Les analystes de Gartner ont débattu de l'optimisation des coûts informatiques lors du Sommet 2013 Gartner IT Financial, Procurement & Asset Management, les 11 et 12 septembre à Londres
Selon Gartner, bon nombre d'organisations, après des années de baisse tactique des coûts, sont aujourd'hui confrontées à la difficulté d'optimiser continuellement leurs coûts IT, en partant du constat que l'optimisation est une pratique sans fin.
Les freins aux limites des coûts sont dans les mentalités
D'après l'étude mondiale réalisée auprès de 2053 DSI, 65 % des personnes interrogées ont déclaré que le principal frein à l'optimisation continue des coûts IT tenait aux mentalités (à savoir la possibilité pour toutes les ressources de travailler, en avançant dans la même direction et avec le même objectif). Les DSI ont le sentiment que les organisations, à condition d'être suffisamment motivées et animées par un même objectif, auraient un plus fort impact en termes d'économies.
«Les organisations n'obtiennent pas souvent les résultats escomptés de leurs initiatives d'optimisation et les coûts finissent par repartir de plus belle, explique Sanil Solanki, Directeur de Recherche chez Gartner. Les DSI doivent envisager d'intégrer dans les pratiques d'optimisation des coûts cinq principes clés servant de socle à l'optimisation continue. Ces principes visent à pallier le danger des initiatives de coûts tactiques, qui donnent l'impression de générer des économies à court terme mais se traduisent en fait par des dépenses accrues à long terme».
Afin d'optimiser continuellement les coûts IT et d'éviter les écueils consécutifs à la réduction tactique des coûts, les DSI doivent intégrer les cinq principes clés suivants dans leurs initiatives d'optimisation pour pérenniser le succès de l'entreprise.
1 Transparence
Des pratiques de transparence IT très matures sont considérées comme une condition sine qua non à la prise de décisions pertinentes en matière d'offre et de demande. De nombreuses organisations peuvent ainsi optimiser et réduire leurs coûts à bon escient, tout en préservant l'essentiel pour l'entreprise. Les services IT doivent être définis et validés par l'entreprise dans un souci de transparence et d'optimisation des coûts. L'efficience de la transparence doit être considérée en définissant les résultats de l'entreprise. Cela n'est possible que dans la mesure où l'informatique et l'entreprise sont convenues expressément du rôle que joue l'informatique envers l'entreprise et des besoins de l'entreprise en matière d'informatique.
La transparence se traduit par des avantages supplémentaires : meilleure gestion de la demande, identification de la valeur d'entreprise, possibilité de gérer l'informatique comme une entreprise, capacités supérieures d'estimation de l'informatique et meilleure commercialisation globale des capacités informatiques en général. A défaut de transparence, les pires craintes des décideurs d'entreprises se vérifient très souvent. Avec la transparence, au contraire, l'organisation informatique peut modifier le rôle qu'elle entend jouer dans l'entreprise et entamer différentes discussions de valeurs pour équilibrer les coûts par rapport aux avantages procurés par les efforts et les services à caractère informatique.
2 Agilité
L'un des facteurs les plus importants sur la voie d'une optimisation continue dépend de la capacité d'adaptation accélérée de l'organisation aux objectifs internes et aux conditions externes. Le défi de l'optimisation des coûts IT consiste à tenter, non pas uniquement de réduire les coûts IT unitaires, mais aussi de maintenir en souplesse l'équilibre entre des coûts unitaires plus faibles et le sourcing IT, afin de permettre à l'organisation de supprimer ou d'ajouter des ressources/des coûts prenant en compte tout changement résultant de facteurs aussi bien internes qu'externes.
Attention aux contrats à long terme
Un autre problème fréquent survient lorsqu'une organisation a réussi à réduire sensiblement ses coûts. Elle se retrouve alors avec une majeure partie de ses coûts fixes et liée par des contrats à long terme avec ses fournisseurs et prestataires de services. L'organisation est alors incapable de réduire ou d'éliminer les nouveaux coûts si les besoins en informatique diminuent, à moins de s'acquitter d'importantes pénalités de ruptures de contrat. Cette situation est également susceptible de restreindre la possibilité de l'organisation d'augmenter de façon récurrente ses capacités. Le sourcing IT à géométrie variable peut par conséquent constituer une excellente plate-forme d'optimisation continue. En adoptant l'agilité comme principe clé d'optimisation, l'organisation pourra évaluer les initiatives et les hiérarchiser, en plaçant les coûts souples en haut de l'échelle. Une fois ces initiatives mises en œuvre, la gestion de la demande devient alors une priorité pour limiter la consommation en informatique au strict nécessaire et offrir à cet égard des options permettant à l'entreprise de s'engager sur une voie optimisée et cohérente orientée à la baisse.
