La crise a été un facteur d’accélération qui a fait gagner cinq ans au Conseil départemental de Seine Maritime dont les objectifs, avant le confinement, étaient d’atteindre les 400 télétravailleurs cette année. Ils sont aujourd’hui 2 000.
Marine Caron, vice-présidente en charge des ressources humaines le concède, le télétravail ne fait pas partie de la culture du Conseil départemental de Seine Maritime. A tel point qu’avant le confinement, la demande était presque inexistante tant les agent assimilaient sa pratique à une rupture du lien social. En outre, les métiers du département demandent un travail quotidien assorti de process très calqués sur le présentiel et l’échange de documents et de formulaires.
Un premier agenda prévisionnel de 400 télétravailleurs en 2021
« Sur nos 200 sites qui emploient 5 500 salariés, nous évaluons le nombre d’agents pouvant télétravailler à environ 2 000 », confie Jean-Christophe Thorel, DSI du département.
DR : CRiP
“400 d’entre eux sont d’ailleurs dotés d’outils de mobilité. Ils occupent essentiellement des fonctions d’encadrement, de gestion et de suivi de projets ou des fonctions dans les équipes SI. Ils sont nomades sur des mobilités inter-sites et se connectent au SI soit en Wi-Fi interne pour la mobilité inter-sites soit via un VPN pour les accès externes. La technologie intégrée dans leurs ordinateurs portables leur permet de travailler à domicile mais cela constitue une facilité d’usage plutôt que du télétravail. Pour les autres métiers comme les agents des routes, d’entretien des collèges, de l’accueil médico-social et PMI, de l’entretien et exploitation des bâtiments, ainsi que pour les missions logistiques, le télétravail est plus difficile. Les compétences d’un département sont larges avec de multiples métiers, y compris de terrain ».
Afin d’expérimenter les modalités organisationnelles et opérationnelles de ce nouveau mode de travail, le Conseil départemental a lancé en 2019 une expérimentation de télétravail une fois par semaine, à la demande d’une quinzaine de salariés rencontrant des problèmes de santé. « Le département a fourni les équipements matériels et logiciels, y compris les équipements spécifiques pour les télétravailleurs en situation de handicap, tandis que l’accès Internet est à la charge du télétravailleur », précise Marine Caron. La démarche s’est ensuite accélérée avec la volonté d’ouvrir la possibilité de télétravailler à davantage de personnes. Avec un agenda prévisionnel de 150 agents en 2020 et de 400 en 2021.
2 000 agents en télétravail, conséquence du confinement
Ce calendrier s’est trouvé totalement bouleversé par l’arrivée du confinement à la mi-mars 2020. « Dès la première semaine de confinement, les 15 agents en expérimentation et les 400 agents dotés d’un ordinateur portable ont basculé en télétravail à 100 % – excepté quelques déplacements sur site pour récupérer des documents – avec la distribution de clés VPN pour les PC non encore dotés, raconte Jean-Christophe Thorel. En parallèle, durant les trois semaines suivantes, nous avons ouvert notre SI à nos agents équipés de postes personnels, soit un millier, à raison d’environ 500 par semaine afin d’assurer la maîtrise de nos capacités informatiques ».
PC portables, Exchange 2016 et Teams
Au cours de la période de mars à juin, le Conseil départemental a fait l’acquisition de 500 ordinateurs portables qu’il a distribués aux agents, équipés ou non de matériel personnel, en fonction de leur besoin de disposer d’un accès élargi au SI. « Cette distribution s’est également accompagnée de transformations majeures, planifiées mais qui ont été priorisées, telles que la migration vers Exchange 2016 et la migration de Skype vers Teams pour apporter de plus grandes capacités collaboratives, déclare le DSI. A la fin du mois de mars, 1 200 agents étaient en capacité de se connecter au SI et, fin avril, ils étaient 2 000. « Durant le confinement, le taux d’occupation de l’Hôtel du département, dont la capacité est de 1000 personnes a été de 50 agents », souligne-t-il.
Une architcture fortement virtualisée
Pour basculer ainsi ses agents éligibles en télétravail, le Conseil départemental de Seine Maritime s’est appuyé sur une infrastructure Citrix sécurisée. « Notre SI repose en partie sur une architecture Citrix-Netscaler fortement virtualisée, explique Jean-Christophe Thorel. Dès les premiers jours, nous avons été en mesure de fournir l’ensemble de l’environnement technique et applicatif aux agents. Les accès externes au SI reposent sur deux architectures distinctes : les accès VPN qui s’appuient sur une infrastructure Microsoft DirectAccess et les accès via le portail web qui reposent sur une infrastructure Citrix ADC. Ces deux composants existent respectivement depuis 2015 et 2018 et avaient été dimensionnés dans la perspective d’une montée en charge progressive. L’infrastructure Citrix Virtual Apps fortement virtualisée, qui a succédé à Citrix XenApp, a permis la mise à disposition des télétravailleurs d’environnements de travail identiques à ceux qu’ils utilisaient avant le confinement ».
L’Intranet du département, qui était ouvert en accès interne à l’ensemble des agents de la collectivité, a été rendu accessible à distance dès le début de la crise. « L’accès externe a permis de le confirmer dans son rôle de plateforme centrale pour la diffusion de l’information – protocoles Covid, protocole de plan de continuité d’activité, procédures RH, procédures d’accessibilité au SI… – avec entre autres son blog et ses FAQ », confie-t-il. Il donne également accès aux services applicatifs, aux services RH via un portail Agent, aux services de helpdesk, aux parapheurs électroniques ou encore aux différents portails métiers.
Vers une pérennisation du télétravail partiel après la crise
Entre septembre et aujourd’hui, le Conseil départemental a continué à équiper ses agents, selon les besoins, en déployant 1 000 portables légers Dell. Il est par ailleurs en train de les doter de grands écrans supplémentaires de 21 pouces pour un meilleur confort de travail, après la pénurie temporaire de ce type d’équipements. L’accompagnement en cette période de crise n’a pas été négligé. « Les agents pouvant se trouver en difficulté disposent d’un numéro d’appel et d’une cellule d’accompagnement mise en place par la DRH, déclare Marine Caron. Face au constat des difficultés rencontrées par le management pour gérer l’activité en situation de télétravail, des séances de formation sont proposées aux encadrants depuis le dernier trimestre 2020 ».
Après le premier confinement, le travail à domicile a été réduit à trois jours par semaine (6 demi-journées) mais dès novembre, – reconfinement oblige -, les cinq jours de travail à domicile sont redevenus la règle pour l’ensemble des agents dont les missions le permettent. « Il reste toutefois des nécessités de service qui imposent la présence pour accéder à bon nombre de dossiers qui ne sont pas encore numérisés », souligne Marine Caron. Le Conseil départemental, qui souhaite pérenniser le télétravail à raison de deux jours par semaine en période d’activité « normale », a mis en place début janvier une mission spécifique au sein de sa direction générale pour préparer cette transformation majeure*. « Les conditions contractuelles sont déjà réunies et validées, affirme Marine Caron. Toutefois, l’application de cet accord qui était prévue pour le mois de mars a été repoussée au regard de la crise sanitaire au profit du travail à domicile sur cinq jours ».
Patricia Dreidemy
* Le Conseil départemental de Seine Maritime a été nominé à la 7ème Edition des Trophées du CTO du CRiP
