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La numérisation de documents, la dématérialisation, ainsi que de l'archivage électronique, doivent être vus comme partie intégrante du système d'information et non pas comme quelque chose de supplémentaire à gérer.
Il est important avant tout de bien comprendre les enjeux qu’il y a derrière la maîtrise de son information, tant dans le domaine public que privé. Nous reprenons à ce sujet les propos d’Alain Juillet (ancien haut responsable à l’intelligence économique) : “La sécurisation de l’information et son organisation ne constituent pas une fin en soi mais correspondent à l’étape indispensable avant de pouvoir transformer les données en connaissance…”. Cette phrase est lourde de conséquence dans la mesure où elle montre bien la nécessité de disposer d’un système d’information efficace, bien gouverné, et sécurisé afin de pouvoir véritablement exploiter cette base d’informations. Ces dernières sont toutes plus ou moins riches et destinées à être pleinement valorisées. C’est en cela que la notion de patrimoine informationnel prend également tout son sens comme véritable richesse de toute organisation, pour peu que l’on en soit d’une part conscient et d’autre part capable de l’identifier, de le sécuriser, de l’exploiter. Ceci afin de pouvoir au final le valoriser à sa juste valeur pour en tirer tous les avantages.