Malgré la richesse de l’écosystème dédié à la GED, plus des deux tiers des entreprises françaises n’ont pas encore adopté ce type de gestion. L’offre SaaS change la donne.
« Il faut une adhésion des collaborateurs aux solutions qui leur sont imposées par leur direction, c’est pourquoi les enjeux de la GED reposent aujourd’hui sur l’ergonomie de l’interface utilisateur. Il est notamment nécessaire que cette interface se rapproche le plus possible de la logique métier de l’utilisateur. La gestion des droits d’accès est un autre point important, tout comme la consultation et la validation des documents sur les terminaux mobiles », estime Frédéric Dupré, directeur des ventes chez ELO. Comme une majorité d’éditeurs, ce professionnel sait que les progrès à accomplir dans le domaine de la gestion électronique des documents se situent sur le plan de la simplicité d’usage. Trop souvent perçue comme une usine à gaz onéreuse et destinée à quelques utilisateurs chevronnés, la GED a vocation à investir tous les rouages de l’entreprise et à servir tous ceux qui y travaillent. S’il faut la considérer comme le bras armé de la transformation numérique, elle doit dépasser le traitement des factures, des documents RH ou des contrats qui, en fait, ne font appel qu’à des GED spécialisées, destinées elles-mêmes à des spécialistes dans l’entreprise.
Baisser les prix et simplifier les offres
Pour toucher une population bien plus large, les éditeurs ont dû à la fois baisser leurs prix et simplifier leurs offres. En mutualisant les services, le SaaS est tout indiqué pour jouer sur les tarifs. Il impose aussi un cadre fonctionnel plus lisible pour le commun des utilisateurs, sans pour autant perdre la richesse des applications. Bonne option pour les éditeurs de GED, la voie du Cloud a été tracée par quelques précurseurs, notamment Eukles et Sages Informatique. Elle est aujourd’hui suivie par tous. Faible coût, rapidité de déploiement et flexibilité sont les principaux atouts du SaaS. Un autre de ses avantages est la transformation d’un investissement en charge liée à l’usage, le mode locatif éliminant l’apport initial nécessaire au projet. « Le choix entre Cloud et licence traditionnelle doit être orienté pour fournir une protection juridique à l’entreprise. En mode on premise, le client ne bénéficie d’aucun cadre juridique avec un risque important lié à la sécurité. L’avantage du mode SaaS est indiscutable », indique Frédéric Sastrel, le PDG d’Eukles.
Eukles
Pour autant, bon nombre d’entreprises privilégient encore les environnements on premise, du fait du contrôle total qu’ils permettent sur le paramétrage d’une GED et de leur capacité à traiter des volumétries importantes. Sans oublier leur coût d’acquisition qui va en décroissant alors que celui du SaaS augmente dans le temps selon le principe général de la location. C’est un dosage subtil sur lequel travaillent aujourd’hui les éditeurs de GED, mais la cause est entendue, l’informatique à la demande les embarque vers des modèles novateurs.
« En mode on premise, le client ne bénéficie d’aucun cadre juridique avec un risque important lié à la sécurité. »
Frédéric Sastrel
Dématérialisation, les collectivités en manque d’infrastructures et d’accompagnement
JVS-Mairistem, éditeur de logiciels de gestion des collectivités locales, réalise régulièrement un baromètre de la dématérialisation auprès des communes de moins de 10 000 habitants, avec l’objectif de faire un état des lieux des projets et de déterminer l’avancement des collectivités par rapport au développement du numérique. En 2015, un peu plus de 800 mairies ont été interrogées. Principal enseignement, les contraintes matérielles perdurent malgré une bonne volonté des acteurs publics. A l’inverse de villes qui se sont déjà mises à l’heure du Cloud et de la fibre optique, la plupart des très petites communes n’a pas accès à un débit de connexion satisfaisant en raison de difficultés budgétaires et quelquesfois d’une absence de couverture efficace des réseaux des opérateurs. Seules 52% des communes de moins de 1000 habitants bénéficient du haut débit. Un chiffre néanmoins en progression de 6% par rapport à 2014, mais qui reflète encore des disparités persistantes. En outre, les deux tiers de ces communes ne disposent pas de serveur. Mais 71% d’entre elles ont mis en place un accès WiFi contre 67% en 2014, ce qui témoigne de la volonté des collectivités de se tourner vers les nouvelles technologies lorsqu’elles en ont la possibilité. D’autres petites avancées ont été réalisées. La dématérialisation de la paie arrive ainsi en tête des projets numériques adoptés dans les communes, près d’une mairie sur deux en est aujourd’hui équipée. Au-delà des contraintes matérielles et budgétaires, c’est le manque d’accompagnement, ressenti par presque un tiers des collectivités qui ressort de cette enquête.
