Lauréat Direction Générale
Alors qu’il est un grand consommateur papier,
le secteur de l’immobilier est loin d’être un précurseur en matière de gestion électronique des documents. Mais de plus en plus d’acteurs s’émancipent et amorcent leur virage numérique.
Franchir le cap de la GED n’a jamais été une mince affaire, en particulier lorsqu’une grande part des activités des entreprises repose sur des documents papier. Mais certaines d’entre elles ont entamé leur parcours numérique et aujourd’hui progressé. C’est le cas du groupe Duret Immobilier, expert foncier depuis une vingtaine d’années. Cette entreprise familiale emploie une quarantaine de personnes et décide en 2009 de changer son organisation. « La gestion courante de nos 10 000 dossiers annuels reposait sur Windows et ses répertoires, tandis qu’un CRM hébergeait une base commune de contacts exploités par nos commerciaux. Les échanges avec nos fournisseurs et le courrier administratif étaient stockés de façon hétérogène sur les postes de travail, mais nous devions conserver la plupart des informations dans des dossiers suspendus dans des boîtes d’archives », décrit Jérôme Duret, responsable fonctionnel du projet pour le groupe Duret Immobilier.
responsable fonctionnel du projet pour le groupe Duret Immobilier
La gestion des métadonnées
Le constat est alors simple, pour accompagner la croissance de l’entreprise, il faut abandonner cette méthode de classement chronophage et peu efficace. « Dans la promotion immobilière, nous traitons de nombreux dossiers avec un grand nombre de documents. Pour accéder aux documents, nous perdions beaucoup de temps. La mise en place d’une GED était devenue indispensable » indique Jérôme Duret « La piste de la GED s’est imposée, mais nous avons pris le temps d’y réfléchir. En 2011, nous avons recensé les principaux éditeurs puis procédé à une étude comparative, démonstration à l’appui. Nous avons retenu la solution M-Files, convaincus que ses fonctionnalités correspondaient à nos attentes. Son concept de gestion des métadonnées, qui permet de retrouver instantanément les documents à l’aide d’une recherche par mot-clé, nous a particulièrement séduit ».
Dans un premier temps, Stream Design, distributeur de la solution M-Files en France, vient en support pour équiper le service technique dédié aux activités de promotion du groupe familial. Une année est dédiée au rodage de l’application, avant de la déployer aux services financier et commercial, concernant aujourd’hui les activités de 23 collaborateurs.
Des tâches réalisées 10 fois plus vite
« Au démarrage, quelques personnes seulement étaient chargées d’alimenter la GED. Désormais, l’ensemble de nos collaborateurs s’attelle à cette tâche, presque naturellement, vraisemblablement parce que nous sommes une petite structure où il est plus simple de sensibiliser aux enjeux du numérique. D’abord utilisée par le service technique avec une grande satisfaction, elle a ensuite été mise à la disposition du service commercial et du service financier. L’outil a été rapidement bien accepté par les collaborateurs. En termes de gestion administrative et de production, les gains de temps sont énormes et en fin de projets, les dossiers destinés à la copropriété, regroupant l’ensemble des documents clients peuvent être transmis sans aucun délai au syndic. Après trois ans d’utilisation de la solution, le bilan est positif, notamment si l’on considère la rapidité d’accès à l’information et la mise en place de workflows pour automatiser des processus comme la génération de documents, l’envoi d’emails ou encore la sauvegarde », souligne Jérôme Duret. Le responsable estime en outre que certaines tâches sont aujourd’hui réalisées 10 fois plus vite avec M-Files.
Prochaine étape, faire de la GED le point d’entrée des contacts clients et fournisseurs, en liaison étroite avec le CRM et d’autres outils métiers exploités par l’entreprise.
