Güray Turan, Business Development Manager EMEA chez OnBase d’Hyland Software, spécialiste de la gestion de contenu d’entreprise, explique les bénéfices du Case Management, à la croisée de la gestion électronique de documents, de la gestion de contenu d’entreprise et de la gestion des processus métiers.
Les limites se déplacent et si hier les données étaient pensées pour être numérisées et stockées/archivées, l’avenir est aujourd’hui dans leur exploitation 360°. On entend de plus en plus parler du « Case Management », qui peut se traduire en français par « Gestion de cas », et de nombreux experts se penchent déjà sur le sujet. A la croisée de la gestion électronique de documents (GED), de la gestion de contenu d’entreprise (ECM) et de la gestion des processus métiers (BPM), le Case Management consiste à centraliser et gérer efficacement l’ensemble des documents, des processus et des données utilisés pour résoudre un cas spécifique. Ainsi, peu importe le gestionnaire et l’endroit où le contenu est stocké dans le système d’informations de l’entreprise.
Aujourd’hui, comme le soulignent les principaux analystes indépendants, l’émergence du Case Management dans les entreprises apparaît comme un impératif stratégique pour les années à venir. Face à un tel constat, il semble urgent d’agir et de penser les données comme globales au sein de l’entreprise et non plus par services.
Et pour ceux qui hésiteraient toujours, voici 3 bonnes raisons pour se lancer !
1 – Un besoin commun à toutes les entreprises
Toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, constituent et traitent au quotidien des dossiers regroupant l’ensemble des informations liées à une affaire ou à un sujet. Chaque jour, les services sont amenés à gérer des factures, des projets, des dossiers administratifs ou juridiques, des réclamations, des requêtes ou des comptes clients, fournisseurs, utilisateurs, etc. Les entreprises sont donc confrontées à la gestion de ces cas métiers depuis des décennies.
Ces dossiers requièrent la collaboration de plusieurs acteurs aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise afin d’aboutir à une décision ou à un but. Le Case Management permet de simplifier la gestion de ces procédures et de ces dossiers souvent complexes à cause de l’importance du nombre d’informations ou des personnes associées. Véritable alternative aux logiciels actuels, il donne ainsi de meilleurs résultats que les initiatives « traditionnelles » ou encore les logiciels de BPM.
2 – Pour moderniser et optimiser votre gestion
Les outils de Case Management apportent une approche innovante aux entreprises grâce aux nouvelles possibilités du numérique, tendant vers la gestion de données et non plus uniquement la gestion de documents. Le Case Management combine des fonctions collaboratives de dématérialisation (GED), de gestion des processus métiers (BPM) et des contenus (ECM) offrant ainsi un contrôle et une traçabilité complète des opérations pour une plus rapide et meilleure gestion des cas, prise de décisions et gestion des imprévus.
Il améliore et renforce ainsi l’interaction entre les acteurs du dossier, les processus et les contenus. Toutes les informations relatives à un cas sont dématérialisées et réunies dans une plateforme unique immédiatement accessible à tous les gestionnaires. En fournissant une vue à 360 degrés de toutes les informations concernant un dossier, le Case Management optimise leur traitement, permet aux employés de travailler plus intelligemment et augmente la productivité de l’entreprise.
3 – Une mise en œuvre rapide pour plus de rentabilité
A l’inverse des outils de BPM, le Case Management simplifie la circulation des informations et automatise les processus tout en offrant la flexibilité dont l’entreprise a besoin pour gagner en souplesse, agilité et adaptabilité. Les technologies intégrées de Case Management sont rapides à mettre en œuvre et à configurer pour adresser des besoins métiers spécifiques. Outre la rapidité de déploiement, la rentabilité élevée du Case Management permet aux entreprises d’obtenir un Retour sur Investissement considérablement plus rapide. Il s’agit aujourd’hui de la stratégie la plus rentable et efficace dans le domaine des projets de gestion de contenu.
