Un des premiers pas vers l’Open Source initié par les entreprises sur le poste de travail consiste à migrer d’une suite bureautique propriétaire vers une suite bureautique libre, principalement OpenOffice.org. En effet, en entreprise, la suite bureautique n’est en réalité exploitée, sur la majorité des postes de travail, qu’à 5 % de ses capacités, voire 10 % dans le meilleur des cas. Or, la suite OpenOffice.org a gagné en maturité ces dernières années et devient un challenger viable vis-à-vis de son équivalent propriétaire dans les domaines d’utilisation les plus courants. Accompagnée par UPERTO, une grande banque française s’est lancée dans l’aventure. Elle a souhaité étudier l’opportunité de migrer l’ensemble despostes de travail Front Office vers la suite bureautique OpenOffice.org.
Pour cette banque, la suite bureautique est essentiellement utilisée par le front office pour de la consultation de documents et l’utilisation d’outils de simulation disponibles depuis l’intranet. Elle est utilisée de manière sporadique pour la création de documents simples, en majorité à vocation interne. Ce cadre d’utilisation se prête bien à une migration vers la suite bureautique libre.
Les grandes étapes du projet sont synthétisées ci-dessous :
La stratégie de migration adoptée reste classique :
- Identification du cadre de migration ;
- Compréhension du contexte bureautique ;
- Choix du format de document à utiliser ;
- Identification des adhérences à la suite utilisée;
- Choix de la stratégie de migration ;
- Validation de la solution par une expérimentation;
- Choix de la stratégie de déploiement.
Elle recèle cependant une particularité : la banque a souhaité challenger 2 solutions, l’une avec la suite OpenOffice.org communautaire, et l’autre avec une suite OpenOffice.org éditeur. Deux stratégies de migration ont été élaborées : la première s’appuyant sur la suite communautaire, basée sur une refonte des outils avec adhérences (codés en VBA) au format OpenOffice. Cette solution permet d’être indépendant de tout éditeur et de profiter des avantages de la suite communautaire. En contrepartie, les outils avec adhérences, exploités également par d’autres métiers, sont développés et maintenus pour les 2 suites bureautiques. La seconde, s’appuyant sur la suite éditeur, offre l’opportunité de conserver les outils avec adhérences, moyennant une mise en conformité de ces mêmes outils (adaptation du code VBA).
Une telle démarche présente un double avantage : les retours sur l’utilisation de l’une ou l’autre suite étant limités, elle permet d’une part, de cibler parfaitement la solution répondant au besoin, et d’autre part, elle offre la possibilité de mettre en concurrence les offres de TMA associées.
L’accompagnement au changement, indispensable sur ce type de migration, a été défini en amont, et validé durant l’expérimentation.
Au final, les deux stratégies de migration ont été optimisées et validées en expérimentation sur 8 sites durant 9 mois, grâce à l’implication des utilisateurs et des différentes parties intervenant dans le projet.
