Avis d’expert NOVARCHIVE
S’engager sur la voie de la dématérialisation, c’est le sens de l’histoire ! Si l’on s’en réfère aux prévisions du cabinet d’analyse Xerfi-Precepta, intitulée Le Marché de la dématérialisation des documents à l’horizon 2022, publiée à la toute fin de l’année 2018, le chiffre d’affaire du secteur devrait dépasser les 8 milliards d’euros dans les années à venir. Cette perspective démontre parfaitement que la digitalisation des flux documentaires est un enjeu pour tous les acteurs économiques, de plus petits aux plus grands.
Nous sommes aujourd’hui confrontés à un véritable alignement des planètes en faveur de la dématérialisation, qui doit inciter tous les chefs d’entreprise à donner l’impulsion pour inscrire leur activité dans des processus dématérialisés. Plusieurs bonnes raisons justifient ce choix !
Raison N°1 : Réalisez des économies d’échelle importantes
La production documentaire d’une entreprise est un poste de dépense important. L’étude The State of IT de Spiceworks démontrait en 2017 que les entreprises pouvaient consacrer entre 3 et 5% de la chiffre d’affaire annuel à leur budget d’impression. Système d’impression, fourniture et consommable, papier et enfin, coûts liés à l’archivage physique de tous les documents…. Les budgets sont conséquents. Et il y a l’ensemble des frais de fonctionnement ! Ainsi, selon une étude CDC Arkhinéo1, le coût d’une facture numérique (édition, traitement, archivage), s’élève approximativement à environ 0.30 €, tandis que le coût d’une facture « papier » est estimé en moyenne à 1,20 €. Grâce à la dématérialisation, la consommation de papier, les mètre carré consacrés à l’archivage, l’envoi postal de documents sont autant de poste de dépense qui disparaissent.
1 Etude Archivage Electronique à valeur probatoire, CDC Arkhinéo Avril 2015
Le coût d’une facture numérique (édition, traitement, archivage), s’élève approximativement à environ 0.30 €, CONTRE 1,20€ EN MOYENNE POUR une facture « papier »
Raison N°2 : Facilitez le quotidien des collaborateurs plus efficaces et bénéficiez de gains de productivité
Si l’on s’en réfère à une étude réalisée par l’AIM (Association Information et Management), un salarié perdrait en moyenne 7h30 par semaine à rechercher un information (papier ou numérique) sans la trouver. Les documents dématérialisés, qu’il s’agisse de fichier PDF natifs ou de documents papiers numérisés, sont plus aisés à traiter. En effet, l’océrisation, associée à la recherche en langage naturel en mode plein texte, permet de retrouver plus facilement les documents archivés. Il suffit d’utiliser un moteur de recherche afin de retrouver en quelques minutes, l’ensemble des documents associés à un compte client ou à un type de produit par exemple.
Raison N°3 : Entretenez de meilleures relations avec les clients et fournisseurs
Réduire les délais de traitement des factures, c’est non seulement un gain de temps pour vos équipes comptable, mais ce sont aussi des relations apaisées avec vos clients, partenaires et fournisseurs. Avec une durée de traitement de 14 jours et un coût de 15 euros, la facture papier pèse sur l’efficacité des entreprises. Plus de réactivité dans les échanges de documents, un meilleur suivi dans les processus de validation des achats et des règlements, c’est autant de sérénité de gagné avec vos partenaires !
Raison N°4 : Engagez une démarche RSE qui fait sens
Avez-vous idée du volume de papier consommé chaque année en France. En 2016, l’institut Bearingpoint publiait un chiffre affolant : 630 millions de factures papier étaient alors envoyées chaque année aux Français, représentant l’équivalent d’une tour de 408 kilomètres de hauteur. En systématisant l’envoi de facture dématérialisée, la consommation de papier peut être considérablement réduite. Attention toute fois à ne pas tomber dans l’angélisme. La dématérialisation n’est pas neutre sur le plan environnemental, mais elle constitue néanmoins un levier non négligeable pour minorer l’empreinte environnemental de votre activité. S’engager par ailleurs sur la voie de la réduction des impressions c’est aussi un moyen de fédérer vos collaborateurs autour d’un projet qui fait sens.
Raison N°5 : Profitez d’un contexte réglementaire favorable
Depuis le 1er janvier 2017, le bulletin de paie électronique peut être dématérialisé, de même que la gestion des notes de frais. Pour les entreprises qui ont l’habitude de répondre à des appels d’offres de marché publics, l’obligation du recours à la facture électronique pour les ETI (entreprise de taille intermédiaires) qui travaillent avec les organismes publics est entrée en vigueur au 1er janvier 2018. Elle s’appuie sur le portail Chorus Pro qui permet le dépôt, la réception, la transmission, le suivi des factures électroniques. Selon la Direction des Affaires Juridiques, la dématérialisation des marchés publics devrait permettre d’économiser 117 millions d’euros sur l’impression de courriers, dont 84 millions pour les seules entreprises, et un peu moins de 5 millions sur l’archivage ! Quant à la facturation électronique, dont la généralisation est prévue en 2020, le gain devrait être de l’ordre 700 millions d’euros, dont 335 millions pour les entreprises. Depuis le 1er janvier 2019, la dématérialisation du secteur public s’est étendue aux PME avant de concerner les microentreprises au 1er Janvier 2020.
Retenez tout simplement que si les documents nativement numériques peuvent désormais facilement disposer (et conserver !) d’une valeur légale probante, le problème reste posé pour les documents numérisés. Originellement matérialisés sur du papier, il fallait que le législateur définisse les conditions d’un transfert digital garantissant l’authenticité des documents. C’est le cas avec la norme AFNOR Z42-026 qui définit différents critères de numérisation : horodatage, résolution, qualité, nommage, opération de numérisation. Elle contribue à l’émergence de la notion de copie fidèle en précisant des conventions de numérisation qui sont précieuses pour les tiers-acheveurs, comme pour les entreprises!
La dématérialisation peut être une opportunité de conquérir de nouveaux marchés, notamment celui des collectivités et des administrations !
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