Après avoir choisi ADP Link comme solution de paie, Bureau Veritas, ce spécialiste du secteur des tests, inspections et de la certification, a opté pour le module RH de gestion des temps et activités (GTA) ADP Time Connect.
Bureau Veritas, comptant près de 400 000 clients et présent dans 140 pays, est un client historique d’ADP, utilisateur de ses solutions de paie depuis 25 ans. Afin de faciliter ses processus de paie et d’harmoniser la gestion des temps de ses 8 500 collaborateurs en France, il a renouvelé son contrat avec ADP en début d’année 2023.
Déjà client et partenaire du spécialiste des solutions de gestion du capital humain, Bureau Veritas a souhaité, en 2015, déployer un système d’information RH (SIRH) universel au sein de l’ensemble de ses 1 600 implantations à travers le monde, ce qui a été l’occasion de réfléchir à la mise en place d’une nouvelle solution de paie. L’entreprise souhaitait que la paie soit intégrée au Core RH, c’est-à-dire à la base de données qui rassemble les informations relatives aux collaborateurs, pour éviter une double saisie et optimiser l’efficience de ses processus RH.
Maintenir un processus de paie fiable et exécuté en temps et en heure
Le projet représentait un enjeu sensible, car il convenait de maintenir un processus de paie fiable et exécuté en temps et en heure pour le bénéfice des collaborateurs de l’entreprise.
Face à ces enjeux, Bureau Veritas a décidé de recourir à la solution de paie ADP Link, implémentée en 2015. Cette solution dédiée aux très grands comptes propose un moteur de paie entièrement personnalisable, avec de nombreuses fonctionnalités : gestion multistructure (juridiques, organismes, etc.) et multiconvention, hiérarchisation fonctionnelle du réglementaire (légal, convention, accords, contrats, éléments variables, etc.), réalisation de calculs de paie à la demande (paie de simulation, paie de solde de tout compte, etc.), individuellement ou par groupe.
En intégrant ADP Link au sein de son Core RH, Bureau Veritas est passé d’une logique de gestion administrative de la paie à une gestion administrative plus large incluant la performance, le recrutement et les plans de succession. En plus de la France, cette configuration est déployée aux Etats-Unis et au Canada.
Le déploiement sur 6 mois a nécessité une coordination entre la gestion administrative, les responsables RH, les contrôleurs de gestion, la comptabilité et le service informatique. Plusieurs ateliers ont été organisés afin d’expliquer les raisons de l’intégration d’ADP Link au sein du Core RH, ainsi que la nouvelle philosophie en matière de gestion des ressources humaines. Le déploiement s’est déroulé sur 6 mois avec de nombreux tests qui ont été effectués, notamment des « paies à blanc » démarrées en janvier 2016.
En croissance et en phase avec sa stratégie d’acquisition, Bureau Veritas compte sur ADP Link pour sécuriser et optimiser les processus de paie, avec des données qui sont disponibles en toute sécurité, à jour et sans erreur. Ce service unique dispose, par ailleurs, d’une veille légale permettant d’actualiser automatiquement les processus et d’en assurer la conformité.
Une application GTA intégrée en temps réel au SIRH
En 2019, Bureau Veritas a souhaité optimiser ses processus RH en poussant plus loin l’automatisation de ses processus RH afin que celle-ci puisse se concentrer notamment sur l’amélioration de l’expérience collaborateur. Parmi ceux-ci, la Gestion des Temps et Activités (GTA) nécessitait d’être harmonisée et automatisée. En effet, les pratiques en la matière au sein de Bureau Veritas étaient très disparates, avec des applicatifs parfois obsolètes ou incomplets. L’entreprise était donc confrontée à l’enjeu de devoir unifier et moderniser ses systèmes de gestion des temps, et souhaitait pouvoir recourir à une solution mobile. Celle-ci devait également être suffisamment robuste pour intégrer les changements réglementaires suite à la renégociation avec les représentants du personnel de la convention collective et du statut social.
Après un appel d’offres, Bureau Veritas a décidé de retenir ADP Time Connect, une application intégrée en temps réel au SIRH qui facilite et sécurise la réalisation de la paie. Cela faisait sens de consolider la paie et la gestion de temps au sein d’ADP. La solution ADP Time Connect met à disposition des collaborateurs et managers un portail collaboratif donnant accès aux fonctionnalités de la gestion des temps. En plus des informations concernant les absences des salariés, tels que les congés ou les RTT, ADP Time Connect répertorie les événements de présence, comme le télétravail ou la formation, ce qui simplifie le suivi du temps de travail au sein des différentes activités de l’entreprise.
Un projet en 3 phases, de juin 2021 à novembre 2022
Le projet a été divisé en 3 lots de livraison en juin 2021, en novembre 2021 et en novembre 2022. La première phase de l’implémentation a consisté à recueillir les règles existantes au sein de l’organisation en matière de gestion des temps de travail afin de les intégrer dans la solution. Des ateliers ont été organisés, impliquant les équipes en charge du SIRH, les responsables RH, ainsi que les managers opérationnels afin que chacun comprenne les modalités et enjeux d’utilisation, et se familiarise avec l’ergonomie des écrans.
Lors de la phase de paramétrage, les équipes d’ADP ont développé de nouvelles fonctionnalités afin de répondre au cahier des charges de Bureau Veritas. Après la réalisation de nombreux tests, des actions de communication, de formation et d’accompagnement au changement ont été organisées.
ADP Time Connect est aujourd’hui très appréciée par les collaborateurs. C’est un outil simple et intuitif dont ils reconnaissent les nombreux atouts en termes d’ergonomie, et leur permet en toute facilité de poser leurs jours de RTT et congés, de visualiser leur solde de congés ou encore d’indiquer leurs jours d’absence. Ces informations étant facilement accessibles, cela permet de fluidifier les échanges entre salariés et managers.
Bureau Veritas dispose désormais d’un outil qui lui a permis d’harmoniser ses pratiques en matière de gestion des temps. Le recueil des informations directement auprès des salariés constitue un réel gain de temps et de productivité pour la fonction RH qui peut ainsi se concentrer sur d’autres tâches. Enfin, les règles légales de gestion des temps en vigueur au sein de l’organisation étant intégrées dans l’application, l’activité RH est facilitée et sécurisée.
