Le 7ème rapport sur la gouvernance de l’information numérique publié par Serda s’appuie sur une enquête portant sur près de 400 organisations publiques et privées. Il confirme la progression des politiques de gouvernance de l’information.
Menée chaque année depuis 2011, l’étude fait ressortir que 76 % des organisations ont aujourd’hui mis en place une démarche de gouvernance de l’information numérique ou prévoient de le faire. Parmi elles, 22,7% ont adopté une approche globale pour construire cette gouvernance, alors qu’elles étaient 20% en 2017 et 15% en 2016. Pour Serda, ce résultat traduit une marche en avant et démontre une attitude d’entreprise plutôt volontariste pour équiper tous leurs métiers et structures. Pour celles qui sont en cours de mise en œuvre, 46 % ont adopté une démarche plus partielle, active ou en cours de démarrage, et 7,2% ont un projet à court terme (8% en 2017). Les projets annoncés en 2018-2019 sont surtout le fait d’un secteur public qui cherche à rattraper son retard, révèle l’étude. Mais en dépit d’une réelle volonté politique, 39 % des collectivités territoriales ne prévoient aucun projet dans les 3 ans.
Organiser le partage, tout en maîtrisant les risques
Pour 91 % des répondants, l’enjeu principal de la gouvernance de l’information numérique est d’organiser l’accès et le partage de l’information et des connaissances. Viennent ensuite la maîtrise des risques liés à la gestion des documents (54 %), puis la définition des règles et process documentaires (gestion du versioning, workflows, nommage des documents) juste avant l’organisation de la pérennité à long terme de certains documents et informations, respectivement citées par 53 et 52 % des répondants. Enfin, 16 % seulement des entreprises accordent une priorité à la valorisation des informations pour l’extérieur en tant que capital immatériel de l’entreprise et à la maîtrise des coûts documentaires.
Les priorités des organisations pour 2018
89 % des organisations interrogées par Serda cherchent en priorité à fournir un point d’accès unique aux données. Elles veulent ensuite faciliter cet accès en situation de mobilité (63 %), puis permettre une gestion plus fine des droits d’accès (58 %), à égalité avec la réduction du nombre d’applications existantes. Paradoxalement, limiter ou supprimer les volumes papier aux postes de travail n’apparaît qu’en 5e position, avec 42 % des réponses. Selon l’étude, ce dernier point traduit le fait que les répondants ne se sont pas encore suffisamment emparés du sujet alors qu’ils plébiscitent, à travers la notion de mobilité, des accès aux informations facilitant le développement du télétravail, de l’usage des tiers lieux, et de modes de travail collaboratifs.
Parmi les freins au développement de la gouvernance de l’information numérique cités par le panel, le manque de volonté affiché par les décideurs et managers arrive en tête. Cet écueil est souligné par 54 % des répondants contre un peu plus de 47 % pour le manque de conscience des dangers encourus (pertes d’informations vitales, Cnil, etc.) et près de 41 % par le manque de connaissances sur les méthodologies. Suivent dans la liste des freins un budget insuffisant et une méconnaissance des obligations et des normes, invoqués respectivement par 36 % et 27 % des répondants.
