Les enjeux du management à distance sont multiples. Les gestionnaires doivent fournir des directives claires et précises pour créer un environnement de travail sain et positif malgré la distance physique entre le personnel. Ils doivent répondre aux besoins des employés à travers la communication en ligne et l’utilisation de plusieurs outils numériques pour exécuter les activités quotidiennes (le partage de documents, des visioconférences, etc.). Comment manager à distance ? Suivez ces astuces proposées par les DSI pour mieux gérer vos équipes à distance.
Accompagner et former les managers
Lisa Valentino, vice-présidente exécutive chargée des solutions pour les marques et les clients chez Disney Advertising Sales, affirme qu’en apprenant continuellement de ses collègues, il est plus facile de prendre des décisions courageuses.
Pour manager efficacement à distance, il est indispensable de prévoir des séances de formation pour vos managers. Ainsi, ils pourront mieux appréhender les enjeux du management à distance.
Le télétravail modifie la posture du management. Les équipes deviennent plus autonomes et responsables. Il convient donc de remplacer le management directif par un management bienveillant focalisé sur des objectifs réalistes. Cela suppose un certain lâcher-prise qui se travaille.
À titre d’exemple, les managers ont dû aborder des sujets rarement traités au bureau au cours du confinement. Il est possible de maintenir des « one-to-one » réguliers pour évoquer les soucis professionnels et privés, car ces deux sphères entrent en interaction avec le télétravail.
Manager l’agilité à distance avec des outils adaptés
Milena Nikolic, CTO chez Trainline, estime que l’autonomisation du personnel et l’établissement de la responsabilité sont les deux facteurs clé qui lui permettent de prendre des décisions au nom de l’entreprise. Pour cela, on s’équipe de logiciels RH pour faciliter le quotidien des managers et des collaborateurs.
Pendant la période de confinement, les DSI ont poursuivi les projets en cours. Les équipes agiles ont collaboré sans mettre de côté les principes fondamentaux de l’agilité grâce à quelques aménagements et une adaptation des rituels.
Par exemple, les « daily meeting » se sont tenus en visioconférence. Ce qu’il y a lieu de faire avec le télétravail, c’est d’aller plus loin dans l’outillage. Comment manager à distance ? En reproduisant virtuellement le management grâce à des outils de gestion de projet et de planification des tâches.
Professionnaliser les réunions à distance
Les DSI doivent amener leurs équipes à maintenir leur niveau de productivité. Les collaborateurs peuvent s’autodiscipliner durant les sessions de travail en visioconférence avec des réunions moins nombreuses.
Pour manager à distance, il faut travailler la préparation des réunions. Pour y arriver, il faudra définir un ordre du jour avec un nombre réduit de participants. Ces derniers doivent recevoir en amont tous les éléments utiles pour avoir un niveau d’information homogène.
L’animation est indispensable pour insuffler une dynamique et éviter les baisses de rythme au cours des sessions. Grâce à des techniques de gamification (vote, quiz), embarquez vos collaborateurs en encourageant la participation des personnalités introverties.
En dehors de ces séances de travail, les DSI peuvent susciter les échanges informels, indispensables à l’union du groupe. Pour ce faire, pourquoi ne pas reproduire des espaces de socialisation comme les « apéros virtuels » ?
Sécuriser l’environnement de travail
Pendant le confinement, plusieurs collaborateurs ont fait usage de solutions logicielles et matérielles pour continuer à travailler. Au cours de cette période, l’utilisation du shadow IT a augmenté au sein des équipes, sans oublier les failles de sécurité que cela a entraînées.
Aujourd’hui, il est question de doter les équipes d’un logiciel de collaboration pour les entreprises. Ce dernier doit réunir plusieurs fonctionnalités pour travailler en mode synchrone et asynchrone (mail, chat, téléphonie, visioconférence, agenda partagé, partage de fichiers, etc.).
Par ailleurs, les managers doivent apprendre à protéger la confidentialité des informations et des données qui circulent dans l’environnement de travail. La meilleure façon de protéger ces informations est de s’assurer que chaque membre du personnel dispose d’un accès limité aux documents sensibles.
De plus, il faut qu’il y ait des procédures claires pour partager des informations confidentielles uniquement entre les membres autorisés. Tout cela doit se faire dans le respect strict des lois applicables.
Renforcer la cohésion d’équipe
Adam Miller, chef du service informatique chez Markerstudy Group, explique que « le fait d’avoir une équipe solide autour de vous, vous donnera confiance dans les décisions que vous prendrez ».
La cohésion d’équipe est l’un des enjeux du management à distance. Le travail à domicile présente énormément de risques en ce qui concerne la cohésion d’équipe et le sentiment d’appartenance à l’entreprise.
Le télétravail est appelé à s’inscrire dans la durée. Les DSI doivent recréer un lien social sous d’autres formes.
Pour renforcer la cohésion, il faut organiser des activités sociales virtuelles telles que des exercices interactifs afin que les membres puissent mieux se connecter et collaborer. Un système de feedback régulier en temps réel peut aussi encourager une communication plus transparente au sein de l’équipe.
En 2023, il faut s’attendre à ce que de plus en plus de personnes optent pour le télétravail ou le travail hybride. Ce nouveau mode de travail qui s’est imposé depuis le confinement n’est pas prêt de disparaître.
Cela aura un impact important sur la productivité et la capacité des entreprises à fournir des services dans un contexte professionnel rapide. Les organisations seront confrontées à un certain nombre de défis liés aux questions de main-d’œuvre, de sécurité et de qualité des services fournis.
Un article de l’éditeur de logiciels RH Lucca
