Que faut-il archiver ? Combien de temps ?

Les documents engageants pour l’entreprise nécessitent une attention très particulière. Il faut les protéger, assurer leur disponibilité, mais aussi les rendre accessibles sur le long terme. Autant de traitements couverts par le records management, une notion qui se dilue de plus en plus dans celle de l’archivage à valeur probatoire.

En dehors des grandes entreprises, peu d’organisations sont au fait des enjeux du records management. Il faut dire que ce terme anglo-saxon n’a jamais vraiment été adopté, surtout par les PME françaises, où l’on préfère parler d’archivage voire tout simplement de gestion électronique des documents pour désigner un concept précis de conservation des données. «Le records management, c’est l’archivage de tous les documents d’entreprise qui peuvent faire office de preuve et, ce, pendant un délai réglementaire imposé par le législateur», explique Olivier Détour, PDG de Netheos. «Sur le terme anglais il y a très peu de questions à se poser, on parle réellement d’enregistrement de pièce de preuves. On commence à évoquer le records management à partir des entreprises de taille intermédiaire. Il y a, à ce moment-là, une vraie démarche encadrée par les normes et souvent externalisée.» Si le records management renvoie à la gestion des documents engageants pour l’entreprise, quels que soient leurs formes et leurs supports, pourquoi les petites structures, elles aussi tenues de présenter des preuves en cas de litiges, sont-elles éloignées de cette notion, quand elles ne l’ignorent tout simplement pas ? «Les petites entreprises n’ont aucune démarche structurée, les papiers sont dans les armoires et les documents électroniques dans les ordinateurs, c’est le chef d’entreprise qui détermine quels documents ont de la valeur, puis les confie dans la plupart des cas aux experts-comptables : il y a de fait une certaine forme d’externalisation, un système qui s’est mis naturellement en place en dehors de la zone de gouvernance de ces responsables», observe Olivier Détour.

La sauvegarde, adversaire du records management

«Dans une grosse entreprise, un projet de records management est formulé de façon politique, on parle gestion des risques, archivage, on définit des objectifs pour les utilisateurs, à travers une vision très orientée services», explique pour sa part Noureddine Lamriri, responsable des consultants avant-vente chez Ever Team (gestion de contenus d’entreprise). «À l’échelle d’une PME, la vision se focalise sur l’opérationnel, on s’interroge sur l’apport d’un système d’archivage d’un point de vue pratique : en tant qu’éditeur, notre discours ne porte alors plus la réduction des risques mais sur l’aspect qualitatif d’une solution. Nous expliquons comment le records management permet d’économiser de l’espace disque et des coûts de maintenance en délestant la GED de documents dont l’entreprise n’a plus besoin dans ses activités opérationnelles. Dans une PME, le terme records management à moins d’écho car il ne véhicule pas de notions de ROI. Dans ce type d’entreprises, l’adversaire du records management c’est la sauvegarde. Il faut convaincre que la mise en place d’un système d’archivage dégage plus de ressources pour la GED tout en centralisant les opérations de conservation.»

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« Les outils de records management ne font pas la politique d’archivage mais se mettent à son service. » Noureddine Lamriri, Ever Team

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Alors que le constat d’infobésité fait l’unanimité, la multiplication des supports de stockage et les évolutions des formats n’ont jamais autant facilité les opérations de conservation des données. «Avec la multiplication des volumes et des supports d’informations, le fameux Big Data, les entreprises sont de plus en plus confrontées à des problématiques de gestion de leurs données et documents, et de leur traçabilité», souligne Emilie Angaramo, responsable pôle conseil du groupe Everial (accès, sécurité et conservation des informations). «Selon leurs activités, elles doivent répondre à des exigences légales et réglementaires pour lesquelles elles sont parfois mal informées et mal organisées».

A travers le record management, ces entreprises cherchent à orchestrer la conservation de documents qu’elles veulent pouvoir réutiliser ultérieurement, autrement dit les documents archivés. Tous les documents ne sont pas toutefois concernés, le champ du records management se restreignant précisément aux documents de preuve et de gestion pour leur détenteur. Dans la chaine de conservation, il s’agit précisément des archives dites courantes et intermédiaires et non pas des archives définitives.

Un système de records management repose sur les outils fournis par une GED et un SAE (Système d’Archivage Electronique), et validés par des normes dont l’élément central est l’ISO 15 489. Parmi les composants essentiels de la solution, des fonctions qui permettent de déposer des documents, de les classer dans des arborescences, un moteur de recherche et une interface de consultation. Le tout est cadré par un référentiel de conservation, une brique qui vise à assurer une bonne gouvernance des records gérés par l’application. Ce référentiel identifie toutes les activités d’une entreprise sous le prisme de ses départements (RH, comptabilité, finances, etc.), et fournit pour chaque département une liste des différentes typologies documentaires auxquelles il associe des règles de durée de conservation. Les règles ainsi définies sont automatiquement prises en compte dès qu’un document alimente le système de records management.

