Les défis de la capture de documents

La gestion globale des documents s'appuie sur le stockage et la récupération des documents. Mais elle nécessite en amont une capture des données, souvent couplée avec des solutions de routage, avec pour objectif d'injecter les flux d'information dans la GED tout en assurant la cohérence et la validité des données mises à disposition.

Il faut le reconnaître, dans les projets de dématérialisation, la capture des données est loin d’être le volet le plus excitant. Et pourtant, sans données numérisées, sans flux d’informations correctement aiguillées, l’entreprise dématérialisée se réduit à un vague concept. Essentielle pour consolider le fameux triptyque document entrant, circulant et sortant, la capture est d’abord un processus que toute entreprise met en jeu, que celle-ci possède ou non une stratégie de gestion des documents. En effet, depuis déjà longtemps les organisations capturent des documents tous les jours. Mais ces tâches ne sont pas forcément maîtrisées quand elles ne sont pas purement et simplement ignorées. “C’est la base de la capture, vous numérisez un document et vous l’archivez sous sa forme d’image quelque part… et vous l’oubliez !”, illustre Allen Carney, Vice President, Product Marketink, chez Kofax. “A un cran supérieur, il y a la capture avancée : vous scannez un document et ce qu’il contient est automatiquement lu, il est ensuite transmis à la personne concernée. Ce peut être par email ou en l’intégrant directement dans le système CRM ou l’ERP de l’entreprise. On appelle ceci le scan to process : utiliser la capture de document pour initier un processus basé sur le document”.