Comment encourager les utilisateurs à utiliser les applications SharePoint quand elles semblent redondantes par rapport à leurs outils existants. Eléments de réponse avec Rafael Portolano, expert en performance .NET chez Dynatrace.
L’adhésion à SharePoint est un sujet sensible pour beaucoup d’entreprises. Depuis son lancement en 2001 par Microsoft, SharePoint s’est en effet installé dans les entreprises, jusqu’à devenir un outil collaboratif omniprésent. Son rôle a, de ce point de vue, été déterminant quant à l’évolution de la collaboration en entreprises. Ainsi, si les dossiers et fichiers communs sur des serveurs partagés résistent, les utilisateurs ont peu à peu pris également l’habitude des sites partagés, de la gestion documentaire et des outils de recherche.
Certaines applications tierces, issues d’éditeurs tels que K2, AvePoint ou encore Nintex, permettent même d’utiliser le squelette SharePoint pour des processus critiques de l’entreprise : conformité, workflows métiers ou encore gestion de projet. Sans compter que les organisations ont été nombreuses à tirer parti de la flexibilité de SharePoint et à l’utiliser comme plateforme de développement pour la création d’applications internes spécifiques.
De fait, ces mêmes entreprises peuvent compter sur ces applications pour relever les défis liés à leur activité, et profitent pleinement des capacités et de l’efficacité offertes par la collaboration. Mais que se passe-t-il lorsque les utilisateurs n’adhèrent pas à ces nouveaux outils, spécifiquement créés sur SharePoint ? Car s’il est aujourd’hui démontré que l’agrégation des ressources et l’automatisation des processus via SharePoint est efficace, nombreux sont encore les collaborateurs à n’utiliser que l’e-mail. Dès lors, comment les encourager à utiliser les applications SharePoint quand elles semblent redondantes par rapport à leurs outils existants ? Et comment justifier leurs efforts face à des interfaces pas toujours ergonomiques et des performances souvent médiocres ?
Pour Wendy Neal, consultante au sein du Cabinet McGladrey et experte de l’usage de SharePoint en entreprises, les barrières à l’adoption sont nombreuses mais restent surmontables : « pour les collaborateurs, tout changement est un facteur d’instabilité et de stress. Leur imposer un ensemble d’applications SharePoint sans qu’ils en comprennent la finalité risque de les braquer : pour s’assurer leur adhésion, il est impératif de les impliquer dès le départ ». Plus largement, un certain nombre de bonnes pratiques sont à respecter pour favoriser l’adhésion des utilisateurs :
- Maintenir les données et le contenu à jour, afin que les utilisateurs perçoivent SharePoint comme une ressource de confiance;
- Créer des interfaces ergonomiques et proposer une architecture informationnelle cohérente et pratique pour les utilisateurs;
- Valoriser SharePoint grâce à des performances élevées et une expérience utilisateur de qualité: à ce titre, et toujours selon Wendy Neal, il est important d’observer la manière dont les utilisateurs naviguent dans l’application afin d’améliorer sans cesse l’interface, et l’adapter à leurs attentes et leur façon de travailler.
Concernant ce dernier point, l’expérience utilisateur doit être mesurée selon des indicateurs précis et fiables, en fonction du terminal et du navigateur utilisés. Et notamment :
- mesurer les temps de charge des pages de l’application;
- s’assurer de l’état de santé de l’infrastructure d’hébergement afin de disposer de ressources suffisantes pour répondre aux exigences de performances;
- vérifier et améliorer si besoin le serveur IIS pour un accès plus rapide aux applications.
Si SharePoint reste un outil interne, il entre en concurrence avec d’autres applications. Et en particulier l’e-mail et autres services de stockage et de partage en ligne (Dropbox, Google Drive…). User des bonnes pratiques dans la gestion des applications conçues avec SharePoint et proposer des performances et une expérience utilisateurs de qualité est la meilleure solution pour amortir l’investissement et valoriser les efforts fournis par l’organisation, afin que l’expérience SharePoint ne tourne pas court dans l’entreprise
