Une étude de Lecko analyse comment les éditeurs internationaux et français d’environnement de travail numérique se différencient, et propose des critères de choix d’une solution.
La digital workplace ou environnement de travail numérique du collaborateur, englobe l’ensemble de l’organisation et offres de services associées. Le cabinet de conseil en transformation digitale Lecko analyse de façon détaillée plusieurs solutions françaises et internationales dans le cadre de son étude Etat de l’art de la transformation interne des organisations 2023, qui aborde d’autres thématiques d’actualité, comme l’abus d’information en entreprise.
Microsoft et Google, deux stratégies différentes
Microsoft progresse sur la voie de la digital workplace. Microsoft a réussi le pari d’emmener ses utilisateurs dans Teams. Teams arrive petit a petit à maturité et incorpore nativement les composantes de Viva (Connections, Engage…), même si la tarification de cette dernière reste élevée. Viva Goals (fruit de l’acquisition de ally.io sur le volet OKR) et Viva Sales (passerelle entre les conversations/équipes Teams et un CRM – Dynamics ou Salesforce) viennent enrichir la gamme. Teams Premium agrège les dernières innovations de Microsoft en matière d’intelligence artificielle appliquée aux usages bureautiques, comme la traduction/transcription de conversations.
Google nourrit la vision d’un environnement de travail numérique dans laquelle l’e-mail garde une place centrale. Le flux de messages est le point d’entrée vers la collaboration. La conversation autour des documents reste la référence sur le marché. Toutefois, il ne propose pas de brique sérieuse pour structurer l’information de référence ni de moyen efficace pour mettre en réseau les collaborateurs (Currents sera dilué dans Spaces en 2023). L’environnement low code AppSheet/AppEngine se muscle en s’intégrant progressivement dans le chat.
L’expérience collaborateur au premier plan
Certains éditeurs articulent leurs offres autour des solutions Microsoft ou Google. Powell défend une approche de plateforme articulée au plus proche de Microsoft 365 et ses principales composantes (SharePoint, Teams, Yammer…). Les bénéfices visés sont multiples : recherche centralisée agrégeant toutes les briques Microsoft, facilité de création d’espaces de collaboration en fonction de cas d’usages (Teams, SharePoint), capacité a construire des automatisations en partant du catalogue Power Automate prêt a l’emploi et travaillé par Powell.
Mozzaik s’inscrit dans cette même vision, en proposant un ensemble moins large en matière de fonctionnalités mais à l’expérience peaufinée (cockpit collaborateur liant conversations Teams, tâches Planner, éléments remontant de Lists, boîte a idées…).
Beezy ambitionne de déporter le flux de travail de Teams dans sa propre plateforme. La logique de flux de cartes conversationnelles est mise au premier plan, agrégeant de multiples sources (Teams, Yammer, SharePoint et des applications externes comme SalesForce, Workday, ServiceNow). Son rachat passe par AppSpace porte lentement ses fruits : les contenus issus de Beezy sont déclinés sur une nouvelle version mobile.
Sociabble délègue la collaboration à Microsoft 365 en se concentrant sur l’embarquement et la fidélisation des utilisateurs (employés de bureau ou de terrain), sur des cas d’usages de consommation et de circulation de l’information. L’éditeur a progressé sur son ouverture (ServiceNow, Workday) pour jouer le rôle de portail de services.
LumApps accompagne le quotidien des utilisateurs avec de l’ultra-personnalisation. Les modules Campaigns (pousser des contenus à certains profils, les relancer, suivre la lecture et les réactions…) ou Journeys (adaptation de l’expérience en fonction du moment de vie du collaborateur dans l’entreprise, comme l’onboarding) s’inscrivent dans cette logique. L’acquisition et l’intégration de l’IA conversationnelle Vizir offre de nouvelles perspectives en matière de recherche de contenus et consommation de services. Concernant l’environnement Microsoft 365, le positionnement concurrent (via les communautés LumApps) versus complément (via son prochain module LumApps dans Teams) reste à affiner.
