Comment rendre l'usage du multifonction plus intuitif tout en le transformant en périphérique intelligent intégré au système d'information de l'entreprise ? A chaque fabricant sa recette, forcément adaptée aux plateformes qu'il commercialise mais qui laisse toutefois aux DSI une bonne marge de manœuvre.
En matière de bureautique, rien n'est a priori plus simple que d'adapter un MFP aux attentes de l'entreprise. Imprimer et copier ne débouche sur aucune action complexe. Appliquer des règles d'usage conformes à une politique d'impression, par exemple forcer l'impression en noir et blanc ou systématiser le recto verso, ne demande pas d'expertise particulière. Si l'administrateur de la flotte se charge d'effectuer ces réglages avec des outils dédiés, la maîtrise des paramétrages est en effet à la portée de tout le monde. D'autant que les ressources des multifonctions disponibles sur le réseau s'appuient sur des protocoles standards du type SNMP. De PCL à Postscript, les langages d'impression partagée sont parfaitement maîtrisés d'un constructeur à l'autre. Un minimum pour des multifonctions voués ces dernières années essentiellement à imprimer. A l'heure du Cloud, c'est plutôt du côté de l'interface homme machine qu'il faut chercher les meilleures possibilités d'intégration du MFP et donc du savoir-faire de son concepteur. Que ce soit à partir des panneaux de commandes tactiles de plus en plus larges ou des écrans déportés sur les postes de travail ou bien encore depuis les terminaux mobiles, la numérisation se place au cœur d'échanges bien plus élaborés que l'impression et la copie. La capture des documents crée en effet des données susceptibles d'alimenter différents workflows. Pour les constructeurs, il a fallu faire évoluer les mentalités en cessant de présenter les MFP comme des postes de coûts mais comme une technologie à valeur ajoutée. «La capacité de programmation d'un multifonction a un impact majeur dans l'intégration aux processus de dématérialisation des documents avec une réponse pertinente aux enjeux des entreprises en termes de productivité, de contrôle des coûts, de sécurité et d'intégration informatique», souligne Christian Arthaud, chef de produits chez Canon. «La personnalisation des multifonctions systématise le “bon usage”. Mais les entreprises cherchent aujourd'hui à rationaliser leurs coûts tout en augmentant la sécurité et la productivité. La maîtrise de la capture des documents, du traitement des informations, de l'intégration dans les processus de travail des entreprises et de l'impression doit être prise en compte dans sa globalité».
Les fameuses fonctions scan to sont l'illustration de traitements simples prédéfinis par les fabricants. Ces derniers choisissent de réduire à l'extrême les commandes disponibles ou à l'inverse de les multiplier, en laissant toujours dans les deux cas la possibilité d'en créer ou d'en supprimer. Les études de terrain montrent en réalité que les utilisateurs n'exploitent qu'une partie réduite des commandes proposées en standard. Les concepteurs de solutions cherchent donc à adapter très précisément leurs multifonctions aux habitudes de travail de ces utilisateurs. L'approche nécessite de faire dialoguer le matériel avec le SI de l'entreprise, de le personnaliser et de le programmer pour en faire un outil de dématérialisation efficace. «Les fonctions scan to ne font que convertir un document papier, par définition non structuré, en un document numérique mais toujours non structuré», explique Etienne Maraval, directeur marketing et communication chez Lexmark. «Il faut donc structurer cette information au moment de sa numérisation, en lui rajoutant des paramètres d'indexation et permettre à cette information d'être accessible à partir des logiciels de gestion de l'entreprise. Ceci passe par la personnalisation du multifonction».
Donner de la souplesse aux usages et de la valeur ajoutée au matériel
«La personnalisation ou la programmation d'un multifonction est un moyen de renforcer son efficacité lors de tâches répétitives d'acquisition d'un document, par exemple», souligne pour sa part Nicolas Cintré, responsable marketing produits chez Brother. «Programmer un multifonction c'est également apporter une valeur ajoutée aux utilisateurs en simplifiant son utilisation : créer plusieurs profils de numérisation avec un nom explicite pour l'utilisateur qui numérisera en fonction du besoin, vers un serveur FTP, un dossier partagé ou un encore un service cloud. D'un point de vue technique, la dématérialisation d'un document doit prendre en compte différents critères de résultat : monochrome ou couleur, recto-verso bord long ou bord court, résolution, type de fichier et type d'application cible, par exemple. Ces paramètres ont une influence sur le poids des documents générés et le dimensionnement des supports de stockage ou encore sur leur compatibilité lors d'une intégration workflow».
