Les conséquences de la non-conformité peuvent être graves, allant de lourdes amendes à une atteinte à la réputation. Le PLM ou Product Life Management vient au secours de la conformité règlementaire, selon Guillaume Lépine, responsable des Ventes SaaS Europe chez Aras, un fournisseur de solutions de gestion du cycle de vie des produits.
Dans l’environnement commercial hautement réglementé d’aujourd’hui, la conformité
réglementaire n’est pas seulement une exigence légale, c’est une nécessité stratégique. Les
entreprises de tous les secteurs sont soumises à une surveillance accrue des régulateurs et à des attentes plus élevées des consommateurs et des parties prenantes.
Les conséquences de la non-conformité peuvent être graves, allant de lourdes amendes à une atteinte à la réputation. En conséquence, les défis liés au maintien de la conformité ont
considérablement augmenté, impactant tous les aspects des opérations, du développement de produits à la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Un paysage réglementaire en constante évolution
L’un des aspects les plus intimidants de la conformité aujourd’hui est l’évolution constante des réglementations. Les lois et les normes sont continuellement mises à jour en réponse aux nouvelles technologies, à la dynamique du marché et aux préoccupations sociétales. Par exemple, l’introduction du passeport numérique des produits (DPP) par l’Union européenne va bouleverser la manière dont les informations sur les produits sont gérées, en exigeant des entreprises qu’elles fournissent des informations détaillées sur le cycle de vie de leurs produits, notamment en matière de durabilité, de réparabilité et d’impact environnemental. Mais au-delà même du DPP, l’industrie des dispositifs médicaux est soumise à des pressions en raison du règlement sur les dispositifs médicaux (MDR) de l’UE ; l’industrie aérospatiale doit répondre à des normes rigoureuses en matière de sécurité, d’approvisionnement en matériaux et d’impact environnemental ; le secteur de l’agroalimentaire doit s’adapter à des réglementations complexes liées à la sécurité alimentaire, à l’étiquetage et à la durabilité, etc.
Les entreprises doivent ainsi constamment surveiller ces mises à jour réglementaires pour rester en conformité. Une tâche rendue particulièrement difficile pour les organisations opérant dans plusieurs régions, chacune ayant son propre ensemble de règles et d’exigences. Et les conséquences du non-respect des règles ne sont pas théoriques, elles sont bien réelles et peuvent avoir de graves répercussions financières et sur la réputation de l’entreprise.
Maintenir la conformité est essentiel
Maintenir la conformité ne consiste pas seulement à comprendre les réglementations, mais aussi à les mettre en œuvre efficacement dans toute l’organisation. Cela nécessite souvent des investissements importants en temps, en personnel et en ressources financières. Les entreprises doivent allouer des ressources non seulement aux activités quotidiennes de
conformité, mais aussi à la formation des employés, à la réalisation d’audits et à la mise à jour de la documentation. Et les coûts cachés de la non-conformité, tels que les amendes, les frais juridiques et la perte d’accès au marché, peuvent dépasser de loin les dépenses liées au maintien de la conformité. L’un des aspects les plus gourmands en ressources de la conformité est le processus de documentation et de reporting. Les organismes de réglementation exigent des dossiers détaillés qui démontrent le respect des lois et des normes par une entreprise. Ces dossiers doivent être précis, à jour et facilement accessibles pour les audits ou les inspections. Le défi est aggravé par la nécessité de gérer de vastes quantités de données dans différents services et à différentes étapes du cycle de vie du produit.
Des défis liés à la chaîne d’approvisionnement et à la gestion des données
Dans le monde interconnecté d’aujourd’hui, les entreprises doivent s’assurer que l’ensemble de leur chaîne d’approvisionnement respecte les normes réglementaires. Cela implique de vérifier que les fournisseurs et les partenaires respectent les réglementations en matière de travail, d’environnement et de sécurité.
La conformité de la chaîne d’approvisionnement exige un niveau élevé de transparence et de traçabilité. Les entreprises doivent suivre l’origine des matériaux, surveiller les conditions dans lesquelles les produits sont fabriqués et s’assurer que tous les composants répondent aux exigences réglementaires. Atteindre ce niveau de surveillance peut s’avérer difficile, en particulier pour les organisations dotées de chaînes d’approvisionnement mondiales complexes.
Au cœur de ces difficultés, on retrouve la gestion des données, qui constitue en elle-même un défi majeur. La conformité nécessite la collecte, le stockage et l’analyse de grandes quantités de données. Des données qui doivent être fiables, sécurisées et accessibles, et ce dans toute l’organisation. La gestion efficace de ces données est essentielle pour démontrer la conformité et répondre aux demandes réglementaires. Dans ce contexte, l’adoption d’une stratégie de continuité numérique, tout au long de la chaine de conception / production / distribution / maintenance / recyclage, via notamment une solution PLM, est un facteur clé de succès des process de conformité. Les entreprises peuvent ainsi s’assurer que la conformité n’est pas une considération de dernière minute, mais un élément
essentiel de leurs opérations, et ainsi contribuer à créer une culture de conformité dans laquelle les employés à tous les niveaux comprennent l’importance du respect des réglementations à chaque étape de la vie de l’entreprise.