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« Un document archivé n’est pas mort, mais constitue au contraire une richesse disponible. »
Jean-Marc Rietsch, Fedisa

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«Dans le records management, il y a deux grandes étapes, la création et l’archivage du document», explique Jean-Marc Rietsch, président de la Fedisa, la Fédération de l’ILM (Information Lifecycle Management), du Stockage et de l’Archivage. «La première commence dès la création du document et consiste à renseigner les conditions de la conservation de ce document une fois qu’il devra être archivé. Il y a dès le départ une prise en compte du cycle de vie de l’information, pour permettre au document d’évoluer dans le temps. Aujourd’hui le mot archivage n’est plus forcément approprié, le terme de conservation sécurisée de données numériques est plus adapté : de quoi a-t-on besoin lorsqu’on est face à un système d’information ? De pouvoir retrouver un ou des documents le plus rapidement possible et d’y avoir accès… L’objectif est de fluidifier ce flux d’informations tout en étant certain qu’une fois les documents récupérés, on est en mesure de pouvoir vérifier très facilement leur caractère authentique, leur origine et leur intégrité».

De l’exhaustivité à l’intégrité

Comme dans le cas d’un archivage à valeur probatoire, toute solution de records management est censée produire des copies fidèles et durables prouvant que les documents concernés sont exhaustifs, intelligibles et intègres. L’exhaustivité est un processus qui garantit que toutes les informations présentes sur le papier sont transcrites en version électronique. L’intelligibilité, c’est faire en sorte que le document reste compréhensible par ses utilisateurs potentiels à travers le temps. Enfin, l’intégrité permet de vérifier si la copie numérique n’a pas été modifiée. Elle est fournie par une conversion de format (souvent le PDF/A), suivie d’un scellement (signature) et d’un horodatage.

Toutes ces notions ne précisent pas les critères de choix d’une solution de records management.

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« Si cela est nécessaire, notamment parce que l’entreprise ne possède pas les ressources en interne, un prestataire doit prendre en main la gouvernance documentaire. »
Alban Verchere, Locarchives

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«Un bon système dépend de la typologie des entreprises», souligne Alban Verchere, responsable développement activités numériques du tiers archiveur Locarchives. «Par exemple, une organisation internationale qui s’appuie sur des règles différentes selon les territoires devra localiser sa solution. Pour les PME-PMI, un bon système est celui qui préserve les intérêts de l’entreprise, quels que soit les flux documentaires et les supports utilisés, et anticipe les évolutions futures….»

Plus qu’un simple coffre-fort

La solution retenue doit d’abord être bâtie autour de la notion de base qui définit le records management : considérer qu’un document est une archive dès sa création, et, donc, disposer d’outils garantissant un archivage satisfaisant. Il faut que l’entreprise s’implique en amont et plus seulement au moment d’archiver ! «Il s’agit de produire les documents dans le cadre d’une politique globale d’archivage en définissant un référentiel cohérent, aligné sur la politique de conservation, laquelle doit s’appliquer de manière totalement transparente et fiable sur tous les documents décrits», détaille Noureddine Lamriri. «L’application doit être résolument tournée vers les utilisateurs, simple et intuitive d’utilisation, car le records management n’est pas un coffre-fort : ce n’est pas un système qui se coupe des utilisateurs mais qui les accompagne dans leurs activités.» L’ergonomie des solutions repose ainsi sur le déploiement de composants à partir des postes de travail, par exemple sous Outlook ou Word, pour déposer des documents archivés. Un robuste système de recherche et de consultation complète la panoplie. Enfin l’administration de la solution doit présenter une souplesse de paramétrage face à la diversité des flux archivés. Et pour le coût ? Il est d’autant plus difficile de chiffrer une offre standard que les solutions sont facturées de plus en plus à l’usage. «Si on prend l’exemple de la facture, les prix démarrent à 10 cts avec horodatage et signature pour l’archivage pendant 10 ans d’un document d’environ 100 ko», précise Pierre Patuel, co-fondateur de DPii qui propose des solutions de dématérialisation légales et sécurisées. Côté support, le plus pérenne est aujourd’hui le Worm optique. Quant aux formats, le XML compressé et le PDF/A 1-B sont les plus retenus, mais qu’en sera-t-il dans 10 ou 20 ans ?