La mutuelle d’assurance niortaise optimise ses processus de gestion, tout en respectant les contraintes inhérentes à son secteur.
Pour remplacer son progiciel comptable, la Maif était en réflexion depuis fin 2012. L’assureur souhaitait, en effet, disposer d’un nouvel outil intégrant un périmètre fonctionnel plus large afin d’éviter de multiples interfaces dans son système d’information. La finalité était de lui permettre d’harmoniser ses processus achats mais également de bénéficier d’une piste audit complète sur l’ensemble de ses mouvements comptables, extra-comptables et budgétaires.
La Maif avait, de plus, comme principal enjeu la réduction des délais de clôture. L’un des projets majeurs parallèle étant Solvabilité 2, il était nécessaire que le futur outil sélectionné, en tant que réceptacle des écritures comptables, puisse prendre en compte ces contraintes réglementaires.
Le projet ESE (Evolution du Socle Economique), dans lequel s’inscrivait le choix de la nouvelle solution, fut lancé en juillet 2013. Un cabinet de conseil a accompagné la Maif dans la définition du périmètre de ce projet et dans la rédaction du cahier des charges. Le choix de l’ERP de l’éditeur Qualiac s’est opéré à l’issue des différentes phases de sélection, notamment via un appel d’offres en avril 2014 auprès de 3 éditeurs.
Un comité d’utilisateurs testeurs
Une démonstration à travers un POC (un mini prototype) a eu lieu pendant 3 jours pour s’assurer de l’adéquation des fonctionnalités et de leurs ergonomies afin d’être évaluées par les futurs utilisateurs, via un comité de sélection de trente personnes. La proposition de Qualiac, combinaison de son offre ERP Flux Financiers associée aux modules de gestion de maintenance, de gestion de parc, de logistique et de frais et déplacements, est alors retenue en juillet 2014. C’est essentiellement les démonstrations de la solution et les échanges avec d’autres clients de l’éditeur dans le secteur mutuelle/assurance qui ont convaincu l’assureur de retenir cette solution, comme l’explique Christophe Cases, directeur de la gestion économique de la Maif.
La mise en en œuvre de l’outil a démarré début d’année 2015, via un intégrateur, et s’étendra sur une période de 3 ans, par lots successifs.
