Au cœur du chantier naval de Saint Nazaire, STX France concentre activités high-tech et logistique pour concevoir des paquebots géants. Le groupe a confié à Esker la dématérialisation de ses 50 000 factures fournisseurs annuelles.
Le projet vise à doubler la capacité de traitement des factures du constructeur, notamment celles liées à la construction du « Harmony of the Seas », tout en modernisant son service comptabilité fournisseurs avec une solution SaaS intégrée à SAP. « Face à un doublement du nombre de factures consécutif à une hausse de nos activités, nos objectifs étaient multiples : remplacer les factures papier par des emails, éliminer les taches de saisies des données et celles de génération des workflows, faciliter la validation des workflows par les opérationnels, fournir une meilleure connaissance du statut de la facture, améliorer les prévisions de trésorerie, payer les fournisseurs dans les temps et, enfin, réduire les coûts de la fonction comptable fournisseur », explique Thierry Pralong, responsable comptabilité du groupe STX France.
Programmé en octobre 2013, le passage sur SAP constitue la première étape du projet. Le groupe prend ensuite le temps de maitriser son nouvel ERP avant de s’atteler à la dématérialisation des factures fournisseurs. Près de 4000 professionnels représentant une centaine de corps de métiers différents interviennent sur les chantiers navals. « Nous étions à la recherche d’une solution qu’il suffirait de connecter à SAP, sans autre développement à réaliser. La solution Esker a répondu à nos attentes en termes d’ergonomie et de richesse fonctionnelle. Tableaux de bords personnalisés, tri intelligent des factures, priorisation des tâches sont quelques fonctionnalités que nous n’avions pas anticipées mais qui ont changé le quotidien de nos équipes. L’adoption a été très rapide, avec très peu de résistance. Les personnes ont vite compris les gains qu’ils pouvaient trouver dans une solution de dématérialisation », souligne Thierry Pralong.
500 personnes pour valider les factures chaque mois
« STX cherchait à maitriser ses processus d’approbation des factures, avec plus de 500 approbateurs et un turnover de 5% sur cette population, une problématique liée au métier de cette entreprise qui fonctionne par chantier, les programmes de construction de bateau, pour qui les interlocuteurs changent régulièrement. La solution mise en place pour STX utilise le connecteur standard Esker on Demand pour SAP », ajoute Thomas Honegger, directeur de la filiale France d’Esker.
Outre un classique gain de temps, le concepteur de navires a enregistré de meilleures visibilité et traçabilité des factures via un suivi en temps réel depuis la plateforme Esker. Il a également perçu une nette valorisation du métier de comptable avec une diminution des tâches répétitives au profit d’activités à plus forte valeur ajoutée : gestion des litiges, relation avec les fournisseurs, suivi proactif des dossiers, etc. Déployée en moins de deux mois, la solution gère aujourd’hui 100% du flux de factures fournisseurs de STX France. « Nous communiquons actuellement auprès de nos fournisseurs pour leur proposer de remplacer l’envoi des factures papiers par des factures électroniques. Au bout de 3 mois nous étions à 15 % de fournisseurs convaincus, nous visons les 50 % sous 6 mois et 80 % dans un an », indique Thierry Pralong.