Les éditeurs français, des workplaces aux fonctionnalités étendues
Historiquement positionnés sur des usages de mise en réseau, de processus métiers ou de collaboration pure, les acteurs français (Exo, Jalios, Jamespot, Talkspirit, Twake, Whaller, Wimi) ont fait évoluer leurs offres pour fournir une expérience packagée d’environnement de travail numérique, agrégeant presque toutes les briques fonctionnelles nécessaires.
Les usages de collaboration d’équipe (gestion documentaire d’équipes, discussions, visioconférences, gestion de tâches…) sont éprouvés par l’ensemble des acteurs. Chacun propose son alternative a Microsoft Teams et une offre de valeur différente. Tous supportent, avec équivalence, une articulation avec la bureautique OnlyOffice et une intégration avec Jitsi pour les usages de réunions.
Jalios cultive une approche de plateforme tout-en-un (collaboration, communication, conversation, gestion documentaire, communautés…), avec de nombreuses capacités de personnalisation.
Sur un positionnement analogue, eXo Platform propose de nombreuses possibilités d’intégration avec d’autres applications et se démarque par une vision d’une workplace communautaire tournée vers l’externe (gestion d’invités, partage de contenu à l’extérieur).
Jamespot offre une plateforme modulaire complète. L’éditeur se différencie par ses développements : son métavers Jamespot.land développé avec WorkAdventure, sa page utilisateur « tableau de bord » a partir de laquelle un utilisateur peut en théorie tout faire, son mur de notifications et sa Diapazone, concentré de fonctionnalités pour aligner une équipe rapidement (documents, notes, réunions) sans avoir a créer une communauté.
Twake propose un équivalent mature à Slack, en matière de messagerie d’équipe. Il se démarque par son flux de messages consolidé en fonction de plusieurs paramètres pour aiguiller l’utilisateur. Twake s’interface avec l’univers low/no code n8n pour créer des intégrations avec des applications tierces.
Talkspirit personnalise l’environnement utilisateur. Celui-ci peut créer des catégories de tâches ou de conversations, trier ses communautés… L’utilisateur choisit comment il veut hiérarchiser ses informations et activités. L’expérience peut être étendue dans un client lourd.
Whaller marie les usages de mise en réseau et de conversation avec les activités collaboratives. Wimi se distingue en étant certifié SecNum Cloud et par le témoignage vidéo pour faire circuler l’information.
Au-delà d’être des alternatives crédibles, les acteurs ci-dessus apportent une expérience utilisateur plus travaillée et intégrée que Microsoft et Google. Néanmoins, certains éditeurs disposent également d’offres dédiées a l’intégration de Microsoft 365, comme Jalios et Jamespot qui peuvent venir en complément de celle-ci, avec des usages Intranet ou de portails métier.
Comment choisir son éditeur ?
Comme les usages de collaboration d’équipe sont éprouvés, le choix d’un éditeur doit se faire sur d’autres critères :
– l’expérience utilisateur (user centric, épurée, gamifiée…) ;
– les usages transverses supplémentaires (capitalisation, réseau social, intranet…) ;
– les certifications et engagements de l’éditeur en matière de sécurité, d’accessibilité, de souveraineté ou de numérique responsable ;
– la modularité et la connectivité des offres, capables à la fois de s’adapter aux besoins du client (d’un point de vue commercial par exemple) et aux besoins de l’utilisateur (dans le choix des modules activés dans chaque espace).
Proposer un scénario de sortie de Microsoft / Google complet ?
Le futur de la collaboration passe par une nouvelle expérience utilisateur, qui doit notamment s’affranchir des contraintes historiques autour du fichier. Or, tous les acteurs n’ont pas une solution de drive aboutie. Les spécialistes Notion, ClickUp, Airtable, Trello, Asana… nous le montrent ; il est difficile d’effacer simplement 10 ans de monopole Microsoft / Google.
Plus largement, les éditeurs doivent à l’avenir fournir un scénario de sortie de l’environnement Microsoft ou Google complet (fonctionnel, coûts, organisation et gouvernance, procédure).