Une majorité de MFP offre en standard la possibilité de personnaliser l'interface utilisateur, de choisir ce que l'on veut afficher et l'ordre dans lequel on veut l'afficher, le tout à travers des paramétrages simples d'accès. «L'adhésion des utilisateurs aux nouveaux usages de numérisation et les gains en productivité sont d'autant plus efficaces que les solutions mises en place sont simples et ergonomiques», confirme Philippe Genty, chef de produits chez HP. «Les profils de numérisation préconfigurés permettent de gagner du temps en lançant des tâches de workflow en appuyant simplement sur un bouton. Les paramètres de numérisation, les formats de fichiers et les destinations de fichiers qui sont utilisés pour la numérisation de factures, par exemple, sont préconfigurés. L'utilisateur n'a qu'à répondre éventuellement à des questions qui lui sont posées. Ses réponses sont traitées comme des métadonnées, autant d'informations qui servent à classer les documents au bon endroit». La politique d'impression se nourrit de ce type de fonctions autorisant ici la suppression d'un bouton de copie, là l'envoi numérique localisé, là encore l'interdiction de numériser. Désormais répandu, ce premier niveau de personnalisation convient à de nombreuses organisations. Mais pour coller aux spécificités métier des entreprises, le MFP ainsi customisé montre des limites. Deux approches principales permettent d'adresser une frange plus large d'entreprises. La première consiste à effectuer un développement propriétaire autour de la solution exploitée par le client. Sa faiblesse est de nécessiter des adaptations récurrentes à mesure qu'applications et matériels évoluent. Un point particulièrement pénalisant qui conduit les constructeurs adeptes de cette stratégie à proposer peu d'applications compatibles à leur catalogue et, finalement, à montrer peu de flexibilité.
Le boom des technologies web
La seconde approche repose sur les services web qui constituent des technologies plus ouvertes permettant une plus grande intégration. A charge pour le constructeur d'ouvrir le cœur de ses machines à des expertises tierces, typiquement son réseau de distributeurs, en fournissant des kits de développement basés sur des technologies facilement exploitables. «Les fonctions de numérisation et d'OCR présentes sur l'ensemble des multifonctions, permettent, dans de nombreux cas simples, de se passer de l'achat de scanners dédiés, mais ces fonctions basiques ne permettent pas l'intégration des documents dans les processus métiers» explique Jean-François Maumy, chef de produits chez Xerox. «Nos applications et notre plateforme EIP offrent la possibilité de développer une interface tactile simple et efficace, à partir de laquelle l'utilisateur pourra accéder à son application métier. Cette interface tactile personnalisée et sécurisée permet d'augmenter la rapidité et la fiabilité du processus documentaire. Il est ainsi possible d'accéder directement à des applicatifs métier virtualisés et aux principales solutions cloud du marché. Le périmètre fonctionnel des MFP est alors étendu au travers de capacités applicatives nouvelles et d'une utilisation sécurisée et personnalisée du système multifonction». Si Xerox possède sa plateforme EIP, on trouve l'équivalent auprès de nombreux concurrents : BSI chez Brother, Meap chez Canon, OXP chez HP, Hypas chez Kyocera, OpenAPI chez Konica, XOA chez Samsung, OSA chez Sharp, pour ne citer qu'eux.
Pour dialoguer, MFP et applications ont d'abord utilisé des firmwares propriétaires et fermés. Des outils supervisés par la technologie Java ont ensuite intégré le cœur du multifonction dans le cadre d'applications serveurs. Les fabricants se tournent aujourd'hui vers les services web qui facilitent la gestion et la personnalisation des interfaces, exactement comme le font les technologies web 2.0 en privilégiant le rôle client. «Les avantages d'une infrastructure client-serveur sont multiples : une simple mise à jour de l'appli sur le serveur, et c'est l'ensemble des MFP connectés qui en bénéficient», souligne Nicolas Cintré. «Pas de ralentissement du MFP car les ressources sont mobilisées sur le serveur. Pas de limitation de mémoire sur le MFP, les applis sont stockées sur le serveur». Les kits de développements mis à disposition offrent la possibilité de créer des interfaces adaptées et fluides. Chaque constructeur développe en parallèle des connecteurs, simples passerelles ou véritables modules prêts à l'emploi, qu'ils commercialisent le plus souvent sur des marchés verticaux. Oki, par exemple, multiplie les offres à destination des huissiers, des restaurateurs ou des architectes. La plupart de ses concurrents font exactement la même chose. L'intérêt du connecteur est de pouvoir communiquer avec un serveur directement dans son propre langage et de permettre le routage des données dans les processus de production. L'application métier est alors accessible à partir du multifonction dont elle se sert comme point d'entrée pour distribuer les documents numérisés dans le système d'information de l'entreprise. Placés entre le multifonction et le SI, ces connecteurs automatisent différents processus : boutons, menus standards et prédéfinis, dont constructeurs de MFP tirent parti sur leurs modèles. Pour aller plus loin, il faut être en mesure d'associer des informations supplémentaires aux données traitées en fonction des différents profils de numérisation. On peut évidemment savoir qui numérise quoi, mais ce n'est pas là le plus intéressant. Dès la sortie du MFP, on peut surtout commencer à faire de l'indexation de document ou initier un processus de circulation du document à travers différents workflows. La mise au point de ces connecteurs n'est cependant pas la chasse gardée des concepteurs de MFP. Des sociétés de services spécialisées fournissent elles aussi des solutions variées.
