Près d’un tiers des salariés de Vista, connu pour ses produits Vistaprint, sont en 100 % télétravail. Cette mesure mise en place en août 2020 a entraîné la mise en œuvre d’organisations de travail, de recrutement et d’intégration adaptées. Entretien avec Sabine Leveiller, directrice générale Vista France et Europe du Sud.
Combien de salariés compte Vista et combien sont en télétravail ?
Sabine Leveiller, directrice générale Vista France et Europe du Sud : Nous sommes plus de 6 500 salariés dans le monde, dont environ 200 travaillant sur le marché français, aussi bien chez Vista que chez Cimpress, la maison-mère. Tous ne sont pas basés sur le territoire national : certains résident en France, d’autres en Espagne, en Tunisie ou au Royaume-Uni. Avant la crise sanitaire, ils étaient rattachés physiquement à des bureaux à Paris, à Boston, à Barcelone ou encore à Tunis.
En août 2020, nous sommes passés en « Remote first » (télétravail d’abord) au niveau monde après avoir interrogé les salariés sur leurs aspirations en matière d’organisation du travail. La majorité nous a indiqué préférer être en 100 % flexible et nos managers étaient alors extrêmement satisfaits de la productivité et des progrès qu’ils constataient.
Aujourd’hui, près de 2 000 salariés sont en télétravail complet. « Remote first » ne veut pas dire « Remote only » (télétravail seulement). Aujourd’hui, on peut tout à fait choisir quand on veut se rendre dans nos bureaux. Nous avons transformé certains bureaux en espaces de collaboration. Toutes nos équipes sont concernées, sauf les équipes travaillant en usine évidemment.
Quelles sont les perspectives d’embauche et votre processus de recrutement ?
Etant sur un domaine concurrentiel avec des profils très recherchés, nous sommes constamment à l’écoute du marché pour intégrer des potentiels qui peuvent s’épanouir dans un groupe international. Au niveau local, nous nous concentrons sur les profils tournés vers l’expérience client et le pilotage de l’activité. Au total sur l’ensemble du groupe une centaine de postes sont à pourvoir.
Le processus de recrutement se fait intégralement à distance depuis août 2020, y compris le dernier entretien.
Comment se passe l’onboarding ?
Notre programme d’intégration à distance dure 100 jours. Un binôme dédié accompagne le nouvel arrivant pendant toute cette durée ; cela permet au nouveau membre de l’équipe de s’adresser directement à son binôme pour poser des questions qu’il ne souhaite pas nécessairement poser à son équipe ou à son responsable. L’intégration comprend un kit de bienvenue, une enveloppe de 450 euros pour leur permettre d’outiller leur espace de travail, une indemnité mensuelle de 85 euros pour couvrir les dépenses liées au télétravail. Et aussi une consultation avec un ergothérapeute pour apprendre les bons gestes et les bonnes postures à son poste de travail. Nous avons aussi eu des conférences sur les gestes pour se décontracter et se détendre ou comment gérer le stress.
Avez-vous une équipe dédiée à l’onboarding ?
Nous avons créé une équipe multidisciplinaire et pas seulement RH, dédiée à l’onboarding. Elle prend en charge tous les nouveaux collaborateurs dans le monde entier : ils ont ainsi accès au même contenu et à la même expérience. Elle comprend ces membres : directeur Remote First, senior manager onboarding/learning/development, manager collaboration, senior manager knowledge management, coordinateur, senior onboarding specialist, senior instructional designer.
Outre le 100 % télétravail, quels sont les facteurs d’attractivité pour attirer de nouveaux talents dans un contexte de pénurie ?
Depuis la mise en place de cette nouvelle politique de travail avec le 100 % télétravail, le groupe Vista et Cimpress, sa société mère, ont constaté une augmentation de 300 % d’envois spontanés de CV. C’est, je pense, l’un des facteurs déterminants qui nous permet d’attirer et de garder nos talents.
Le succès de Vista repose aussi sur ses collaborateurs et leur capacité à développer des technologies pour répondre aux besoins en constante évolution des TPE-PME. Ce sont des métiers qui ont du sens, et je pense que cela joue énormément.
Vista a su aussi développer une expérience collaborateur qui nous est propre. Nous proposons ainsi un vrai accompagnement d’intégration des nouveaux salariés sur plusieurs mois, pas juste sur quelques jours.
Notre politique de formation est aussi très riche : l’entreprise mise beaucoup sur l’élévation des compétences de chacun en permettant d’approfondir son expertise sur différents sujets :
– formation métier et produit pour être toujours à jour et renforcer ses connaissances ;
– formation transversale : management, résolution de problèmes, intelligence émotionnelle, empathie, gestion du temps…
« Nous recrutons à distance depuis août 2020, c’est à ce moment-là que nous sommes passés en « Remote first » au niveau monde après avoir interrogé les salariés sur leurs aspirations en matière d’organisation du travail. »
Les managers ont-ils bénéficié de formations spécifiques ?
