pour chacun des départements de l'entreprise. Cela concerne toutes les dépenses dans le cadre d'une enveloppe budgétaire, que ce soit pour l'organisation d'un événement promotionnel, les dépenses informatiques ou les investissements dans la publicité. Le workflow commence à l'émission de la demande par le service concerné, franchit les différents niveaux de validation, y compris la vérification budgétaire et, en fin d'instruction, les données collectées par le processus sont automatiquement transmises au module de gestion des achats du progiciel SAP, qui génère annuellement 5.000 commandes vers les fournisseurs. Afin de raccourcir les délais de validation et de garantir un niveau de service élevé, l'application DEA a été déclinée sur mobile.Pour faire face à la grande variabilité de son activité, Prisma fait appel à la sous-traitance de manière intensive, puisque 2.000 recrutements ont été faits l'année dernière. A cet effet, une application de « Gestion des Recrutements » a été mise en place pour gérer les demandes de CDD et de stage. Le département des Ressources humaines ainsi que les 200 managers collaborent autour du processus pour émettre le besoin, définir le profil, valider la demande et démarrer le recrutement proprement dit. Lorsque la personne est effectivement engagée, le dossier est automatiquement transmis à la paye qui peut extraire les données du dossier et les injecter directement dans le système de paye GXP d'ADP-GSI. Ce module est appelé à évoluer pour intégrer la gestion des CDI.Prisma Média est aussi un grand consommateur de courses pour son activité, par exemple pour envoyer et réceptionner des articles de mode ou déposer des maquettes. Pour aiguiller les demandes émanant de tous les départements, les services généraux s'appuient sur un workflow de « Demande de Courses ». Ils peuvent ainsi, après validation de la demande en interne, sélectionner le prestataire à utiliser pour mener à bien cette mission ou choisir de la confier aux coursiers de l'entreprise. Les prestataires sont notifiés directement par le processus pour une meilleure efficacité. Jérôme Tharaud, Responsable des études et développements de la DSI de Prisma Média : « Nous utilisons également BUSINESS FIRST de W4 pour déployer d'autres applications : la commande de tirage, la demande de formation… A titre d'exemple, pour les RH, une fois les demandes validées et arbitrées, elles sont extraites en bloc des bases de l'application et réinjectées dans le module ‘HR Training' utilisé chez Prisma Média. »Satisfait de la collaboration, Prisma Média souhaite continuer à utiliser la solution de BPM BUSINESS FIRST pour déployer de nouvelles applications au sein de son système d'information.