La Métropole Rouen Normandie est composée de 71 communes, qui collaborent quotidiennement sur les sujets de l’urbanisme et de l’habitat. Afin de simplifier l’échange d’informations et de créer un référentiel documentaire, la Métropole a décidé de s’équiper d’une plateforme collaborative en ligne.
La direction de la Planification Urbaine et la direction de l’Habitat travaillent en étroite collaboration avec les communes, notamment dans le cadre de leurs compétences en urbanisme, relatives au Plan Local d’Urbanisme (PLU), au SCOT (Schéma de Cohérence Territoriale) et au RLPi (Règlement Local de Publicité Intercommunal). La construction de ces derniers nécessite un grand nombre d’échanges de documents. Travailler à l’échelle d’un territoire de 71 communes augmente d’autant plus le nombre d’échanges documentaires.
« Au vu du nombre d’acteurs concernés et de la durée des échanges, nous avions besoin de mettre en place une plateforme qui facilite les échanges entre la direction de la Planification urbaine et la direction de l’Habitat d’un côté et les communes de l’autre, tout en offrant un espace unique pour stocker les documents de référence à destination des communes. », explique-t-on d’une voie commune à la direction de la Planification urbaine et à celle de l’Habitat.
Une plateforme à la fois collaborative et performante dans la gestion documentaire
La plateforme en ligne recherchée par la Métropole Rouen Normandie devait répondre à un certain nombre de critères. Le premier était le stockage d’un volume important de documents. Le deuxième concernait la traçabilité des documents stockés. La dimension collaborative était également clé. La Métropole souhaitait donc une plateforme qui permettait de créer des espaces de discussions, des événements, de partager des temps forts, etc. « Lors de l’élaboration de notre cahier des charges, l’appui technique de la DSI a été primordial pour traduire nos besoins car nous étions conscients que nos demandes étaient très diverses. Silverpeas a su répondre à chacun de nos critères. »
La coconstruction comme accompagnement au changement
Une fois Silverpeas présélectionné, une filiale du groupe OOsphere, basée en Auvergne-Rhône-Alpe, un chantier de coconstruction a été mené. La Métropole Rouen Normandie a nommé des chargés de projets qui ont participé à la mise en place de la plateforme. « Pendant trois mois, nous avons mené des ateliers avec Silverpeas et nos chefs de projets pour adapter la plateforme à nos besoins. Du graphisme à la création d’espaces et de fonctionnalités dédiées en passant par la gestion des utilisateurs… Nous avons entièrement personnalisé la plateforme aux besoins de la direction de la Planification urbaine dans un premier temps. Puis, nous avons mené le même chantier avec la direction de l’Habitat. Sébastien Vuillet, directeur des projets Silverpeas, nous a apporté une aide précieuse tout au long de cette co-construction. Cette phase s’est révélée être un véritable atout pour l’adoption de l’outil par l’ensemble des équipes. »
Une simplification des processus pour une collaboration efficace
La plateforme s’enrichit progressivement et continue à se développer. Aujourd’hui, ce sont environ 450 personnes (élus, techniciens des communes et agents des services de la Métropole) qui utilisent la plateforme. Elle a largement été adoptée par les services de la Planification Urbaine ainsi que de l’Habitat.
« De nombreux échanges passent aujourd’hui par la plateforme. Cela a permis de limiter les échanges de mails et de fluidifier la transmission des informations. Les personnes peuvent être notifiées lorsqu’un document est mis en ligne pour les en informer. L’utilisation est malgré tout assez technique mais permet de diffuser un nombre important d’informations de façon cohérente et uniformisée. »
