La dématérialisation se réalise de moins en moins à la carte, les projets ne sont plus systématiquement indépendants les uns des autres. Dans une approche globale, on cherche plutôt à s’attaquer aux processus qui ont un impact sur les résultats de l’entreprise.
De l’acquisition des documents jusqu’à leur intégration dans les différents back offices, de la mise en place des workflows documentaires jusqu’à la conservation des données, les expertises des acteurs du marché n’ont cessé de croître ces dernières années. Les logiques de fusion et de rachat ont permis de couvrir l’ensemble de la chaîne de la valeur, et par conséquent celle du cycle du document. Les spécialistes de la numérisation ont absorbé des professionnels de l’archivage comme par exemple l’a fait Numen en rachetant Cimail. Dans le même temps, les archiveurs physiques ne se contentent plus de stocker du papier, ils affichent des compétences dans le domaine de la numérisation, tels Archiveco ou Iron Mountain, ou encore Locarchives qui, en plus, réalise de l’archivage électronique.
« Le portail Chorus Pro et la loi Macron vont inciter au passage à l’électronique. »
Eric Breteche, Itesoft
Loin d’être en reste, les acteurs de la GED, de l’ECM et du print affichent des ambitions dans les domaines du BPM la gestion des workflows. Citons notamment le rachat d’Intalio par Everteam, celui de W4 par Itesoft, ou de Kofax et Readsoft par Lexmark. Un bouleversement de l’écosystème qui change la typologie des prestataires sollicités par une entreprise qui cherche à accélérer sa transformation numérique. Elle peut désormais s’en remettre à un interlocuteur unique, à même de prendre en charge le cycle de vie de ses documents. S’ajoute le volet politique qui rend la démat obligatoire pour les entreprises qui travaillent avec l’État et incitative pour les autres. « Le portail Chorus Pro a porté à 2017 l’échéance des échanges numériques pour les factures de ses fournisseurs, et la loi Macron favorise la même démarche pour les entreprises du secteur privé. Cela va permettre de fluidifier les processus et inciter au passage à l’électronique», rappelle Eric Breteche, product Manager chez Itesoft.
La technologie n’est plus un écueil
Pour les professionnels, les documents à dématérialiser en priorité sont associés aux processus impactant les résultats des entreprises. Les factures fournisseurs, les documents RH, les contrats figurent en tête du palmarès. Mais on peut leur préférer les documents dont la volumétrie est importante et les étapes de traitement et de classement chronophages. Les priorités s’établissent aussi selon les métiers et l’aspect stratégique des documents. Finalement, les processus de dématérialisation des documents forment trois catégories, ceux à appliquer d’une manière obligatoire et encadrés par une réglementation précise, ceux qui sont complémentaires et facultatifs mais dont l’application relève d’un choix d’entreprise, enfin les autres processus qui n’ont aucune contrainte législative mais qui visent à améliorer la productivité, la qualité et diminuer les coûts.
Qu’il s’agisse de factures, de bulletins de paie ou de courrier, la technologie n’est aujourd’hui plus un écueil. Les scénarios sont multiples pour mener à bien les projets. Les organisations ont toutefois toujours besoin d’une vision à long terme. De plus en plus d’entreprises mêlent approche globale et déploiement fonctionnel progressif. Et si pour certains secteurs d’activités des réglementations spécifiques régissent la mise en place de processus de dématérialisation, les organisations comptent désormais sur la souplesse de leurs prestataires et leurs compétences multiples.
La démat, le marché qui valait 5,2 milliards
Markess a estimé en 2014 à 5,2 milliards d’euros le marché français des logiciels et services IT associés à la dématérialisation. Cela représente près de 15 % de l’ensemble du marché des logiciels et services IT évalué à 49,5 milliards d’euros par le Syntec Numérique pour la même année. Le marché de la dématérialisation connaît une croissance dynamique sans interruption et figure parmi les segments porteurs de l’industrie IT en France. D’ici 2016, il devrait poursuivre sa progression au rythme de 7 % par an. Les solutions en mode SaaS font figure de locomotive avec un taux de croissance annuel moyen à deux chiffres, entraînant dans leur sillage d’autres formes d’externalisation, notamment le BPO. Pour le cabinet d’analyses, les projets de dématérialisation sont particulièrement portés par les métiers qui doivent composer avec un flux important et varié de documents et de contenus numériques, de données à traiter, gérer, intégrer aux processus métiers, diffuser et valoriser.
