Faire évoluer la gestion et le pilotage des flux d'information en entreprise, pour gagner en performance, en productivité et en qualité de services, telle est la démarche «Entreprise Numérique» proposée par Tessi Document Services.
Adieu papier ? En entreprise, les flux d'informations qui entrent, circulent et sortent deviennent aujourd'hui pour une large part électroniques. Selon le Baromètre CXP-Itesoft-Fujitsu 2013, la proportion de documents «emails» entrants dans l'entreprise a supplanté à elle seule celle des flux papier, à 43 % contre 32 %, cela sans compter la part des flux électroniques entrants via les nouveaux canaux de type portail Web ou applications mobiles. Par ailleurs, parmi les entreprises qui concrétiseront leur projet de dématérialisation au cours des 12 prochains mois, 75 % vont accentuer leur effort sur l'automatisation des processus métiers et sur la globalisation de leur approche en matière de traitement de l'ensemble de leurs flux d'information entrants, circulants et sortants. Ces évolutions poussent les entreprises à rechercher des solutions de capture et de gestion multicanal, capables de supporter leur transition vers l'Entreprise Numérique. Pour y voir plus clair, Solutions & Logiciels IT a rencontré Claire Fistarol, directrice générale de Tessi documents services et Eric Jamet, directeur marketing et innovation.
Les 4 clés de la réussite
1.Réussir la convergence multicanal de traitement des flux entrants
Selon Claire Fistarol, l'évolution vers l'Entreprise Numérique repose sur un premier enjeu opérationnel. L'entreprise doit non seulement dématérialiser «ses flux d'informations (papier, mail, SMS, Web, voix, etc.), de provenance et à diffusion multiples (courrier postal, messagerie, Internet, mobile, etc.)», mais aussi «assurerleur convergence». Tessi documents services a investi fortement dans son pôle «Solutions et technologies» pour créer des solutions logicielles dédiées à la gestion multicanal des flux de documents et moyens de paiement. BOS Manager Document est ainsi devenue sa solution phare, conçue pour piloter la capture et le traitement de tous types de flux entrants, quels que soient leur format et leur canal d'échange, de façon automatisée, de la réception jusqu'à l'export des données et images traitées. Assurant une traçabilité des flux de bout en bout, BOS Manager Document assure le pilotage de la production documentaire, la supervision des traitements et permet un paramétrage applicatif sécurisé proche des métiers. Enfin la circulation des flux d'information est paramétrée selon des processus propres à l'entreprise : transfert vers le système d'informations métier, intégration dans la solution de gestion électronique de documents, génération d'ordres pour production / envoi de flux sortants
2.Favoriser la sécurisation des échanges et automatiser les traitements métiers
Deuxième défi à relever par l'entreprise, analyse Claire Fistarol : «Automatiser les processus et les règles de gestion métier, assurer la sécurité et le contrôle des échanges électroniques, sans perdre en souplesse en matière d'accès et de partage de l'information». La reconnaissance de la valeur juridique du document numérique et ses intérêts de productivité d'exploitation au sein des processus métiers, ouvrent aux entreprises des opportunités nouvelles en termes de performance dans la gestion des flux et des contenus. Chez Tessi, la solution DOCUBASE apporte une réponse à ce défi «d'une part en combinant des fonctions de gestion de contenu et d'archivage électronique à valeur probatoire, mais également en pilotant l'automatisation complète de processus métiers, via l'intégration avec le SI client, les portails web ou de nouvelles applications comme TessiContrat, en matière de contractualisation électronique», précise de son côté Eric Jamet. Cette solution globale de gestion des contenus et des processus est accessible aux utilisateurs en mode licence ou en mode hébergé.
