AVIS D’EXPERT – Aujourd’hui les employés ont beaucoup plus de liberté quand il s’agit de choisir un lieu de travail. Mais cela s’accompagne de nouveaux problèmes, selon Alexis Vernières, vice-président de Kofax France. Par exemple, il est difficile de garantir la fiabilité et la sécurité des impressions lorsque les employés passent d’un endroit, d’un appareil et d’un réseau à un autre…
Les processus traditionnels de gestion des impressions s’en retrouvent alors bouleversés. Il est donc urgent de les remplacer par une gestion des impressions dans le Cloud, permettant aux organisations de suivre les travailleurs mobiles où qu’ils aillent, tout en sécurisant les documents, les données et le réseau.
La sécurité de l’impression : un exercice d’équilibriste
Le travail hybride n’est pas près de disparaître, et l’impression non plus. Dans les faits ce sont 64 % des entreprises qui affirment que l’impression sera essentielle ou très importante au cours des 12 prochains mois, selon le rapport “Quocirca Print Security Landscape, 2022”. Mais l’impression devient plus difficile à exécuter et à gérer quand les collaborateurs sont mobiles.
Tout d’abord, il y a le problème de la localisation du pilote d’imprimante. Étant donné qu’il est possible de travailler depuis son domicile comme de la bibliothèque locale.
De plus, les risques de sécurité qui accompagnent l’impression dans un monde où l’on peut travailler n’importe où sont encore plus problématiques. Plus de la moitié (53 %) des entreprises ont déclaré que l’évolution vers le télétravail a rendu plus difficile la gestion des problèmes de sécurité de l’impression.
Les documents confidentiels risquent davantage d’être exposés lorsqu’ils sont imprimés sur une imprimante extérieure aux locaux de l’entreprise. Au cours des 12 derniers mois, 68 % des entreprises ont subi des pertes de données dues à des pratiques d’impression non sécurisées. Les vulnérabilités autour des imprimantes domestiques ont été citées comme l’une des principales causes de pertes de données, ce qui peut entraîner des pénalités financières, une interruption des activités et la perte de clients.
Il était plus facile de jongler avec tous ces problèmes dans un environnement de bureau traditionnel où le service informatique avait plus de contrôle. Heureusement, il existe des solutions dans le Cloud.
Des avantages majeurs pour les collaborateurs, le service informatique et l’entreprise
La gestion de l’impression dans le Cloud permet d’équilibrer facilement les défis de la gestion de l’impression au sein d’un personnel mobile. Les entreprises croient en la puissance du cloud, puisque plus de 44 % d’entre elles utilisent déjà un service d’impression basé dans le cloud et 43 % prévoient de le faire, comme le révèle l’enquête de Quocirca.
La gestion de l’impression dans le Cloud libère les organisations de la gestion traditionnelle de l’impression grâce à une base solide reposant sur quatre avantages clés qui permettent aux travailleurs distants et hybrides de se mettre à niveau.
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Amélioration de la productivité et de l’efficacité
La technologie d’impression sécurisée permet aux travailleurs d’obtenir les documents dont ils ont besoin tout en s’assurant que les informations confidentielles ne sont pas laissées sans surveillance. La possibilité d’imprimer avec sécurité et suivi sur le réseau de l’entreprise comme sur des imprimantes personnelles permet quant à elle de concilier commodité d’utilisation et sécurité.
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Administration et gestion centralisées
La possibilité de déployer des imprimantes depuis n’importe quel endroit et à tout moment allège la charge de travail de l’informatique. Les mises à jour automatiques des versions permettent d’avoir la certitude que les logiciels et les pilotes sont toujours à jour, à partir d’un emplacement de gestion central permettant au service informatique d’optimiser la sécurité des imprimantes.
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Sécurité et conformité accrues des documents
Une piste d’audit permet de savoir qui a imprimé quoi, où et quand, pour une chaîne de contrôle détaillée. Un cadre sécurisé est créé grâce au cryptage des communications entre les clients et le service et celui des données, à la validation de l’authenticité des terminaux et à la protection des données au repos. Une plateforme cloud multi-tenant sécurisée peut même étendre à la sécurité la plus stricte pour les travailleurs distants.
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Réduction des coûts
Une solution basée dans le Cloud réduit les coûts d’infrastructure sur site. Le cloud permet également de réduire les coûts liés à divers services (administration et gestion du serveur et des appareils d’impression, consommations de toner, d’encre et de papier…), au support et à la maintenance. L’analyse prédictive fournit un affichage visuel des flux d’impression et de capture, ce qui facilite la gestion des coûts.
Les parcs d’imprimantes traditionnels sont voués à disparaître s’ils représentent une brèche de sécurité pour l’entreprise, au grand dam des collaborateurs qui en ont besoin. Une solution cloud permet alors au personnel mobile de rester agile et connecté, en toute sécurité.
