PARTAGE D’EXPERIENCE
Fabricant et distributeur de produits bio, le Groupe Léa Nature a fait le choix de la dématérialisation pour centraliser la gestion de ses 24 000 factures fournisseurs annuelles. Intégrée à l’ERP Yourcegid Y2, la solution Esker a été retenue pour rationaliser et améliorer la performance du service comptabilité fournisseurs tout en absorbant la croissance de l’activité.
Avant le déploiement de la solution, 3 personnes se chargeaient du traitement manuel des factures reçues par courrier : réception, ventilation, saisie dans l’ERP, validation puis paiement. Avec 20 sociétés réparties sur 8 sites en France, face à une gestion complexe et chronophage des documents, Léa Nature a souhaité moderniser ce processus avec plusieurs objectifs : améliorer la productivité de ses équipes, fluidifier la validation multi-sites et absorber le flux des factures. “La dématérialisation nous permet de fluidifier le processus de validation des factures fournisseurs très complexe compte tenu de notre organisation multi-sociétés et multi-sites. Nous avons choisi Esker pour leur méthodologie structurée et leur partenariat avec Cegid qui nous permettait d’avoir une vraie synergie entre leur solution et notre outil comptable existant”, explique Sébastien Grinard, DSI de Léa Nature.
Gérer un flux décentralisé, multi-sites et multi-sociétés
En 2014, les premiers sites numérisent leurs factures qui sont automatiquement envoyées sur la plateforme Esker. La solution lit et vérifie ensuite les imputations comptables de la facture avant de déclencher un workflow de validation. L’écriture comptable est alors créée dans l’ERP mais bloquée jusqu’à la validation définitive de la facture qui déclenchera alors le paiement. “Chaque site scanne ses propres factures fournisseurs. Nous économisons ainsi toutes les phases de transport qui augmentaient considérablement le temps de traitement et de validation de nos factures sans compter les pertes de documents que cela pouvait occasionner. L’intégration dans l’ERP nous permet également d’avoir un flux centralisé et transparent tout au long de la chaîne”, souligne Sébastien Grinard.
Tous les sites devraient être opérationnels avant la fin de l’année. En plus de l’amélioration de la productivité et de la réactivité de ses collaborateurs, le groupe Léa Nature anticipe d’autres bénéfices. Parmi eux, la réduction des délais de traitement, une meilleure visibilité et traçabilité des factures, une gestion optimisée des archives, une réduction des coûts d’impression, un raccourcissement des délais de règlement et une meilleure maîtrise de la dette fournisseurs.
