Finaliser une politique d’archivage
La politique d’archivage apparaît comme étant au centre de la méthodologie à mettre en oeuvre afin de proposer un service d’archivage électronique véritablement performant et parfaitement conforme dans le temps, aux exigences légales et réglementaires. Cette conformité sera double, à la fois vis à vis du SAE et des niveaux de sécurité et de service attendus mais aussi en regard des lois et des réglementations. De ce fait la politique d'archivage, en l’absence de textes précisant les critères de fiabilité de l’archivage électronique, permettra, le cas échéant, d'apporter devant le juge la preuve de la fiabilité du procédé et des procédures mis en oeuvre, et par là même de l’archivage électronique réalisé.
Définition des besoins, réalisation d’un cahier des charges
De la politique d’archivage découle naturellement le cahier des charges dont il ne faut surtout pas négliger l’importance dans la mesure où de sa rédaction dépend une bonne part de la réussite du projet. La première des choses concerne l’appréhension qu’en auront les soumissionnaires appelés à y répondre. Un besoin bien exprimé doit a priori favoriser des réponses constructives et pertinentes.
Sous l’angle purement juridique, ce genre de projet nécessite parfois une vision internationale de la problématique. En effet, il s’agit souvent de prévoir une mise en place certes transverse mais également transfrontalière afin de profiter au maximum du phénomène de mutualisation des ressources. Dans pareil cas, la connaissance du cadre juridique et réglementaire local de chaque pays concerné est bien évidemment indispensable. D’où l’importance de le rappeler dans le cahier des charges.
Toujours sous l’aspect juridique, il peut être intéressant de rédiger des pré-requis dans le cahier des charges.
Bien choisir son système
Afin de pouvoir retenir un système, il est important de prévoir dès l’origine des grilles de dépouillement dont le niveau de détail correspondra à un optimum à trouver afin d’éviter trop de complexité et de lourdeurs tout en permettant d’effectuer un choix judicieux, pragmatique et efficace du système. A ce niveau il est également important de signaler la prise en compte du risque résiduel comme critère de choix.
Afin de maîtriser au mieux son système, l’on prendra soin de disposer d’un « bon » contrat avec chaque prestataire retenu. Un tel contrat devra, entre autres, prévoir des clauses d’audit et de réversibilité qu’il ne faudra pas hésiter à mettre en oeuvre.
