Dans le monde d’aujourd’hui où tout s’accélère et se dématérialise, les entreprises, quelle que soit leur taille, cherchent en permanence des moyens de rationaliser leurs opérations, de gagner en efficacité et de mieux satisfaire la clientèle. Dans cette optique, l’adoption de la signature électronique est une étape importante. En effet, la signature électronique offre une multitude d’avantages par rapport à la signature traditionnelle sur papier : sécurité renforcée, réduction des coûts, productivité accrue, etc.
Dans cet avis d’expert, Typhaine Gaudemer, responsable France de ZealID, un spécialiste suédois de la signature électronique qualifiée, explique pourquoi les moyennes et grandes entreprises ont tout intérêt à envisager le passage à la signature électronique, preuves factuelles provenant de sources reconnues à l’appui.
1) Les activités à distance sont plus rentables
La transition vers le télétravail et les entreprises adoptant de tels modèles s’est considérablement accélérée au cours de ces dernières années. D’après une étude de l’Université Stanford, les activités à distance sont plus productives et plus performantes, d’où une meilleure rentabilité. En outre, elles engendrent moins de frais généraux en réduisant la superficie des locaux nécessaires et les dépenses d’infrastructure connexes. L’utilisation de la signature électronique permet en outre d’accélérer les cycles commerciaux en limitant le temps consacré à la manipulation des documents physiques et à la logistique.
2) Les processus métier numériques améliorent la satisfaction des clients
La dématérialisation des processus métier, y compris le recours à la signature électronique, offre un moyen éprouvé d’améliorer la satisfaction et l’expérience client en général. D’après un sondage réalisé par Deloitte, les clients préfèrent les interactions digitales : en effet, 75 % des répondants ont souligné l’importance des canaux numériques pour effectuer leurs transactions. La signature électronique permet d’accélérer et de faciliter les transactions en éliminant les processus papier chronophages. Cette approche rationalisée fait donc gagner un temps précieux aux clients et leur évite bien des tracas. De plus, la signature électronique offre une expérience transparente et conviviale qui limite les frictions et les frustrations chez la clientèle.
3) Les entreprises équipées de dispositifs de signature électronique ont mieux résisté au Covid-19
La pandémie a contraint les entreprises du monde entier à s’adapter au télétravail et aux processus numériques. Selon un rapport de McKinsey & Company, les entreprises déjà dotées de dispositifs à distance préexistants, notamment de signatures électroniques, étaient mieux préparées à surmonter les défis posés par la pandémie. En effet, la signature électronique a permis à ces dernières de poursuivre leur activité et de finaliser des accords et contrats importants sans contact physique. Cette souplesse et cette continuité leur ont conféré un avantage non négligeable en période d’incertitude.
4) Les entreprises du secteur financier restent fidèles au papier par crainte des risques du digital
Si la transformation digitale s’est généralisée dans plusieurs secteurs, bon nombre d’établissements financiers continuent de recourir massivement aux processus papier. Dans un sondage réalisé par PwC, 64 % des répondants du secteur des services financiers ont cité en premier la sécurité des données pour expliquer leur réticence à se tourner vers les processus numériques. Pourtant, les progrès technologiques dans le domaine des signatures électroniques et l’adoption de cadres de réglementation ont permis de lever ces préoccupations. Les entreprises du secteur financier peuvent désormais dématérialiser leurs processus et se fier sans crainte aux signatures électroniques, de façon à gagner en efficacité et à réduire leurs coûts d’exploitation.
5) La réglementation européenne sous-tend la mise en œuvre de processus numériques à haut risque et à forte valeur ajoutée
Les règles établies par l’Union européenne en matière d’identité, d’authentification et de signature électronique fournissent un cadre robuste permettant de mener des transactions digitales sécurisées et fiables. Le règlement eIDAS définit des normes visant à garantir la validité juridique et l’acceptation des signatures électroniques dans tous les États membres de l’UE. Avec l’avènement de la signature qualifiée, soit le plus haut niveau de garantie de l’identité numérique et de sécurité des signatures électroniques, bon nombre de processus à haut risque et à forte valeur ajoutée peuvent désormais être dématérialisés sans compromettre l’expérience utilisateur, la rentabilité et la validité des documents. Ce cadre réglementaire permet aux entreprises d’utiliser en toute confiance la signature électronique pour les transactions capitales, dans le respect des exigences légales.
En conclusion, l’adoption de la signature électronique offre une multitude d’avantages pour les moyennes et grandes entreprises. Les activités à distance leur permettent en effet de réduire les coûts et d’accélérer les cycles commerciaux, tandis que les processus numériques améliorent la satisfaction de la clientèle et fluidifient le processus de signature.
La pandémie de Covid-19 a mis en exergue l’importance des outils numériques, et notamment de la signature électronique, pour assurer la continuité des activités en période difficile. Selon une étude menée par l’Institute for Corporate Productivity, les entreprises qui avaient déjà entamé leur transformation digitale, y compris en déployant des mécanismes distants de signature électronique, ont fait état de meilleurs résultats financiers et d’une résistance opérationnelle supérieure durant la pandémie. Ce constat souligne le rôle crucial que la signature électronique a joué dans l’adaptation rapide des entreprises au télétravail et la poursuite transparente de leurs activités.
Néanmoins, malgré ces nombreux avantages, le secteur financier a mis un certain temps à se tourner vers les processus numériques et la signature électronique. D’après une étude de l’International Data Corporation (IDC), les établissements financiers continuent de recourir massivement aux processus papier par crainte des risques touchant la sécurité des données et la conformité. Pourtant, avec les progrès technologiques réalisés en matière de chiffrement et les cadres de réglementation en vigueur, les solutions de gestion documentaire dématérialisée et de signature électronique offrent des dispositifs de sécurité robustes qui satisfont aux normes de l’industrie et aux exigences réglementaires.
L’Union européenne a grandement contribué à promouvoir l’adoption de la signature électronique et a joué un rôle crucial dans la création d’un environnement numérique de confiance. Le règlement eIDAS (règlement de l’UE n° 910/2014) instaure un cadre juridique en matière d’identification électronique, d’authentification et de services de confiance dans tous les États membres de l’UE. Ce règlement garantit la validité juridique des signatures électroniques, de sorte qu’elles revêtent la même valeur que les signatures manuscrites traditionnelles dans de nombreux contextes juridiques. Avec l’avènement de la signature qualifiée, soit le plus haut niveau de garantie de l’identité numérique et de sécurité des signatures électroniques, les entreprises peuvent dématérialiser en toute confiance des processus à haut risque et à forte valeur ajoutée tout en préservant l’expérience utilisateur, la rentabilité et la validité des documents.
En résumé, les moyennes et grandes entreprises ont beaucoup à gagner en adoptant la signature électronique, car les activités à distance permettent d’accroître la rentabilité, de réduire les coûts et d’accélérer les cycles commerciaux. Les processus numériques (y compris la signature électronique) contribuent à améliorer la satisfaction de la clientèle et à fluidifier le processus de signature. La pandémie de COVID-19 a mis en exergue l’importance des outils numériques et des mécanismes distants pour garantir la continuité des activités. Malgré les hésitations, le secteur financier peut s’appuyer sur diverses technologies sécurisées et sur les cadres de réglementation en vigueur pour opérer sa transformation digitale. Le règlement eIDAS de l’UE garantit la validité juridique et l’acceptation des signatures électroniques, de sorte que les entreprises puissent dématérialiser leurs processus critiques sans compromettre leur sécurité ou leur conformité.
Typhaine Gaudemer, responsable France de ZealID
