Le groupe de distribution et de location de matériel de travaux publics Avlo a misé sur Notys pour gérer dans le Cloud les frais professionnels et les temps d’activité de ses 280 collaborateurs.
Le coût de traitement traditionnel d’une note de frais varie de 20 à 60 euros. La réduction de ce poste de dépenses n’a pas laissé indifférent le groupe Avlo, spécialiste de la distribution et la location de matériel de BTP, qui a cherché fin 2012 un moyen de rationaliser la gestion administrative de ces documents. « Notre objectif était de simplifier le traitement de nos notes de frais. Nous avons eu d’abord une démonstration du logiciel Notys réalisée par son éditeur, le groupe T2i, avant d’adopter la solution en février 2013. Son déploiement a duré 2 mois pendant lesquels nous nous sommes familiarisés avec l’application et les différentes étapes du processus. La prise en main a été très facile, chacun a vu en interne l’intérêt du logiciel et s’est investi », indique Sylvain Bassaïsteguy, dirigeant d’Avlo.
Décliné en mode SaaS, le projet permet aux salariés de se connecter à l’outil via le réseau de l’entreprise ou à distance en utilisant Internet. Ils saisissent alors toutes les informations liées à leurs déplacements. Notys génère des outils de reporting avec suivi des dépenses, et exporte les données pour le service de comptabilité et, notamment, la récupération de la TVA. Des contrôles automatiques paramétrables facilitent la gestion globale du processus. Par exemple, les forfaits ou les indemnités kilométriques sont automatiquement calculés en fonction du barème et des distances déjà parcourues. Lorsqu’une note de frais est en cours de saisie, l’utilisateur peut y associer des pièces jointes. Le workflow des documents permet jusqu’à 6 étapes successives de validation. En outre, un module supplémentaire fournit une gestion des plannings où sont notés absences, arrêts de travail et congés des salariés.
« En plus de la simplification du traitement des notes de frais, nous avons eu une meilleure visibilité sur les plannings de l’ensemble des équipes et des sociétés. La solution nous a également permis de contrôler que nos salariés étaient bien en possession de leur permis de conduire tous les mois, au moment de saisir leurs notes de frais. Dans une prochaine étape, nous interfacerons cette dématérialisation des frais avec notre outil de gestion de flotte automobile et d’éco conduite afin d’optimiser le contrôle des frais de carburant », souligne Sylvain Bassaïsteguy.