Trois grands niveaux d'intégration
L'entreprise peut aujourd'hui exploiter le multifonction presque comme elle l'entend. Les scénarios d'intégration sont aussi nombreux et divers que les activités et la culture de chaque société. On peut toutefois identifier différents paliers qui caractérisent le degré de cette intégration au système d'information, le type de services qui peut en découler et, finalement, la part d'intelligence avec laquelle le document se fond dans l'organisation globale de l'entreprise. Premier niveau, la connexion physique du MPF au réseau, via une interface Ethernet ou sans fil. Le périphérique connecté met à disposition ses grandes fonctions : de la télécopie s'il est relié à un serveur de fax, de l'e-mail avec un serveur de messagerie, du transfert de document numérisé s'il a accès à un espace de stockage sur un serveur. Deuxième échelon à partir duquel on pénètre un peu plus la logique du SI, la mise en place des droits d'accès. Annuaire local, services courrier, fax, serveurs, répertoires d'archivage, autant de cibles à administrer et sécuriser. «La meilleure façon d'intégrer un multifonction dans le SI de l'entreprise est l'intégration via le LDAP incluant les configurations de sécurité requise», indique Nicolas Guetin, Sales Director EMEA chez Dell. Lorsque les utilisateurs sont identifiés, un troisième niveau permet d'affiner les traitements. Ici, une application vient épauler le multifonction pour l'aider à communiquer avec d'autres environnements, SAP ou As 400 par exemple, à travers les fameux profils de numérisation associés à certaines actions. Il est alors simple d'aiguiller sur un serveur dédié une source de données en provenance d'un scanner ou d'un fax, appliquer au flux reçu un OCR et adresser le fichier vers une destination programmée, e-mail, imprimante, répertoire partagé ou serveur FTP. «L'intégration d'un multifonction dans le SI de l'entreprise doit être réfléchie en termes d'efficacité et de productivité d'un processus métier de l'entreprise», explique Jean-Pierre Blanger, directeur des offres de services chez Ricoh. «Ainsi posée, la meilleure façon d'intégrer un multifonction est celle qui permet une continuité accessible simplement et sans ambiguïté par les acteurs du processus dans l'organisation. Par exemple, l'intégration d'une pièce comptable dans un dossier client, qui trouvera certainement avantage à pouvoir être numérisée, après avoir choisi sur l'écran du multifonction un type de pièce et un numéro de dossier client. Dans tous les cas, la sécurité d'utilisation est à considérer dans le choix de l'intégration. Pour une organisation dotée d'agences, il est préférable de se tourner vers des solutions qui gèrent les déploiements centralisés des extensions logiciels et la sécurité des transferts de documents entre les multifonctions et le SI de l'entreprise».
Des données sécurisées
Pour Christian Arthaud, la meilleure façon d'intégrer un multifonction au SI d'une entreprise est de décrire et de définir en amont entre le client et le fournisseur, la nature, les processus, les outils et les profils des personnes qui vont délivrer les services. «Cette définition en amont aura pour avantage d'assurer la mise en œuvre de la nouvelle solution tant au niveau matériel que logiciel dans l'environnement client, afin de garantir une transition transparente en s'appuyant sur une méthodologie établie, pouvant aussi intégrer de la formation et de même une aide à la communication dans le cadre du déploiement du projet. La notion de service est essentielle afin d'assurer le support, la maintenance et la gestion des flux documentaires autour des projets et solutions output management et information management dans les entreprises», explique-t-il.
