L’industriel de la cosmétique s’est lancé dans un projet de dématérialisation au long cours, modernisant sa gestion documentaire à la faveur d’un regroupement de ses sites parisiens.
Trois chiffres résument le projet Cap Rocher du groupe éponyme : l’équivalent de 771 armoires éliminées, près de, 1,5 millions de pages mutualisées et sécurisées, et 19 millions de pages recyclées. Une rationalisation entamée en 2012 lorsque la direction générale décide de regrouper 5 de ses 6 sites parisiens à Issy les Moulineaux. Les responsables entendent alors réallouer la surface des armoires en surface utile pour le déménagement, préserver la mémoire de l’entreprise tout en contribuant à son efficacité, et participer au développement durable. « Ce projet visait à proposer des solutions et des outils, tant internes qu’externes, pour classer, imprimer, scanner, archiver, détruire, centraliser, prioriser, privatiser et bien sûr partager tous nos documents, tant papiers qu’électroniques. C’était avant tout l’opportunité, pour nous tous, d’organiser au mieux nos documents, qu’ils soient papiers ou numériques, qui nous envahissaient et après lesquels nous courrions régulièrement », explique Soizick Monfort, chef de projet utilisateur & document manager pour le groupe Rocher. Il faut équiper d’une GED 17 directions, optimiser le partage des données entre les métiers, diminuer l’archivage papier et développer de nouvelles méthodes de conservation. Près de 1100 collaborateurs sont concernés.
Une GED basée sur un socle générique
À l’issue d’un appel d’offres le groupe Rocher retient Docuware. Parmi les critères conduisant à ce choix, la solution devait être basée sur un socle générique avec des plans de classement adaptés à chaque direction, et une interface intuitive. Fin 2012, CD-DOC est chargé de l’intégration de la GED. Incluant la création des plans de classement métiers correspondant au back office documentaire des différents services, une phase pilote permet de réaliser un paramétrage fin de l’application. La mise en place du projet a duré 14 mois pendant lesquels trois personnes ont été affectées en interne à la coordination. « L’équipe projet a formé les différents leaders métiers, qui par la suite ont formé l’ensemble des utilisateurs. Nous avons parallèlement ouvert des chantiers de numérisation. La principale difficulté à ce stade a été d’impliquer les utilisateurs. Certains ont fait preuve d’une réticence au changement mais une fois qu’ils se sont servis de la GED, l’usage s’est forgé naturellement ». souligne Soizick Monfort. Une trentaine de plans de classement a été réalisée. La numérisation alimente elle aussi la solution. « Nous avons mis en place la GED transverse, placé un moteur de règles de la gestion du cycle de vie documentaire et un module spécifique de cosmétovigilance », explique Théo Ivar, directeur des opérations chez CD-DOC.
Au nouveau siège de l’entreprise, les processus de numérisation fonctionnent aujourd’hui à plein régime, notamment dans les services de la R&D et des affaires réglementaires. Prochaines étapes, accéder à des fonctionnalités plus poussées, poursuivre le travail d’évangélisation auprès des utilisateurs, et, à terme, permettre au groupe d’exploiter directement les données de ses différents ERP.
Auteur : Frédéric Bergonzoli
