Audit du système
L’analyse des méthodes d’audit et de développement des systèmes informatiques traditionnels comme ITIL, CMMI ou encore Cobit montre que toutes ces méthodes convergent bien vers la notion d’amélioration continue des systèmes suivant la démarche connue du PDCA (Plan Do Check Act). Au-delà de ces méthodes les normes présentent également une importance toute particulière pour réaliser des référentiels destinés aux audits.
Quoiqu’il en soit il est essentiel dans le cadre de la dématérialisation et de l’archivage électronique de procéder à des audits réguliers du système mis en place afin de vérifier en particulier qu’il est bien conforme à ce que l’on en attendait et surtout afin de tenir compte des évolutions inévitables de son environnement tant technique que légal et réglementaire.
Certification
La certification du système, établi par un tiers lui-même accrédité, peut être vue comme un but ultime néanmoins nécessaire, si l’on souhaite offrir un climat de confiance suffisant et indispensable à un développement significatif de tout l’environnement numérique.
Sur ce point, un parallèle peut être fait avec la qualité pour laquelle la certification au sens ISO 9000 a su apporter un tel environnement de confiance en la matière.
Système de veille
Après avoir mis en place un système de dématérialisation et d’archivage électronique, il serait vain, illusoire et surtout dangereux de croire que tout est fini. En effet compte tenu de l’évolution rapide des différentes disciplines concernées, techniques bien sûr mais aussi légales, réglementaires et organisationnelles, il y a nécessité de disposer d’un comité stratégique dédié à la dématérialisation et d’un système de veille. Un tel comité peut être prévu et organisé dans la politique de dématérialisation et d’archivage.
