« Nous avons dématérialisé les feuilles de temps et les notes de frais de près de 1000 collaborateurs »
Tibco, prestataire de services d’infrastructure IT, a fait appel aux solutions de Perceptive Software pour réaliser son projet PZP (presque zéro papier). La dématérialisation des feuilles de temps et des notes de frais de près de 1 000 collaborateurs dont 700 itinérants nécessite de rationaliser, sécuriser et fluidifier la gestion de ces documents. L’entité Tibco Services et ses 370 collaborateurs font office de périmètre de test limité à environ 1 700 justificatifs mensuels. Après la rédaction d’un cahier des charges, Tibco reçoit 7 réponses à son appel d’offres. « Après en avoir shortlisté trois, nous avons été convaincus par la solution Perceptive Content, pour ses aspects non intrusifs et le «learn mode» qui permet une intégration à notre système d’information sans développement spécifique », explique Lydia Breton, DSI de Tibco. En quelques semaines, l’interface Web de dépôt des documents et un pool de scanners sont déployés dans l’ensemble des agences du groupe. « Mais le déplacement en agence n’est pas obligatoire », souligne la DSI. « Nos agents peuvent scanner leurs justificatifs chez eux ou les photographier via leur smartphone et les envoyer sur l’interface ». Le résultat ne se fait pas attendre : oubliés les enveloppes T ou le courrier interne, les opérationnels se prennent au jeu et numérisent ou photographient leurs documents avec la plus grande régularité. « Nous n’exigeons pas l’envoi papier dans un second temps : nos agents les conservent s’ils le souhaitent mais ce n’est pas obligatoire ». L’entreprise n’a pas l’intention de s’arrêter là. Elle compte s’attaquer à la dématérialisation des factures fournisseurs, puis celle des clients grands comptes par EDI et l’administration du personnel. « A première vue, le chantier peut paraître colossal. Mais en réalité, grâce au learn mode et à l’accompagnement de notre prestataire, nous nous donnons environ un an pour déployer l’ensemble de ces projets ».