Le choix de passer en « Remote First » a été porté aussi par nos managers qui sont en contact permanent avec leurs collaborateurs : il y a donc eu une vraie volonté de tous d’opter pour ce modèle. Nous avons investi dès le départ sur cette population, avec une formation spécifique sur le management à distance et sur l’importance de maintenir le contact avec les salariés.
Les collaborateurs ont-ils accès à des formations à distance ?
Les collaborateurs qui travaillent à distance ont accès à une académie numérique avec 360Learning, le nouveau système de gestion de l’apprentissage de Vista. Cet outil de formation numérique donne facilement accès à du contenu en ligne, collaboratif et utile, accessible à tout moment, n’importe où sur ordinateur, tablette et smartphone (Android et iOS) :
– formations numériques : métier, management…
– suivi des résultats et progrès, avec obtention de badges et certificats.
Il permet d’échanger avec ses collègues sur le contenu des formations et dans les forums. Depuis la mise en place de l’académie numérique pour nos membres travaillant à distance, 310 cours en ligne ont été créés et ils ont été visionnés 9 805 fois par des employés désirant se former.
Avez-vous réalisé une enquête de satisfaction sur le télétravail ?
Nous menons régulièrement un sondage de satisfaction sur le télétravail auprès de nos collaborateurs. Voici les résultats du mois dernier :
– pour 81 % de nos collaborateurs, le travail à distance a amélioré leur harmonie travail-vie personnelle contre 58 % en mai 2021 ;
– 89 % déclarent disposer des bons outils et de la bonne technologie pour travailler de manière efficace et productive ;
– 85 % disent pouvoir s’acquitter de leurs responsabilités professionnelles aussi bien ou mieux que lorsqu’ils travaillaient dans un bureau ;
– 94 % pensent que le fait d’être à distance est un avantage concurrentiel pour l’entreprise et 93 % affirment que c’était la bonne décision.
Quels sont les bénéfices retirés du télétravail ?
Outre les résultats du sondage ci-dessus, dernièrement, 86 % de nos collaborateurs ont déclaré qu’ils étaient plus susceptibles de vouloir rester avec Vista et Cimpress en raison du travail à distance (versus 79 % il y a un an). Nous constatons donc peu de turn-over, car l’expérience que nous offrons dans le cadre de notre politique « Remote First » rencontre un vif succès auprès de nos salariés.
Bien entendu, le télétravail implique une organisation de travail où le « online » prend toute sa place. Avec la mise à disposition d’outils adéquats, tous peuvent travailler sereinement, et nos managers nous remontent aussi de meilleures performances.
Avez-vous pris en compte les problèmes procurés par le télétravail qu’ont pu remonter certains collaborateurs ?
La préservation d’un équilibre entre vies privée et professionnelle est une problématique qui nous a été remontée en 2021 grâce à notre baromètre social. Aussi avons-nous mis en place les « Recharge Days », soit une demi-journée de congé supplémentaire par semaine pendant l’été. Un pilote a été mis en place en juillet et en août 2021 permettant à chacun de mieux « recharger ses batteries ». Ce dispositif a été reconduit cette année, il est pérennisé. Attention, il ne s’agit pas de RTT, c’est un bonus. De même, nous avons opté pour ne plus faire de réunion le vendredi, nous l’appelons « Focus Friday ».
Nos managers travaillent beaucoup sur le maintien du lien aussi dans le collectif avec des rencontres en visio régulières. On fait le point, on parle des points bloquants. Nous organisons des rendez-vous de 45 minutes pour que tout le monde puisse s’exprimer sur des sujets professionnels ou personnels que l’on voudrait voir traités. Nous avons ajouté des rendez-vous de discussion informelle « Lean coffee » afin de favoriser l’engagement des salariés.
L’essentiel pour nous est de garantir le bien-être financier, matériel et psychologique de nos collaborateurs. Sur ce dernier volet, au-delà de l’accès à une plateforme d’écoute psychologique, nous avons mis en place une application donnant accès à des séances de méditation et de relaxation.
Qui est Vista ?
Vista est présent dans 17 pays dans le monde, et appartient au groupe Cimpress. Connue pour ses produits de marketing imprimés sous le nom de Vistaprint, l’entreprise est devenue le partenaire marketing et design des TPE / PME via son offre de produits personnalisés et de services d’aide à la création (graphisme, site Internet…).
