10 clés pour réussir un projet de dématérialisation ou d'archivage électronique

Pour beaucoup, la dématérialisation se limite à la numérisation de documents papier alors que ses principaux bénéfices sont à rechercher du côté de la mise en oeuvre de processus totalement dématérialisés, sans aucun papier.

Il en est ainsi de notre déclaration d’impôt, de la déclaration de TVA ou encore des factures qui peuvent être totalement dématérialisées et ainsi intégrées directement au système d'information de l'organisation. Sans oublier la dématérialisation des échanges, dont l'e-mail est le meilleur exemple que l'on puisse donner tant son développement bouleverse nos organisations qu'elles soient publiques ou privées.

Les applications sont de plus en plus nombreuses, citons la dématérialisation des contrats de tous ordres ou encore de l’ensemble des réservations et des paiements sur internet. Si cela permet avant tout une plus grande efficacité des échanges et des processus il en résulte bien évidemment quelques contraintes supplémentaires. En plus des aspects sécuritaires, nous nous attacherons plus particulièrement au problème posé par l’archivage électronique auquel nous sommes encore loin d’être suffisamment sensibilisés alors qu’il s’agit là de la mémoire de toute organisation. Il est donc urgent de trouver un remède face à ce que l'on pourrait qualifier « d’Alzheimer des entreprises ».