Pour obtenir à tout moment une vision complète et claire de l’activité du groupe et de ses filiales, Lexibook met en place un outil de reporting au sein de la direction financière, qu’il a déployé au sein des autres services : direction générale, logistique, gestion des ventes, etc.
Lexibook, connu pour ses multiples appareils électroniques, commercialise ses produits dans plus de 40 pays et possède plusieurs filiales internationales. Jusqu’en 2012, la société utilise pour ses analyses financières des extractions Excel de données provenant de l’ERP Microsoft Dynamics AX. C’est imprécis à ses yeux et cela lui prend beaucoup de temps, alors que la direction souhaite obtenir à tout moment une vision complète et claire de l’activité du groupe et de ses filiales. Quelles sont les commandes en préparation et celles en cours de livraison ?, quelles sont les marges ? Etc. Et cela avec de nombreux axes d’analyse.
Le groupe choisit alors l’outil de reporting MyReport, via l’intégrateur Project BI, qui outre ses capacités fonctionnelle, présente l’avantage d’être simple d’utilisation. L’outil est mis en place rapidement dans le service financier. « En un clic, j’obtiens un tableau complet, que je peux accompagner de graphiques (chiffre d’affaires cumulé, marge par mois…) pour l’utiliser en présentation financière ou dans mes relations avec les banques », explique David Martins, directeur administratif et financier de Lexibook.
Les chefs de service consultent leur tableau de bord tous les matins
Après un travail minutieux de transfert de compétences, MyReport est déployé au sein des autres services : logistique, gestion des ventes, direction générale… L’outil « est devenu opérationnel sur l’ensemble des services commerciaux, ADV, logistique, direction générale… Tous les matins, les chefs de service lancent MyReport et consultent leurs tableaux de bord mis à jour, pour une vision précise », précise David Martins. Un tableau regroupe toutes les données nécessaires au pilotage de l’entreprise. Facturation par client ou famille d’article, commandes par client, article ou date de livraison, marges obtenues après remises publicitaires ou paiement de royalties, restitution des performances par commercial ou région… Ce tableau est rafraîchi automatiquement chaque nuit et mis à disposition de la direction et de chaque service, pour un suivi en profondeur.
David Martins apprécie le temps gagné : « Aujourd’hui MyReport nous fait économiser entre 4 et 5 jours par mois ! ». Les bénéfices de la solution ne s’arrête pas, puisque les tableaux peuvent évoluer selon les besoins, les utilisateurs et les usages. En outre, les données sont consolidées en mettant en place des alertes après vérification et comparaison entre plusieurs sources. Lexibook bénéficie depuis d’un important gain de temps pour son service informatique, qui peut en un clic adapter les tableaux aux destinataires avec MyReport Messenger.
