La signature électronique est aujourd’hui facile à utiliser et à déployer. Elle est une « commodité », diront certains. Dans ce contexte, elle devient plus performante, offre davantage de services… Voici une sélection de propositions françaises et européennes.
Pour Alban Sayag, P-DG de l’entreprise française Yousign, « la signature électronique s’est imposée comme un standard largement utilisé pour garantir la validité d’un acte juridique numérisé. 80 % des salariés des entreprises européennes reconnaissent que leur entreprise s’est dotée d’un tel outil ». Le chef d’entreprise fait référence à une étude menée avec Ipsos et qui dresse un état des lieux de l’adoption de la signature électronique en Europe et des nouveaux enjeux liés à la sécurité des documents, contrats et identités numériques. On y apprend qu’un salarié sur deux l’utilise dans son quotidien. Elle s’impose comme un outil clé, facilitant le travail au sein de tous les départements : 66 % des professionnels des fonctions financières et juridiques l’utilisent, tout comme 57 % des services supports et 50 % des équipes commerciales. La numérisation rend les équipes plus efficaces : 75 % des utilisateurs de la signature électronique estiment en effet qu’elle peut leur faire gagner jusqu’à trois heures de travail par semaine.
Vérifier l’identité en moins de 15 minutes
En juin dernier, Yousign a annoncé une signature électronique qualifiée « en libre-service » et « sans engagement », afin de faciliter en particulier les dépôts de comptes annuels. « Pour la première fois, les professionnels (entreprises et cabinets d’experts-comptables) pourront opter pour la signature électronique qualifiée en libre-service – qui est obligatoire pour signer les formalités de modification, de cessation ou encore de dépôt des comptes annuels auprès de l’INPI – dans leurs démarches afin de simplifier les processus. Nous œuvrons pour proposer l’expérience utilisateur la plus simple du marché afin de permettre aux professionnels de gagner un temps précieux dans le cadre de formalités administratives souvent lourdes et à faible valeur ajoutée », explique Alban Sayag.
Pour l’éditeur, il s’agit de « la première solution » permettant aux entreprises de signer leurs comptes en toute simplicité et instantanément grâce à la signature électronique qualifiée « à la demande » : une vérification automatisée et accessible à l’unité. En « 15 minutes », l’entreprise signe électroniquement l’ensemble des démarches administratives de l’INPI directement sur la plateforme Yousign, sans engagement.
Pour signer le dépôt des comptes annuels sur le guichet unique, il est obligatoire de se munir d’un certificat de signature électronique qualifiée. Ce niveau de signature requiert une pièce d’identité et la reconnaissance faciale. Yousign propose cette technologie grâce à l’IA et à une vérification humaine asynchrone, permettant de vérifier l’identité de manière efficace en moins de 15 minutes. L’enregistrement de l’identité est associé à une adresse e-mail et à un appareil électronique pour une durée de trois ans.
La signature électronique qualifiée fournit le plus haut niveau de sécurité et permet aux entreprises de réaliser des transactions sécurisées à distance, sans nécessiter la présence physique des utilisateurs.
Chez Signaturit, via la marque Universign, on propose dans le même esprit une solution de signature électronique qualifiée avec certificat qui est entièrement réalisable à distance via « un processus de vérification d’identité avec preuve de vie ».
Ce service est conçu pour aider les entreprises à minimiser les risques de fraude à l’identité, tout en restant en conformité avec les réglementations comme eiDAS ou encore les standards ETSI (European Telecommunications Standards Institute).
Une vérification d’identité entièrement automatisée
Cette signature qualifiée inclut la capture du document d’identité, la vérification de son authenticité via la reconnaissance optique de caractères (OCR) ainsi que la capture photo pour une comparaison biométrique avec la photo du document. Ce processus comprend également la détection de preuve de vie, garantissant ainsi la présence effective du signataire, précise Signaturit. Certifiée par l’Alliance Fido, la solution respecte également les standards d’authentification internationaux.
Cette validation de pièce d’identité et l’identification de la personne à distance permettent de relier l’identité du signataire au document signé et d’émettre un certificat de type Qualified Certificate Policy (QCP-n-QSCD). Il est réutilisable pendant cinq ans pour toute opération de signature qualifiée avec Universign, précise l’éditeur.
Simplifier chaque étape du processus
L’éditeur français Goodflag (ex-Lex Persona) mise sur la simplicité. Il a repensé intégralement le parcours de consentement de son logiciel de signature électronique. L’interface, revisitée, « simplifie chaque étape du processus, améliorant ainsi la satisfaction des signataires ».
« Nous avons transformé notre processus de consentement pour le rendre non seulement intuitif mais aussi parfaitement transparent. Chaque signataire maîtrise désormais toutes les étapes. Notre conviction, c’est qu’une adoption généralisée de ces outils repose sur une utilisation simple, une conformité stricte, une sécurité technique et juridique infaillible et la confiance des utilisateurs », argumente David Coridun, le directeur général de Goodflag.
« Réduction de 50 % des clics nécessaires, interface intuitive et ergonomique et processus 100 % transparent : tout est fait pour optimiser l’expérience utilisateur tout en garantissant une sécurité technique et juridique infaillible », ajoute Lévana Tordjman, la directrice marketing de l’éditeur.
