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Le système d'information de Locarchives (7 sites en France) permet de garantir un archivage pérenne et intègre, qu'il soit électronique ou physique, et offre à l'utilisateur la possibilité de gérer ses archives en ligne.
“Physique ou électronique, le métier de l’archivage repose sur le cycle de vie du document : versement et indexation, conservation, consultation, destruction ou sortie définitive”, constate Marc Frossard, Directeur informatique de Locarchives.
Locarchives, spécialiste de l’archivage physique, propose depuis quatre ans de l’archivage électronique. “Début 2011, nous allons fournir à nos clients une seule interface de gestion Web, un seul module de recherche multicritères quel que soit le support”, annonce Marc Frossard. L’utilisateur veut avoir accès à l’information en continu et ne veut pas avoir plusieurs SI.” Ce qui suppose d’être capable de gérer toutes les archives du client au sein d’un seul plan de classement (qui classifie les documents par type).
Car jusqu’ici, deux systèmes d’information, l’un pour l’archivage physique, l’autre pour l’archivage électronique, prévalent. L’année prochaine, une surcouche applicative leur permettra de travailler ensemble.
Le premier repose sur un système développé en interne : “il n’existe pas de produit comparable sur le marché. Nous faisons du sur mesure par rapport à l’organisation qu’on veut faire évoluer,” explique M. Frossard. En back office se trouve le système d’information logistique, qui a dix ans d’âge. Avant chaque nouvelle entrée en stock, une unité d’archives, qui est indexée, est créée dans le système ; un code-barres lui est affecté. Ce système est en cours de refonte. Equipés aujourd’hui de terminaux mobiles batch, les opérateurs en entrepôt seront à partir de mai 2011 équipés de terminaux Windows Mobile, permettant une transmission des données en temps réel.
la DSI de Locarchives
La DSI compte une vingtaine de personnes, à l’exploitation mais aussi aux études et développement pour la conception. Elle dispose d’un budget de 2,2 M€ hors charges de personnel : 1,2 M€pour les investissements et 1 M€ pour les charges. Le SI est centralisé à Saint-Ouen, siège de la société, auquel se connectent les autres sites. Il y a 250 postes clients sur sept sites. La DSI s’est attaquée à la virtualisation de serveurs de traitement et de serveurs de base de données. Ainsi, l’application de gestion commerciale est virtualisée.
