Supports pédagogiques, documentations techniques, arrêtés et autres procès-verbaux… Au final, l’Université Paris Diderot va numériser un demi-kilomètre de papier !
L’Université Paris Diderot – Paris 7, créée en 1971 offre des pôles de recherche spécialisés dans le domaine des sciences, des formations pour les métiers liés à la santé, aux sciences humaines et sociales, ainsi qu’aux arts, lettres et langues. Son campus accueille 25 000 étudiants et 4000 enseignants chercheurs et personnels administratifs.
L’université a un projet de grande envergure : numériser progressivement près d’un demi-siècle d’archives et disposer ainsi d’une version électronique immédiatement accessible aux services, parallèlement à la version papier, qui sera versée aux Archives Nationales, sur le site de Pierrefitte-sur-Seine. C’est fin 2013, qu’est née l’idée de créer un atelier de numérisation avec un double objectif : concilier optimisation logistique et obligations réglementaires. En effet, l’exigence réglementaire veut que les archives papier historiques soient versées aux Archives Nationales (Pierrefitte sur Seine).Ces dernières, une fois numérisées, seront ainsi consultables beaucoup plus facilement. Cela représente un gain de temps important pour les personnes concernées, et permet à l’université d’avoir à proximité immédiate une partie de son patrimoine encore utile à l’activité des services.
Le déploiement de scanners Kodak Alaris
Après avoir lancé un marché de procédures réunissant 4 acteurs importants de la dématérialisation, l’Université Diderot a décidé d’opter pour Kodak Alaris pour plusieurs raisons qui ont fait la différence à ses yeux, notamment le service après-vente apporté par Kodak Alaris. C’est ainsi que l’Université s’est équipée des scanners départementaux i3400 accompagnés de modules de numérisation à plat A3, ainsi que du logiciel de capture et d’indexation associé, Kodak Capture Pro. Claude Chartres, responsable logistique de l’Université Paris Diderot, explique : « Nous étions à la recherche de solutions de numérisation faciles d’utilisation et dotées d’une réelle capacité d’interfaçage avec nos logiciels métiers. Lors de notre sélection, nous avons également accordé une grande importance à la formation qui serait dispensée à notre équipe, et Kodak Alaris fut le seul acteur, dans le cadre de la mise en concurrence, à nous proposer 3 jours de formation permettant une prise en main efficace du matériel ». En outre, en cas de panne, Kodak Service & Support s’engage à intervenir dans un délai de 6 heures maximum.
Numériser près de 50 ans d’archives administratives
Depuis le début de l’année 2014, l’atelier de numérisation de l’université numérise, suivant un plan coordonné et un phasage précis, les archives datant pour certaines du début des années 1970. Supports pédagogiques, documentations techniques, arrêtés et autres procès-verbaux se succèdent… Au total, ce sont près de 500 mètres linéaires de documents papiers, comme iconographiques, de nature extrêmement riche et variée, principalement en format A4, qui sont actuellement numérisés progressivement et indexés sur un des serveurs de l’université. Le scanner i3400, qui traite jusqu’à 90 pages par minute soit 20 000 pages par jour, est conçu pour numériser des documents allant jusqu’au format A3. Le module de numérisation à plat A3, connectable au scanner Kodak i3400, permet quant à lui de numériser tous les documents fragiles ou surdimensionnés tels que les livres, les magazines, les agrandissements de photos, les plans et plus encore. De son côté, le logiciel Kodak Alaris Capture Pro améliore la productivité de numérisation par le traitement de lots de documents, la capture et l’indexation automatique. En outre, les documents sont retouchés pour effacer certaines tâches, pixels ou perforations de classeurs, tout en recadrant les textes
Vers le zéro papier ?
Dans un cadre plus général d’évolution et de modernisation des processus métiers, l’université étudie actuellement ses possibilités de dématérialisation des informations produites et reçues dans le cadre de ses activités, dans la continuité des démarches de développement durable entreprises depuis 2009, et dans le respect des exigences réglementaires autour de la dématérialisation des documents produits par les établissements publics (http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/7429).