Sécuriser les échanges
En décembre dernier, le français Oodrive annonçait la première solution de signature électronique de confiance sur le cloud Outscale de Dassault Systèmes, qualifié SecNumCloud 3.2 par l’ANSSI. Il s’agit de proposer plus de sécurité et de protection aux données industrielles des acteurs stratégiques avec Oodrive Sign, sa solution de signature électronique. Il s’agit pour l’éditeur de proposer une alternative de confiance et souveraine aux outils de signature électronique des groupes américains soumis à la législation du Cloud Act. « Cette solution est parfaitement adaptée aux organisations des secteurs privé et public manipulant des données hautement sensibles, telles que les entités importantes, les entités essentielles et les organismes d’importance vitale (OIV). Elle s’adresse aux dirigeants soucieux de protéger leurs documents et données critiques grâce à une solution qui sécurise la signature de documents stratégiques de bout en bout », indique Oodrive.
David Chassan, directeur de la stratégie d’Outscale Dassault Systèmes, explique que
« cette collaboration répond aux attentes des organisations exigeantes qui cherchent à sécuriser leurs données et documents sensibles tout en respectant les plus hauts standards de souveraineté et de confidentialité. Grâce à cette chaîne de confiance, les clients bénéficient d’une combinaison unique alliant performance et protection optimale ».
La signature sans SMS
Parmi les fonctionnalités proposées par IDnow, un fournisseur de plateformes de vérification d’identité en Europe associé à IDnow Trust Services AB, prestataire de services de confiance qualifié (QTSP) : la signature sans SMS. Cette option certifiée simplifie le processus de signature en évitant d’avoir à recourir à des mots de passe à usage unique (One-Time-Password). Au cours du processus habituel de signature électronique, les utilisateurs reçoivent en effet un code qu’ils doivent saisir pour authentifier la transaction. Cette étape est généralement source de frictions pour les utilisateurs et les entreprises et 22 % des abandons sont dus à l’identification par OTP, indique IDnow. En éliminant l’obligation de saisir un code OTP, le processus de signature est considérablement simplifié, les taux de conversion augmentent et les risques de fraude diminuent. Ce processus est reconnu par différentes normes CEN (équivalent européen de l’ISO) et ETSI (Institut européen des normes de télécommunications).
TÉMOIGNAGE
Le groupe WeSoft passe à la facture et signature électroniques pour ses clients
Les deux sociétés Agorinfo et WeNégoce du groupe WeSoft sont passées à la facture et à la signature électroniques face à la demande croissante de leurs clients.
Respectivement éditeurs experts dans les secteurs du négoce de matériaux de construction et de la filière viande/coopérative agricole, les deux entreprises du groupe ont souhaité doter leurs logiciels de fonctions pour gérer la facture et la signature électroniques. Leur choix s’est porté sur Docoon, un éditeur PDP (plateforme de dématérialisation partenaire de l’État) spécialiste de la dématérialisation de documents. Il propose des services de dématérialisation complets grâce à sa plateforme sécurisée permettant l’horodatage, la signature électronique qualifiée, l’archivage à vocation probatoire et la transmission multicanale (PDF signé, Factur-x, Chorus Pro, Peppol, EDI, voie postale, etc.). À la suite d’une première collaboration réussie, WeNégoce fait de nouveau appel à Docoon pour intégrer la facture électronique à son logiciel éponyme face aux besoins de ses clients pour dématérialiser leurs factures et se mettre en conformité avec la réforme de la facture électronique.
Docoon.sign directement intégré au logiciel d’Agorinfo
Agorinfo a également fait le choix de Docoon pour répondre à ses besoins de signature et de facture électroniques. Dans un premier temps, pour répondre à la demande de ses clients afin de bénéficier de fonctionnalités spécifiques autour de la signature électronique, Agorinfo a fait le choix de Docoon.sign. L’outil permet aux coopératives et négociants céréaliers de contractualiser avec leurs clients dans une grande simplicité puisque le logiciel est directement intégré à celui d’Agorinfo (Silos). « Nous portons une attention très forte à l’expérience utilisateur et souhaitions déployer une solution intuitive complètement embarquée. Les équipes d’Agorinfo ont modifié les écrans de l’utilisateur pour faire en sorte qu’envoyer un contrat en signature électronique, suivre sa réception, sa lecture et sa signature soit quelque chose de très simple puisque accessible directement depuis notre application », explique ainsi Jérôme Matha, dirigeant associé du groupe WeSoft.
La signature électronique permet aujourd’hui aux clients d’Agorinfo de signer instantanément, où que cela se passe, les actes administratifs ou commerciaux et ainsi de garantir l’intégrité du document (il n’a pas été altéré entre sa signature et sa consultation) et d’authentifier son auteur (s’assurer de l’identité de la personne signataire et d’apporter si nécessaire la preuve du consentement).
EN CHIFFRES
5e édition du baromètre de la dématérialisation RH de Digiposte
La centralisation des bulletins de paie dans un coffre-fort numérique ouvre la voie à un élargissement des usages. En effet, les salariés montrent un fort intérêt pour la dématérialisation de tous les documents RH et souhaiteraient pouvoir utiliser leur coffre-fort numérique pour sauvegarder leurs contrats de travail (57 %), les documents de formation (52 %) ou la convention collective (51 %). En outre, 73 % des salariés montrent un intérêt pour la signature de contrats et avenants directement via cet outil.
Baromètre Ipsos et Yousign 2025
- 80 % des entreprises européennes utilisent la signature électronique pour garantir la validité de leurs accords numériques.
- 60 % des professionnels exigent un hébergement de leurs données en Europe par un acteur souverain.
- 1 actif sur 5 a déjà été confronté à un document falsifié ou compromis.
Juliette Paoli
