L’école de commerce du Sud-Ouest optimise sa comptabilité fournisseurs avec un processus entièrement dématérialisé par Yooz.
Chaque année, Toulouse Business School (TBS) forme plus de cinq mille étudiants dans ses trois campus de Toulouse, Barcelone, Casablanca et dans son antenne Parisienne. Une organisation décentralisée qui pousse cette entreprise à initier en 2014 une réflexion autour de la modernisation de son processus achats. TBS génère un CA de 45 millions d’euros et s’appuie sur l’expertise de 250 personnes, mais les ressources internes ne permettent pas de répondre aux besoins identifiés. L’école recherche donc un produit clé en main et compatible avec les systèmes d’information existants, notamment avec leur logiciel comptable Sage 100. La solution SaaS de Yooz a été retenue.
« L’enjeux le plus critique dans notre projet était la standardisation du processus achat. En réalité nous cherchions une solution on premise, mais après la démonstration de Yooz, nous avons estimé que l’apport fonctionnel primait sur l’aspect on premise, qui pourtant était une exigence technique. Comme Yooz nous a assuré un temps de réponse identique à une solution on premise – ce qui s’est confirmé par la suite – cette exigence devenait secondaire », explique Georges Forn, DSI du Groupe TBS. La solution testée en octobre 2014 puis déployée en décembre fait l’unanimité auprès de la direction et des 150 utilisateurs de l’application. Moins de deux mois ont été nécessaires pour paramétrer Yooz et mettre en place un processus PtoP, depuis la gestion des achats jusqu’au paiement des factures fournisseurs.
Homogénéisation et structuration des processus
Sur la partie achats, l’objectif était de supprimer le traitement des documents papier pour éradiquer les problèmes associés et de mettre en place un processus homogène pour tous les services, en particulier pour la saisie des bons de commande. Yooz a centralisé les achats du groupe autour de dix circuits de validation distincts et des trois campus. Le délai moyen de traitement d’un bon de commande est alors passé d’un mois à moins de cinq jours. Un gain de temps a également été mesuré du côté des factures fournisseurs grâce au rapprochement factures/commandes et l’usage de l’OCR mis en place. L’intégration automatique des écritures dans l’ERP comptable a été un autre bénéfice.
Peu de freins ont été observés. Les responsables ont privilégié des formations fonctionnelles métier répondant aux questions et craintes des utilisateurs, et un support téléphonique. Entre l’homogénéisation et la structuration de ses processus, la réduction des délais de traitement, le renforcement de la traçabilité, l’archivage centralisé des documents numériques et l’amélioration du confort de travail de ses collaborateurs, TBS dresse un bilan positif. « Nous avons eu la bonne approche, l’implantation rapide de la solution a été un succès. Nos prochains développements porteront sur le couplage entre Yooz et Sage i7 pour que les écritures se passent automatiquement, et la synchronisation du référentiel « tiers » avec la gestion de la scolarité et la gestion comptable. Yooz sera ainsi totalement intégré au système d’information», souligne Georges Forn.
Auteur : Frédéric Bergonzoli
