On ne compte plus les atouts fonctionnels du MFP ni ses déclinaisons. Mais, si la mise en place d'une flotte de multifonctions rationalise les coûts et améliore la productivité, il n'est pas toujours évident de profiter de toutes les ressources du matériel. On peut voir le multifonction comme une imprimante et un scanner mutualisés ou chercher à l'intégrer totalement aux rouages de l'entreprise.
La plupart des offres sont accompagnées de solutions logicielles censées faciliter cette intégration. Et pour cause, la connexion d’un MFP au système d’information de l’entreprise redistribue les cartes de la gestion globale du contenu et consolide la gouvernance documentaire. Conçu pour communiquer dès lors qu’il est connecté sur un réseau local, le multifonction devient un périphérique dont les équipes IT ont de plus en plus la charge. “L’intégration au SI d’un ou plusieurs multifonctions se fait en fonction du besoin du client et de ses usages”, souligne Daniel Mathieu. “Il est donc indispensable d’effectuer en amont une phase d’audit en lien avec la politique de gestion documentaire que l’entreprise souhaite mettre en place. Cette phase permet de mettre en évidence des impératifs d’usage, de contraintes de sécurité ou d’exigences de services. Les utilisateurs vont pouvoir bénéficier de multifonctions efficaces, adaptés et géographiquement bien placés. La productivité devient dès lors optimale ou pour le moins en phase avec la politique de gestion documentaire de l’entreprise”. L’approche débouche logiquement sur des recommandations d'infrastructure matérielle et logicielle incluant impression et dématérialisation. Les bases d’une intégration reposent sur des logiciels spécialisés dans l’administration réseau des solutions et la gestion du flux documentaire. Et les fabricants ont pour le moins ici un rôle de conseil. La tendance est même à la prestation complète : une entreprise peut aujourd’hui légitimement se poser la question de savoir si elle procède à un appel d’offre, achète ses produits et assure leur intégration par l’intermédiaire de son service informatique ou bien si elle confie cette tâche à un expert en services bureautiques. L’arsenal de moyens mis à disposition est large, tant l’intégration d’un multifonction au SI de l’entreprise est soumise à des critères de compatibilité et d’évolutivité.