3 Responsabilité
Pour bien optimiser l'informatique, il est indispensable de revoir à la fois l'offre et la demande. Les organisations considèrent trop souvent l'optimisation comme un moyen de mieux répondre aux demandes de l'informatique. Cette situation peut instaurer une culture où l'informatique devient réactive aux besoins de l'entreprise mais insuffisamment proactive pour être en mesure de peser sur la demande. Pour améliorer continuellement l'informatique, les responsables doivent prendre en charge l'avenir de leur département, au minimum en s'impliquant dans l'entreprise pour gérer les capacités, les caractéristiques et les prestations offertes par l'informatique. En étant en mesure de mieux anticiper avec un certain degré de certitude les demandes IT, les responsables informatiques seront en position de force pour effectuer le sourcing dans les meilleures conditions. Notre stratégie pour faire prendre conscience aux entreprises de ses demandes IT fait appel aux techniques du chargeback et du showback.
4 Simplification
En termes d'optimisation des coûts, la simplification passe par la réduction de la complexité afin d'abaisser les coûts. Les systèmes IT sont par nature complexes ; mais ce sont le manque de plateformes standard, les processus opérationnels incohérents, les services IT et niveaux de services mal définis qui ont tendance à faire davantage grimper les coûts IT.
On conviendra qu'outre la complexité, d'autres facteurs interviennent pour augmenter les coûts IT (par exemple, la qualité du personnel informatique, celle de l'encadrement, ou encore la situation géographique). Cependant, la complexité impose bel et bien une charge supplémentaire inutile, qui peut atteindre selon les estimations de Gartner 25% sur la base du coût unitaire. En d'autres termes, une même unité de travail peut dans un environnement particulièrement complexe représenter un surcoût de 25% par rapport à un environnement rationalisé.
L'objectif ne peut être cependant en aucun cas la simplification au détriment de la valeur de l'entreprise. Au contraire, les organisations suffisamment matures en termes d'optimisations des coûts IT ont identifié et éliminé les niveaux inutiles de complexité. Ces niveaux inutiles, ce sont les domaines où la complexité n'apporte pas de valeur ajoutée à l'entreprise.
5 Discipline
Les organisations en mesure de démontrer une amélioration continue et de concrétiser les initiatives prévues considèrent l'optimisation des coûts comme une discipline, et non comme un projet autonome ou ponctuel. Le principe de discipline commande la présence d'un responsable au plus haut niveau (en principe le DSI) pour assurer la gestion de l'optimisation des coûts. Il est indispensable de gérer proactivement l'optimisation des coûts, en se fixant des objectifs à long terme et en se dotant de tableaux de bord et de statistiques de mesure des progrès accomplis, au lieu d'attendre que la Direction fixe des objectifs de façon arbitraire. Les organisations qui s'acquittent bien de cette tâche s'entourent souvent d'une équipe composée de professionnels extérieurs à l'IT de façon que soient pris en compte, dans les solutions d'optimisation, les résultats et contraintes de l'entreprise plutôt que des caractéristiques purement techniques.
Le rapport de Gartner, «Five Principles Underpin IT Cost Optimization» (Cinq principes sous-tendent l'optimisation des coûts informatiques) présente une analyse plus approfondie. Un exemplaire gratuit du rapport est disponible sur le site web de Gartner à l'adresse :
https://www.gartner.com/technology/user/pcpreg/prospectLandingPage.jsp?srcId=1-3202164571
Sommet européen Gartner IT Financial, Procurement & Asset Management 2013
La convergence des facteurs sociaux, des technologies mobiles, de l'informatique en nuage et des lourds contenus, est en train de réécrire les règles de l'informatique. Les tendances de fond comme la migration vers le Cloud se traduisent par «des dispositifs personnalisés». Il est impossible d'échapper à l'explosion de toutes ces technologies dites «intelligentes» («smart» en anglais), ni même de les freiner. Lors du Sommet, les analystes de Gartner ont expliqué comment optimiser les coûts, mettre en valeur les investissements existants, minimiser les risques et prendre des décisions avisées en matière de nouveaux achats.
A propos de Gartner
Fondé en 1979, Gartner, Inc. est le leader mondial du conseil aux entreprises en matière de technologies de l'information. Basé à Stamford (Connecticut, USA), Gartner emploie 5500 personnes dont 1402 analystes et conseillers et dispose de clients dans 85 pays. Pour en savoir plus, rendez-vous sur www.gartner.com.
Article : Gartner – Traduction de l'anglais : Didier Rose
