Dématérialisation et cloud, un tandem nature

Les services d'externalisation trouvent dans les ressources du SaaS un nouveau souffle. Traitement et archivage des documents à distance bénéficient d'une souplesse accrue mais la sécurité reste une préoccupation importante pour les entreprises.

Confier factures, contrats et documents RH à un tiers hors de l’entreprise est un cap qui se franchit toujours avec une certaine tension. Et pourtant, les opportunités que laisse envisager l’adoption du cloud dans la conduite globale de l’entreprise sont bel et bien réelles. Readsoft les rappelle dans son livre blanc “Traiter vos factures sur site ou dans le cloud”, en reprenant des analyses de Gartner. Parmi les arguments avancés en faveur de l’utilisation de solutions dans le cloud figurent les prestataires qui, en améliorant les capacités de traitement des langues locales de leurs solutions, stimulent la croissance globale du mode SaaS. Sont également cités les avantages liés au faible investissement initial, qui font du SaaS une alternative attractive dans les régions émergentes, le manque de ressources (existantes ou disponibles) au sein des services informatiques, l’augmentation du nombre de cadres parmi les acheteurs et les prescripteurs et, enfin, la maîtrise croissante d’internet, les améliorations en termes de sécurité et une meilleure acceptation d’un mode services en tant qu’alternative. “Pour saisir les avantages de la dématérialisation dans le cloud, il faut remettre les choses en perspective”, explique Xavier Lainé, PDG de Primobox. “Un projet de dématérialisation hors cloud demande de disposer d’une infrastructure technique et d'hébergement, d’une équipe informatique dédiée et spécialisée pour l’installation et la maintenance des solutions logicielles et des briques de confiance comme, une GED, des certificats électroniques, des logiciels de signature, d'horodatage et d’archivage légal. De plus, il faut faire en sorte que ces outils fonctionnent correctement ensemble, garantir la conformité de votre système aux normes et lois en vigueur et, enfin, être capable en cas de changement de norme de revoir l’ensemble de votre système. Tout cela, sans compter les aspects juridiques inhérents à toute solution de dématérialisation et différents en fonction des flux traités. Contrats, factures, bulletins de paie n’empruntent pas forcément les même circuits. Vous comprendrez donc aisément pourquoi même les grands groupes font appel à des solutions SaaS éditées par des opérateurs spécialisés maîtrisant parfaitement l’ensemble de ces sujets. Quant aux PME/PMI, sans le cloud, elles n’auraient aucune chance au regard des coûts induits. Les offres de dématérialisation dans le cloud intègrent l’ensemble de ces outils, orientent vos documents vers le bon flux de traitement, vous garantissent une parfaite conformité normative et législative et vous permettent de bénéficier des améliorations techniques au fur et à mesure de leurs mises à jour. En plus, elles sont moins coûteuses, plus rapides à mettre en oeuvre et certaines vous couvrent même contre tout risque juridique. Votre ROI est quasi immédiat”.