Si l'objectif recherché dans ces approches est réellement d'adapter les MFP aux clients et non l'inverse, les volets sécurité et mobilité ne sont pas négligés. «L'intégration au SI de l'entreprise passe par la capacité d'intégrer le multifonction dans les applications métier de l'entreprise, le respect des exigences liées à la sécurisation des documents, une comptabilisation précise des coûts d'impression ainsi que par la prise en compte des travailleurs mobiles», souligne Jean-François Maumy. Avec des moyens plus riches d'accès distants, les offres de services d'impression en situation de mobilité pèsent elles aussi dans les échanges avec le SI. Les données qui transitent font l'objet d'un contrôle dont l'efficacité varie selon l'équipement du multifonction connecté. Une fois sur le réseau de l'entreprise, les données en provenance des MFP sont traitées comme toutes les autres. Mieux vaut s'assurer qu'elles ne constituent pas une menace ou qu'elles ne puissent être facilement interceptées.«Une connexion réseau Ethernet Gigabit permet de partager les périphériques d'impression et d'imagerie de manière plus simple et fiable», explique Philipe Genty. «Avec du Gigabit vous n'avez pas à vous soucier des goulots d'étranglement des flux d'informations de votre réseau. Vous découvrirez également les fonctions réseau de nouvelle génération d'IPv6, plus d'adresses IP et un routage et une auto-configuration améliorés. La sécurité du SI est quant à elle garantie par la sécurité d'accès au MFP, par la sécurité des données stockées (disque dur crypté) et par la sécurité des données qui transitent (chiffrement des informations sur le réseau via le protocole IPv6)». Les applications de supervision fournies avec les solutions facilitent en plus les opérations de configuration, de contrôle et de dépannage des périphériques à partir de n'importe quel PC connecté au réseau et en utilisant des navigateurs web standards.
Quel Espéranto entre MFP et SI ?
MFP et applications ne parlant pas le même langage, les concepteurs de solutions n'ont eu de cesse de tenter de faciliter le dialogue entre les deux. Un problème de communication que l'on réglait hier en intégrant directement l'application au cœur du multifonction et que l'on maîtrise aujourd'hui à coup de HTML, XML, SOAP et Ajax pour ce qui est des web services, et de technologie Java lorsque les projets sont plus ambitieux. «En termes de coût et de temps d'intégration, recourir aux web services est la façon la plus facile d'intégrer un multifonction dans un environnement IT. Pour la gestion de document à partir d'un logiciel externe, l'intégration par les web services ou mettre l'application accessible directement sur le multifonction est le moyen le plus rapide. Quand le besoin d'intégration est plus complexe, Java est alors une meilleure solution», résume Nicolas Guetin. «Depuis 2006, nous donnons la possibilité de développer des solutions embarquées sur la base d'applications Java faciles à mettre en œuvre et à porter sur différents types d'environnements», souligne de son côté Etienne Maraval. «Le Cloud est aujourd'hui mis à contribution. Notre Cloud Solution Framework s'appuie sur les technologies HTML5 et JSON (Java Script Object Notation). Cela veut dire que l'on va retrouver sur nos MFP le même type d'applis que l'on trouve sur un smartphone».
La force des services web et de Java est de présenter une interopérabilité entre divers logiciels fonctionnant sur des plateformes hétérogènes. Ces approches reposent également sur l'utilisation de standards et de protocoles ouverts. Le fabricant a pour le moins un rôle de conseil à jouer face aux demandes de ses clients. Pour réaliser du sur-mesure, une entreprise peut décider de confier cette tâche à un expert externe ou de s'en remettre à sa DSI. «Lorsque l'on dispose d'une capacité de développement informatique, on peut envisager le développement logiciel d'extensions à exécuter sur les multifonctions comme s'il s'agissait d'applications natives de l'équipement», indique Jean-Pierre Blanger. «Dès lors, on met en œuvre un SDK Java afin d'être très fortement intégré au logiciel métier. On peut citer, par exemple, une intégration forte de constitution de dossier client dans lequel le MPF est piloté en interaction avec l'applicatif du SI pour la numérisation de pièces du dossier, l'affichage du statut du dossier ou l'impression de courriers de relance pour demande de pièces manquantes. Les technologies d'accès aux bases de données, de web services, sémaphores, ou d'accès XML à des serveurs de signatures ou d'horodatage sont mises en œuvre en fonction des besoins».
