PARTAGE D’EXPERIENCE – Mise en place de la DSN et dématérialisation du bulletin de paie

Partage d’expérience

« Nous nous consacrons cette année à la mise en place de la DSN et à la dématérialisation du bulletin de paie »

Jean-Louis Clamens, responsable du département gestion administrative et paie de Natixis

Natixis, la banque internationale de financement, de gestion et de services financiers du Groupe BPCE a lancé en 2013 un vaste chantier de transformation des ressources humaines pour elle-même et ses trente filiales. L’organisation de ce groupe de 12 400 collaborateurs en France est centralisée. Elle repose désormais sur une direction RH centrale, 4 DRH de pôle d’activité, des centres d’expertise RH et une direction des services partagés RH pour le SIRH, la gestion administrative et la paie, le reporting et la mobilité et le recrutement.

La dématérialisation des documents et des processus s’effectue dans ce cadre. Un portail RH, en intranet pour des questions de sécurité, sert de point d’accès au SIRH aux collaborateurs, clients du centre de services.

Deux projets ont occupé 2014.

Le logiciel PeopleAsk de Novapost pour la gestion des demandes des collaborateurs (ERM) a été déployé progressivement dans l’ensemble des structures au 2nd semestre 2014. Jean-Louis Clamens, responsable du département gestion administrative et paie de Natixis, met en avant la conduite du changement : « Nous sommes allés au contact direct de 7 000 collaborateurs. Le nouveau service Questions et Demandes a été présenté sur tablettes lors de réunions en province et en kiosque sur les sites parisiens. Nous souhaitons offrir un vrai service clients aux salariés à travers une offre globale comprenant notamment une équipe dédiée de huit personnes pour gérer le premier contact et l’offre de services en ligne. »

Ensuite, la dématérialisation du dossier du collaborateur, qui regroupe tous les documents relatifs à la vie du collaborateur en interne, a nécessité la numérisation en masse d’un stock de 1,6 million de documents par Gestform. Les nouveaux flux de documents sont numérisés et indexés, puis envoyés quotidiennement par Gestform pour être intégrés dans le Bureau Virtuel RH d’ADP. Celui-ci permet à 200 responsables ressources humaines d’accéder aux dossiers en fonction de leurs droits d’accès.

2015 est consacré à la mise en place de la DSN et à la dématérialisation du bulletin de paie. « La mise en œuvre de la DSN, gérée au niveau du groupe BPCE, nécessite un changement de certains processus afin que nous transmettions des informations correctes pour son établissement, » indique M. Clamens.

Sont en projet la signature électronique du contrat de travail, et l’amélioration des outils existants pour une meilleure fluidité entre eux : logiciel de gestion des temps de GFI, de paie GXP d’ADP et de gestion administrative Peoplesoft d’Oracle.

M. Clamens conclut : « La dématérialisation, c’est l’avantage d’avoir un accès instantané, sécurisé et historisé aux documents. L’inconvénient, ce sont les difficultés qu’elle représente pour les personnes habituées au papier. On ne fait jamais assez suffisamment d’accompagnement au changement ! »