3.Assurer une communication client multicanal
«Développerune approche performante de gestion des campagnes et des flux sortants orientée relation clients, doit intégrer la prise en compte des composantes suivantes : mobilité, médias électroniques et communication papier. C'est la troisième recette pour garantir une relation clients efficace à l'ère de l'Entreprise Numérique», soutient Eric Jamet. Et Claire Fistarol de préciser que son déploiement doit s'appuyer sur des dispositifs de communication «capables d'intégrer facilement des informations provenant des outils de front-office, comme des applications de back-office pilotant la gestion des contrats». Tessi documents services s'appuie pour cela sur Bee-POST, une plate-forme multicanal de production de campagnes et d'émission de courriers simples ou recommandés, papier ou 100 % électronique. Elle assure la capture de tous les documents et pilote l'émission des campagnes, grâce à une distribution multicanal des communications de gestion ou de marketing, pouvant mixer : courrier papier, emailings, SMS et même Lettre Recommandée 100% Electronique (LRE). La plate-forme garantie suivi et traçabilité des documents, incluant la gestion des retours.
4.Favoriser l'externalisation des traitements métiers et des applications
Traçabilitéet sécurité des flux, optimisation des délais de traitement, meilleur partage de l'information, réduction des coûts, conformité réglementaire et métier : «Cinq raisons d'avoir recours à des prestataires de services externalisés (BPO), sachant piloter à la fois l'externalisation des traitements et des applications IT en mode hébergé», souligne Eric Jamet. L'ensemblede notre offre logicielle peut être mise en place en mode SaaS, ce qui a d'ailleurs permis à certains clients de démarrer leur projet dans des contraintes de planning extrêmement serrées, impossibles à tenir par un déploiement de solution sur site en interne.» L'activité BPO de Tessi, c'est 15 centres industriels (plus de 250 000 millions de documents par an), 15 cellules de proximité, 2 centres de contact de 150 positions, un centre d'hébergement redondé sur 2 sites, 2 500 opérateurs spécialisés sur les processus de front, middle ou back-office, plusieurs milliards de documents et moyens de paiement traités par an.
Pour en savoir plus : www.tessidocumentsservices.fr
«Nousproposons les trois piliers technologiques qui permettent aux entreprises de déployer leurs projets Entreprise Numérique»
Eric Jamet, directeur marketing et innovation.
«L'EntrepriseNumérique est une stratégie consistant à faire évoluer la gestion et le pilotage des flux d'information pour viser performance, productivité ou qualité de services.»
Claire Fistarol, directrice générale
La Caisse d'Epargne dématérialise ses contrats
La Caisse d'Epargne Ile-de-France a choisi Tessi pour la dématérialisation de ses contrats bancaires, en service externalisé. Chaque année, Tessi gère 25 000 dossiers de crédit immobilier, 30 000 dossiers de succession ou encore 180 000 dossiers de crédit consommation. L'externalisation de ces processus a permis d'optimiser les temps de réponse par les agents et le coût de traitement.
Les atouts de Tessi pour réussir l'entreprise numérique
Unsavoir-faire technologique :
- Dématérialisation et pilotage des flux entrants
- Automatisation des processus, gestion électronique des échanges et des contenus
- Communication client multicanal et pilotage des flux sortants
Desservices probants d'externalisation :
- Hébergement d'applications
- Externalisation des processus documentaires et métiers (BPO)
- Contact center et relation clients
Desapplications dédiées métiers :
- Courrier entrant
- Gestion de la souscription et des contrats
- Chaîne Purchase to Pay (de la commande jusqu'au règlement) et facture électronique
- Encaissements et paiements SEPA (espace de paiement en euro unifié)
- Dossier salarié et processus documentaires RH
- Courrier de gestion et campagnes marketing multicanal.
INNOVATION! SCANTOPAY dématérialise les remises de chèques
Avec SCANTOPAY Mobile, on peut désormais transmettre ses chèques à sa banque directement depuis un smartphone. Il suffit de numériser les chèques depuis un mobile : la création de remise électronique est générée automatiquement, comprenant toutes les données nécessaires au traitement. SCANTOPAY Office, sur un principe similaire, est destinée aux PME pour dématérialiser le traitement de leurs encaissements. Elle est constituée d'un scanner connecté à Internet et d'une application accessible en mode SaaS.
