La banque régionale s’est lancé dans le traitement numérique des dossiers RH de ses 2 200 salariés. À la clé, réduction des coûts, gain de temps, portée écologique et modernisation des processus.
Le Crédit Agricole Atlantique Vendée est la première caisse du groupe à mettre en place un système de GED pour la gestion des dossiers du personnel. Une réflexion a été menée en décembre 2014 pour en finir avec des décennies de stockage papier relatif aux longues carrières des employés de la banque. En mai 2015, le département RH profite du déménagement vers son nouveau siège pour dématérialiser l’intégralité de son fonds d’archives et installer une GED dédiée. Everial a été retenu pour numériser les 120 000 pages contenues dans les dossiers de 2 200 salariés. Knowings, filiale d’Everial, est chargée d’installer son Pack GED Ressources Humaines. « Les enjeux du projet visaient la réduction de l’usage de papier et de l’espace de stockage physique, mais aussi un gain de temps pour la recherche d’information, et la mutualisation des informations au niveau des équipes RH afin de faciliter l’accès aux données en provenance du front office comme du back office », résume Marc Hedde, responsable du secteur ressources humaines au Crédit Agricole Atlantique Vendée.
Un déploiement en plusieurs phases
Le déploiement du projet a duré près de cinq mois. Il a compris successivement une étude de la structure des dossiers du personnel, une phase de tri des dossiers avant numérisation, un paramétrage de la GED et un pilote effectué sur une cinquantaine de dossiers, une formation des administrateurs et du pôle RH pour paramétrer en toute autonomie la GED, puis l’intégration du fond numérisé par Everial et, enfin, le versement de nouveaux documents par le service RH de la banque.
La solution est opérationnelle depuis juin 2015, elle a évité de déplacer tous les dossiers vers les nouveaux bâtiments et de perdre des données lors du transfert. « Il y a eu une collaboration étroite entre nos équipes et le département RH de la caisse régionale Atlantique Vendée pour l’analyse des besoins fonctionnels au travers d’une grille d’analyses, afin que la solution proposée réponde aux besoins de la caisse. La formation des responsables leur a en outre permis de s’approprier l’outil », souligne Pierre-Marie Nizan, responsable de secteur chez Everial. Tous les deux mois, le service RH du CA Atlantique Vendée envoie à Everial les nouveaux dossiers à numériser et à intégrer à la GED.
Un temps d’accès à un document divisé par 50
Plus de 2 000 dossiers sont aujourd’hui gérés sous format électronique, l’équivalent de 6 000 documents, soit 130 000 pages environ. Depuis la mise en œuvre de la solution, 1 500 documents ont été intégrés à la GED par les équipes RH de la banque. Un niveau de traitement plus fluide et plus rapide est constaté par les collaborateurs : le temps moyen d’accès à un document a été divisé par 50 passant de de quelques minutes à quelques secondes. Quant au gain en consommation de papier, il se traduit par l’équivalent de 200 m linéaires. « Ce projet est une première brique. L’étape suivante serait idéalement l’intégration de la signature électronique dans les dossiers traités et, à terme, du bulletin de paie électronique. Mais il faut encore attendre des avancées législatives et l’adhésion du personnel pour ce type de service », indique Marc Hedde.
